Cách liên hệ lại sau hội chợ thương mại: kế hoạch 30 ngày cho nhà xuất khẩu

Vì sao khâu theo dõi quyết định kết quả hội chợ

Gian hàng, chi phí đi lại và hàng mẫu đều được trả trước khi hội chợ khai mạc. Lợi nhuận đến sau, từ những người mua mà bạn tiếp tục trao đổi. Thế nhưng những tuần sau hội chợ lại là lúc nhà xuất khẩu bận nhất: xử lý các đơn hàng còn tồn, dỡ đồ, đi lại về nước. Việc theo dõi bị trễ, và người mua từng quan tâm lại nghe từ đối thủ trước.

Cách khắc phục không phải là làm việc chăm chỉ hơn sau hội chợ. Mà là quyết định ngay trước hội chợ bạn sẽ gửi gì, cho ai và khi nào, để sau hội chợ bạn chỉ cần điền tên.

Trước hội chợ

• Chọn một thẻ cho hội chợ. Ví dụ "Gulfood 2026". Mọi khách hàng tiềm năng bạn gặp đều được gắn thẻ này, để sau đó bạn tìm lại tất cả cùng lúc.
• Chuẩn bị thông tin sản phẩm. Một bản tóm tắt một trang hoặc phiếu sản phẩm trực tuyến cho dòng sản phẩm bạn trưng bày, có thông số, quy cách đóng gói, MOQ và giá tham khảo hoặc "giá theo yêu cầu". In mã QR của phiếu lên một tấm thẻ tại gian hàng.
• Viết sẵn tin nhắn theo dõi ngay bây giờ. Một tin cảm ơn, hai hoặc ba tin theo dõi và một tin cuối cùng. Bạn sẽ cá nhân hóa sau, nhưng phần khó nhất đã xong.
• Thống nhất ai phụ trách việc gì. Nếu nhiều người đứng gian hàng, hãy quyết định ai nhập thông tin khách hàng tiềm năng và ai theo dõi thị trường nào.

Tại gian hàng: ghi lại những gì bạn sẽ cần sau này

Danh thiếp cho bạn biết một người là ai, không cho biết họ muốn gì. Hãy ghi lại phần còn lại khi bạn còn nhớ: ở mặt sau danh thiếp, trong ứng dụng ghi chú, hoặc thẳng vào CRM. Với mỗi cuộc trò chuyện nghiêm túc, hãy cố gắng ghi:

• Sản phẩm họ hỏi, và mọi loại, kích cỡ hay quy cách đóng gói họ nhắc đến.
• Thị trường của họ và loại hình kinh doanh: nhà nhập khẩu, nhà phân phối, nhà bán buôn, nhà bán lẻ, nhà sản xuất thực phẩm.
• Khối lượng và thời điểm dự kiến. Một container thử nghiệm vào quý sau là khách hàng tiềm năng khác hẳn với "chúng tôi mua hàng tháng".
• Những gì bạn đã hứa: hàng mẫu, báo giá theo một Incoterm và cảng cụ thể, chứng nhận, một cuộc gọi.
• Cách họ muốn được liên hệ: WhatsApp, email hoặc cả hai.

Nếu bạn định nhắn tin cho người mua trên WhatsApp qua WhatsApp Business Platform, hãy hỏi ngay tại gian hàng xem bạn có được gửi chào hàng cho họ qua kênh đó không. Một lời đồng ý rõ ràng chính là sự cho phép mà WhatsApp yêu cầu bạn phải có.

Kế hoạch theo dõi 30 ngày

Tính ngày từ ngày cuối cùng của hội chợ. Điều chỉnh khoảng cách cho phù hợp với ngành hàng của bạn, nhưng giữ nguyên thứ tự.

Bạn đang theo dõi người mua tại Mỹ? Gửi từng mẫu đã hứa từ nước ngoài có thể mất nhiều thời gian hơn kế hoạch theo dõi của bạn. Với dịch vụ xử lý hàng mẫu tại California, Abanro giữ hàng mẫu của bạn tại Mỹ và gửi đi khi người mua yêu cầu.

Dừng chuỗi tin nhắn ngay khi người mua trả lời. Từ lúc đó, đây là một cuộc trò chuyện, không phải một chiến dịch.

Phân loại khách hàng tiềm năng theo mức ưu tiên

Không phải danh thiếp nào cũng đáng được đầu tư công sức như nhau. Hãy phân loại khách hàng tiềm năng trong vòng một ngày sau hội chợ:

• Nóng: đã hỏi giá, hàng mẫu hoặc hẹn gặp, với thị trường và khối lượng phù hợp với bạn. Liên hệ lại trực tiếp, ngay trong tuần.
• Ấm: là người mua thực sự của sản phẩm bạn, nhưng chưa có nhu cầu ngay. Đưa họ vào chuỗi tin nhắn ở trên.
• Lạnh: chỉ lấy tờ rơi, hoặc không thật sự phù hợp. Gửi tin cảm ơn và phiếu sản phẩm, và thêm họ vào danh sách nhận cập nhật định kỳ nếu họ đồng ý.

Dùng thẻ cho cả mức ưu tiên lẫn hội chợ, để bạn gửi đúng chuỗi tin nhắn cho từng nhóm.

Mẫu tin nhắn

Thay phần trong ngoặc vuông. Giữ tin nhắn đầu tiên ngắn gọn; phiếu sản phẩm chứa phần chi tiết.

Hi [First name],

Thank you for stopping by our stand at [Show]. I enjoyed our conversation about [product] for [their market].

Here is our current range, with specifications, packing and MOQ: [product sheet link]

As promised, I'll send [price / sample details / certificate] by [day]. If anything else would help you evaluate us, just reply here.

Best regards,
[Name], [Company]

Hi [First name], it's [Name] from [Company]. We met at [Show] about [product]. Thanks for your time! Here's our range with specs and packing: [link]. Would you like a price for [Incoterm, port]?

Hi [First name],

Following up on [product]. I've added [the full specification / photos of our [packing] / our [certificate]] in case it helps: [link]

Is [product] something you're planning to buy in the next few months?

[Name]

Hi [First name],

I don't want to fill your inbox, so this is my last note for now. If [product] becomes relevant later, our range stays up to date here: [link], and I'm happy to quote any time.

Wishing you a good season,
[Name]

Những sai lầm thường gặp

• Chờ đến khi "mọi thứ trở lại bình thường". Đến lúc đó người mua đã nhận báo giá từ người khác.
• Email đại trà chung chung. Một dòng cho thấy bạn nhớ cuộc trò chuyện có giá trị hơn một cuốn catalogue dài.
• File đính kèm dung lượng lớn. File PDF lớn thường bị lọc hoặc bỏ qua. Hãy gửi đường link.
• Liên hệ lại mà không bổ sung gì. "Chỉ hỏi thăm thôi" không cho người mua điều gì để trả lời. Hãy thêm một thông tin hoặc đặt một câu hỏi.
• Không ghi lại ai đã nói gì. Hai đồng nghiệp cùng viết cho một người mua, hoặc không ai viết cả.

Thực hiện trong Abanro