Kaltakquise-E-Mails an Importeure, die beantwortet werden

Die richtigen Importeure finden

Eine gute Liste ist wichtiger als eine gute E-Mail. Schreiben Sie Unternehmen an, die bereits kaufen, was Sie verkaufen, in Märkten, die Sie beliefern können. Übliche Quellen:

• Aussteller- und Besucherlisten von Messen in Ihrer Branche.
• Branchenverzeichnisse und Mitgliederlisten von Verbänden in Ihren Zielmärkten.
• Importdatendienste, die zeigen, welche Unternehmen Ihr Produkt unter seinem HS-Code importieren.
• Ihre Außenhandelsförderung oder Botschaft, die oft Einkäuferlisten veröffentlichen oder Einkäufertreffen organisieren.
• Unternehmenswebsites und LinkedIn, um die Person zu finden, die Ihre Kategorie einkauft. Vermeiden Sie allgemeine info@-Adressen, wo es geht.

Notieren Sie für jedes Unternehmen, warum es passt: Es importiert Cashews aus Vietnam, beliefert Bäckereien in Deutschland, hat auf der SIAL ausgestellt. Diese Notiz wird die erste Zeile Ihrer E-Mail.

Zuerst das Postfach einrichten

• Senden Sie von Ihrer Firmendomain, nicht von einer kostenlosen Adresse.
• Richten Sie SPF, DKIM und DMARC für die Domain ein. Die Hilfeseiten Ihres E-Mail-Anbieters erklären, wie das geht. Es dauert einen Nachmittag.
• Verwenden Sie den Namen einer echten Person als Absender, mit einer Signatur mit Firma, Website und Telefon oder WhatsApp.
• Wenn Sie viel versenden wollen, verteilen Sie es auf die Postfächer einiger Kollegen, statt alles über eines zu schicken.
• Beginnen Sie langsam und steigern Sie das Volumen über mehrere Wochen.

Worauf Importeure in einer ersten E-Mail achten

Ein Importeur, der Ihre E-Mail liest, fragt sich: Ist das relevant, ist dieser Lieferant glaubwürdig, lohnt sich eine Antwort? Beantworten Sie das in wenigen Zeilen:

• Das Produkt, präzise. „Cashewkerne W320 und W240“, nicht „hochwertige Nüsse“.
• Herkunft und wer Sie sind. Hersteller, Verarbeiter oder Händler, und von wo Sie versenden.
• Warum gerade dieses Unternehmen. Ein Satz, der zeigt, dass Sie sein Geschäft kennen.
• Belege. Zertifizierungen, die in seinem Markt zählen, Märkte, die Sie bereits beliefern, Kapazität.
• Ein nächster Schritt. Eine Frage, die sich in einer Zeile beantworten lässt.

Betreffzeilen

Schlicht und konkret schlägt originell. Ein Einkäufer sollte vor dem Öffnen wissen, worum es in der E-Mail geht.

• Cashewkerne W320 aus Vietnam für [Unternehmen]
• Lieferant für [Produkt]: [Zertifizierung], [Herkunft]
• Frage zu Ihrem Einkauf von [Produkt] für [Saison]
• Nach unserem Treffen auf der [Messe]

Vermeiden Sie Großbuchstaben, Ausrufezeichen und Wörter wie „Angebot“ oder „bester Preis“ im Betreff. Sie wirken auf Menschen und Filter gleichermaßen wie Spam.

Die erste E-Mail

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Zeitplan und Vorlagen zum Nachfassen

Viele Antworten kommen erst nach dem Nachfassen, nicht auf die erste E-Mail. Senden Sie Nachfass-E-Mails im selben Verlauf, damit der Einkäufer den Kontext sieht, und bringen Sie jedes Mal etwas Neues.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Beenden Sie die Sequenz für jeden, der antwortet, um Einstellung bittet oder dessen Adresse unzustellbar ist.

Was Sie vermeiden sollten

• Anhänge in der ersten E-Mail. Sie erhöhen den Spam-Score, und viele Einkäufer öffnen keine Dateien von Unbekannten. Senden Sie einen Link.
• „Sehr geehrte Damen und Herren“. Finden Sie einen Namen. Wenn das nicht gelingt, schreiben Sie die Funktion an: „Guten Tag, ich schreibe an die Person, die bei [Unternehmen] Trockenfrüchte einkauft“.
• Viele Empfänger in einer E-Mail. Jeder Einkäufer sollte eine eigene E-Mail erhalten.
• Lange Firmengeschichten. Eine Zeile dazu, wer Sie sind, reicht.
• Mehrere Fragen auf einmal. Stellen Sie eine.

Regeln und Einwilligung

Die Regeln für unaufgeforderte geschäftliche E-Mails unterscheiden sich von Land zu Land. Manche erlauben B2B-Akquise, wenn Sie sich zu erkennen geben und eine einfache Abmeldung ermöglichen. Andere, besonders in Teilen Europas und in Kanada, stellen strengere Bedingungen an die Einwilligung. Prüfen Sie die Regeln der Länder, in die Sie schreiben, geben Sie Ihre Firmendaten an und schreiben Sie niemanden mehr an, der darum bittet. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.

Messen, was funktioniert

Messen Sie Antworten, nicht Öffnungen: Öffnungs-Tracking ist unzuverlässig, weil viele E-Mail-Apps Bilder blockieren oder vorab laden. Notieren Sie für jede Liste oder jeden Markt, wie viele E-Mails zugestellt wurden, wie viele Einkäufer geantwortet und wie viele nach einem Preis oder Muster gefragt haben. Ändern Sie jeweils nur eine Sache, etwa den Betreff, die erste Zeile oder das Angebot, und vergleichen Sie.

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