如何向美国零售采购商销售：从供应商入驻、EDI到首张订单
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本指南面向希望进入美国零售渠道的中国品牌和工厂型卖家，讲清楚从采购商表示兴趣到收回货款之间要经历什么：采购商如何评估新供应商、海外供应商需要哪些入驻文件，以及EDI、发货指南、罚款扣款和首张采购订单必须提前备好的物流。
美国零售采购商如何评估新供应商
美国零售采购商管理的是一个品类，而不是某一个产品。加入您的商品，通常意味着要撤下另一个，所以采购商的问题很简单：这个产品会比被替换的卖得更好，或者每尺货架赚得更多吗？您发给对方的所有材料，都应该帮助回答这个问题。
品类评审
大型连锁商超按日历评审每个品类，通常一年一到两次。在品类评审（也叫line review）中，采购商查看每个商品的销售情况，决定保留和下架哪些，并挑选下一次货架调整要引进的新品。推介通常需要在评审前几个月送达。请向采购商或经纪人确认您的品类何时评审、何时截止提交。
小型连锁和独立门店进货更频繁，流程也更简单。这就是为什么很多海外品牌先从区域性或专业零售商做起，证明消费者会买也会回购，再带着真实销售数据去接触大型连锁。
采购商看重什么
- 销售潜力：产品好卖的证据，例如在国内市场的销量、Amazon美国站等线上渠道的销售记录，或其他门店的返单。
- 毛利：按您的建议零售价，零售商能赚多少，与周边商品相比如何。
- 契合度：产品填补了商品组合中的哪个空缺，能带来哪类顾客。
- 供货可靠性：您能否从美国境内按时、足量并按零售商的规定交货。
- 营销支持：您愿意出资的促销、试吃试用、广告和数字内容。
如果不确定哪些美国门店适合您的产品，请在推介大牌之前先做测试。我们关于先用25家美国采购商测试产品的指南给出了一套方法。
发什么：产品介绍单、价格和样品
产品介绍单（sell sheet）
产品介绍单是一页纸的概要，采购商一分钟就能看完，也方便转给同事。内容包括：
- 产品名称、照片和一句话购买理由
- 规格或款式，以及每个规格的GTIN（UPC）
- 批发价、建议零售价和由此得出的零售商毛利
- 箱规、外箱尺寸和重量、每托盘箱数（用英寸和磅标注，不要只写厘米和千克）
- 最低起订量、交货周期，以及货物从美国哪里发出
- 保质期或日期编码（如适用）和主要认证
- 销售证明和计划中的营销支持
- 您的联系方式，以及美国电话号码或能及时回复的即时通讯方式（考虑到中美之间的时差，请写明回复时间）
价格与毛利
采购商先从货架价格和所需毛利出发，再看您的成本。请把价格写成送到对方仓库的每件成本（或者清楚说明适用哪种运输条款），并列出建议零售价。
示例（虚构，并非市场数据）：某品类的采购商期望45%的毛利，您的产品会和标价$19.99的商品摆在一起。要在$19.99的价格上达到这个毛利，零售商的到货成本必须约为每件$10.99。如果您在美国的落地成本加上送到零售商的费用是$8.50，那么在促销、罚款扣款和回款延迟之前，您每件赚$2.49。如果这不够，请在推介之前，而不是之后，调整包装、渠道或价格带。
我们关于美国市场定价的指南演示了如何从落地成本算起，美国批发分销如何运作则解释了中间有分销商时，这套计算会如何变化。
样品
采购商索要样品时要快速寄出，使用零售包装，并把产品介绍单放在箱内。在美国备一小批样品库存，可以避免每次采购商要样都在海关耽搁。我们关于向美国采购商寄送产品样品的指南介绍了具体流程，Abanro的样品寄送服务把样品存放在加州，采购商需要时随时寄出。
供应商入驻：零售商要求的文件
采购商批准您的商品之后，零售商的供应商注册团队就会接手。您需要在零售商的门户网站中填写供应商资料并上传文件，之后才会收到第一张采购订单。各零售商的要求不同，但Walmart公开的供应商要求页面可以让您了解大致清单（Walmart供应商要求）。
| 文件或事项 | 是什么 | 海外供应商须知 |
|---|---|---|
| 税务表格 | 美国供应商提交载有美国纳税人识别号的W-9，非美国供应商提交W-8表格 | Walmart在供应商注册时要求非美国供应商提供有效的W-8税务证明。W-8BEN-E表格供外国实体证明其在美国预扣税方面的身份（IRS）。您的中国公司适用哪份表格、可以主张哪些条款，请咨询税务顾问。 |
