Nachfassen nach der Messe: ein 30-Tage-Plan für Exporteure

Warum das Nachfassen über die Messe entscheidet

Stand, Reise und Muster sind bezahlt, bevor die Messe öffnet. Der Ertrag kommt später, von den Einkäufern, mit denen Sie im Gespräch bleiben. Doch gerade in den Wochen nach einer Messe haben Exporteure am meisten zu tun: liegengebliebene Aufträge, Auspacken, Heimreise. Das Nachfassen rutscht nach hinten, und interessierte Einkäufer hören zuerst von einem Wettbewerber.

Die Lösung ist nicht, nach der Messe härter zu arbeiten. Sondern vor der Messe festzulegen, was Sie wem und wann senden, damit Sie nach der Messe nur noch Namen einsetzen.

Vor der Messe

• Wählen Sie ein Tag für die Messe. Zum Beispiel „Gulfood 2026“. Jeder Lead, den Sie treffen, bekommt es, damit Sie alle später zusammen finden.
• Bereiten Sie Ihre Produktinformationen vor. Eine einseitige Übersicht oder ein Online-Produktblatt für das ausgestellte Sortiment, mit Spezifikationen, Verpackung, Mindestbestellmenge (MOQ) und Richtpreisen oder „Preis auf Anfrage“. Drucken Sie den QR-Code auf eine Karte für den Stand.
• Schreiben Sie Ihre Folgenachrichten jetzt. Eine Dankesnachricht, zwei oder drei Folgenachrichten und eine letzte Nachricht. Personalisieren werden Sie sie später, aber der schwierige Teil ist erledigt.
• Klären Sie Zuständigkeiten. Wenn mehrere Personen am Stand arbeiten, legen Sie fest, wer Leads erfasst und wer welche Märkte nachbetreut.

Am Stand: notieren, was Sie später brauchen

Eine Visitenkarte sagt Ihnen, wer jemand ist, nicht, was er wollte. Schreiben Sie den Rest auf, solange Sie sich erinnern: auf die Rückseite der Karte, in eine Notiz-App oder direkt in Ihr CRM. Notieren Sie für jedes ernsthafte Gespräch möglichst:

• Nach welchen Produkten gefragt wurde und welche Qualität, Größe oder Verpackung erwähnt wurde.
• Den Markt und die Art des Unternehmens: Importeur, Distributor, Großhändler, Einzelhändler, Lebensmittelhersteller.
• Ungefähre Menge und Zeitpunkt. Ein Probecontainer im nächsten Quartal ist ein anderer Lead als „wir kaufen jeden Monat“.
• Was Sie versprochen haben: Muster, einen Preis für einen bestimmten Incoterm und Hafen, ein Zertifikat, einen Anruf.
• Wie der Kontakt gewünscht ist: WhatsApp, E-Mail oder beides.

Wenn Sie Einkäufern über die WhatsApp Business Platform schreiben möchten, fragen Sie am Stand, ob Sie Ihr Angebot dort senden dürfen. Ein klares Ja ist die Erlaubnis, die WhatsApp von Ihnen erwartet.

Der 30-Tage-Plan zum Nachfassen

Zählen Sie die Tage ab dem letzten Messetag. Passen Sie die Abstände an Ihre Branche an, aber behalten Sie die Reihenfolge bei.

Sie fassen bei Einkäufern in den USA nach? Jedes versprochene Muster aus Übersee zu versenden, kann länger dauern als Ihr Plan zum Nachfassen. Mit dem Musterversand in Kalifornien hält Abanro Ihre Muster in den USA bereit und versendet sie, wenn ein Einkäufer fragt.

Beenden Sie die Sequenz, sobald ein Einkäufer antwortet. Ab dann ist es ein Gespräch, keine Kampagne.

Leads nach Priorität sortieren

Nicht jede Karte verdient denselben Aufwand. Sortieren Sie die Leads innerhalb eines Tages nach der Messe:

• Heiß: hat nach einem Preis, Mustern oder einem Termin gefragt, mit einem Markt und einer Menge, die zu Ihnen passen. Persönlich nachfassen, in derselben Woche.
• Warm: ein echter Einkäufer Ihrer Produkte, aber ohne akuten Bedarf. In die Sequenz oben aufnehmen.
• Kalt: hat eine Broschüre mitgenommen oder passt nicht gut. Senden Sie die Dankesnachricht und das Produktblatt und nehmen Sie den Kontakt in gelegentliche Updates auf, wenn er zugestimmt hat.

Nutzen Sie Tags für die Priorität ebenso wie für die Messe, damit Sie jeder Gruppe die passende Sequenz senden können.

Nachrichtenvorlagen

Ersetzen Sie die Klammern. Halten Sie die erste Nachricht kurz; die Details stehen im Produktblatt.

Hi [First name],

Thank you for stopping by our stand at [Show]. I enjoyed our conversation about [product] for [their market].

Here is our current range, with specifications, packing and MOQ: [product sheet link]

As promised, I'll send [price / sample details / certificate] by [day]. If anything else would help you evaluate us, just reply here.

Best regards,
[Name], [Company]

Hi [First name], it's [Name] from [Company]. We met at [Show] about [product]. Thanks for your time! Here's our range with specs and packing: [link]. Would you like a price for [Incoterm, port]?

Hi [First name],

Following up on [product]. I've added [the full specification / photos of our [packing] / our [certificate]] in case it helps: [link]

Is [product] something you're planning to buy in the next few months?

[Name]

Hi [First name],

I don't want to fill your inbox, so this is my last note for now. If [product] becomes relevant later, our range stays up to date here: [link], and I'm happy to quote any time.

Wishing you a good season,
[Name]

Häufige Fehler

• Warten, bis „wieder Normalbetrieb“ ist. Bis dahin hat der Einkäufer Angebote von anderen erhalten.
• Eine allgemeine Massen-E-Mail. Eine Zeile, die zeigt, dass Sie sich an das Gespräch erinnern, ist mehr wert als eine lange Broschüre.
• Große Anhänge. Große PDFs werden oft gefiltert oder ignoriert. Senden Sie einen Link.
• Nachfassen, ohne etwas hinzuzufügen. „Ich wollte mich nur mal melden“ gibt dem Einkäufer nichts, worauf er antworten kann. Ergänzen Sie eine Information oder stellen Sie eine Frage.
• Keine Aufzeichnung, wer was gesagt hat. Zwei Kollegen schreiben demselben Einkäufer, oder niemand schreibt.

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