| 企业识别信息 | 企业身份核验，通常是邓白氏（Dun & Bradstreet）的D-U-N-S编码 | Walmart在要求中列出了邓白氏注册；更新您的企业档案是免费的。 |
| GS1厂商识别代码 | 生成商品GTIN（UPC）所用的前缀 | Walmart要求在申请文件中填写GS1厂商识别代码。GTIN由授权给您的GS1厂商识别代码、商品项目代码和校验码组成（GS1）。 |
| 保险证明 | 一般责任险和产品责任险的证明，并把零售商列为附加被保险人 | Walmart公布的保险要求（文件日期2025年2月18日，2026年10月核对）包括：商业一般责任险每次事故$1,000,000、累计$2,000,000，产品责任险限额按品类设定，承保公司须获AM Best评级B+或以上，并将Walmart列为证书持有人和附加被保险人（Walmart保险要求）。其他零售商有各自的限额。 |
| 审核与检测 | 工厂、产品安全、食品安全或社会责任审核（验厂）以及检测报告 | Walmart要求新的非食品直接进口工厂在确认订单前接受工厂能力和产能审核，由Walmart指定的第三方执行，费用由供应商承担，另有按品类要求的其他审核。儿童产品还需要基于CPSC认可的第三方实验室检测出具的儿童产品证书（CPC）。 |
| 供应链可追溯 | 原材料和生产环节的来源证明 | 根据UFLPA，全部或部分在新疆生产、或由UFLPA实体清单上的企业生产的货物，推定禁止进入美国，进口商须以“清晰且令人信服的证据”推翻推定。棉纺织品、电子产品等品类的零售商越来越多地要求供应商提前提供可追溯资料。 |
| 商品建档数据 | 商品属性、图片、尺寸、箱规、托盘配置和成本 | 请实际测量纸箱。尺寸错误会在之后给配送中心带来麻烦。 |
| 银行和收款信息 | 零售商向您付款的账户和方式 | 确认零售商是否向境外银行账户付款，还是需要美国账户。 |
| 供应商协议 | 零售商的标准条款、合规手册和发货指南 | 签字前读完罚款扣款和补贴相关章节。 |
耗时长的事项要尽早启动。中国公司在美国销售所需的保险可能要几周才能办好，验厂也一样。
EDI：采购订单、发货通知和发票
美国大型零售商用EDI（电子数据交换）收发订单和发票，使用以编号区分的标准单据。您不需要自己开发系统：很多供应商使用第三方EDI服务商，由其对接零售商，并把单据转换成可阅读的格式。您最先会遇到的单据有：
- 850 采购订单：零售商的订单，包含商品、数量、成本、收货地点和交货时间窗口。
- 855 采购订单确认：您确认接受订单，或提出修改。并非每家零售商都要求。
- 856 预先发货通知（ASN）：货物发出时发送，列出每个纸箱和托盘里装了什么。它与箱标对应，配送中心不用开箱就能扫描收货。
- 810 发票：您的账单，必须与订单和ASN一致。
- 997 功能确认：确认单据已送达的自动回执。
- 846 库存查询或通知：部分零售商使用，尤其用于电商和代发货业务，以共享库存数量。
ASN最容易出问题。它必须按时发送，而且必须与箱内实物完全一致。如果您发了40箱而ASN写的是42箱，或者某个纸箱上的标签与ASN不符，就要准备好被罚款扣款。
发货指南、箱标和送货预约
每家大型零售商都会向供应商发布发货指南（routing guide，有时也叫发货手册或供应商合规手册）。它规定了怎么发货：用哪家承运商或如何申请承运商、如何打托、标签贴在哪里、如何预约送货，以及做错了会怎样。您通常在完成注册后通过供应商门户获得。
- 零售商 采购订单 EDI 850，含商品、收货地点和交货窗口
- 您或您的仓库 拣货、包装、贴标 按发货指南处理箱规、箱标和托盘
- 您和您的承运商 发货通知与预约 发送EDI 856，预约送货时间
- 零售商 送货与收货 配送中心按ASN扫描收货
- 双方 发票与付款 EDI 810，按账期付款并扣除扣款
箱标
大多数大型零售商要求每个纸箱和托盘贴GS1-128物流标签，标签上载有SSCC（系列货运包装箱代码）。GS1把SSCC描述为企业可用于标识物流单元（如箱、托盘或包裹）的代码（GS1）。同一个SSCC也会出现在您的ASN中，零售商借此不开箱就知道里面装了什么。发货指南会规定标签尺寸、标签内容和粘贴位置。
送货预约
配送中心按预约收货。您的承运商（或者由零售商上门提货时，零售商的承运商）根据采购订单中的交货窗口，通常通过零售商的预约系统订好时段。提前到、迟到或无预约到货，都可能被拒收并被罚款。从美国仓库安排运输时，请预留预约所需的时间。
标签与合规要求
零售商要求产品符合美国法律，还会在此基础上加上自己的规定。首单之前，请检查：
- 原产国标记：进口商品一般必须在显眼位置，以清晰且与商品性质相称的耐久方式，用英文标明原产国（19 CFR 第134部分）。中国生产的商品标“China”；自2020年起，香港生产的商品也必须标“China”。
- 商品条码：每个销售单元都有可扫描的GTIN，零售商要求时还需要箱码。
- 品类规定：食品、化妆品、膳食补充剂、儿童产品、电子产品和带电池的产品各有联邦标签和安全要求，有些州另有规定。例如，自2026年7月8日起，大多数受监管消费品的进口商须通过CBP的系统电子申报产品证书（CPSC），而电子产品的FCC检测报告必须来自仍被FCC认可的实验室，2025年起FCC已不再认可由受禁实体控制的检测机构。
- 零售商包装规范：纸箱强度、尺寸和标识、托盘配置以及装车方式。例如Walmart就为供应商发布了供应链包装要求。
- 防盗标签：部分零售商要求单价较高的商品在源头加贴防盗标签。
如果货到美国之后才发现标签有误，在美国就地换标通常比把货运回去快得多。Abanro的贴标和重新包装服务可以在我们的仓库为库存加贴条码、箱标和更正后的标签（仅贴标每件$0.45起）。
罚款与扣款
罚款扣款（chargeback）是零售商因您未遵守其规定而从货款中扣除的金额。费率和规则写在供应商协议和发货指南中，可能按每次违规固定收费、按订单金额的一定比例收取，或按纸箱计费。常见原因：
- 未在采购订单的交货窗口内送达，过早或过晚
- 相对订单短装或多装
- ASN缺失、迟发或不准确
- 箱标缺失、无法扫描或位置错误
- 托盘过高、过重、混装方式错误或未缠膜
- 箱规错误，或纸箱与商品建档数据不符
- 发票错误，例如成本与订单不一致
另一些扣款属于商业安排而非罚款：促销补贴、降价支持、破损或瑕疵补贴，以及部分渠道的新品费或上架费（slotting fee）。这些请以书面形式约定。如果您通过零售商出资做促销，FTC关于广告补贴的指南指出，应当按比例平等的条件向相互竞争的客户提供（16 CFR 240.9）。
每一笔扣款都要对应到订单逐笔跟踪。零售商通常只给有限的时间申诉，而申诉需要证据：签收单、预约确认、ASN记录和已贴标托盘的照片。
付款条件
美国零售商按信用账期付款，常见的是开票后或收货后30天、60天甚至更长。有些零售商愿意提前付款换取折扣：“2% 10, net 30”的意思是对方在10天内付款可以少付2%，否则在30天内付全额。回款通常已经扣除各项扣款，并附有列明扣款项目的付款通知。
请按完整周期规划现金流：您先支付生产、运费和关税，货物在途并在美国仓库等待，回款则在交货几周之后才到。对首单来说，这个周期很容易拉长到几个月。人民币与美元之间的汇率波动也会影响最后到手的金额。我们关于进口到美国的成本的指南可以帮助您算清交货之前的那一部分。
首张采购订单的物流
大多数零售商会给新供应商提供以下两种模式之一，而选择哪种模式决定了由谁进口货物。
| 模式 | 如何运作 | 由谁进口 | 您需要准备什么 |
|---|---|---|---|
| 从美国库存境内交货 | 您在美国仓库（美国海外仓）备有库存，在订单窗口内送到零售商的配送中心或门店 | 您或您的进口商，在订单之前完成 | 美国库存、EDI、箱标、承运商和送货预约 |
| 按DDP条款境内交货 | 您从中国发货，完税后送到零售商在美国的地点 | 您作为登记进口商，或代表您行事的一方 | 清关和缴纳关税，以及为赶上交货窗口而严密规划的运输时间 |
| 直接进口 | 零售商在起运地买货，通常按上海、宁波、深圳等中国港口FOB条款成交，由零售商自己进口 | 零售商 | 验厂、出口单证，以及在起运地满足零售商的标签和包装规定 |
直接进口项目通常面向货量大的成熟供应商。对新供应商来说，从美国库存交货是赶上狭窄交货窗口最可靠的方式，因为海运时间会波动，柜子晚到就意味着订单迟交。我们关于发往美国的国际贸易术语的指南更详细地解释了DDP和FOB。
在国内出口端，两种模式的申报方式也不同。按海关总署2020年第75号公告，直接出口给境外企业的跨境电商B2B货物适用监管方式代码9710，先出口到海外仓再销售的适用9810。这项制度最初在部分海关试点，请通过中国国际贸易单一窗口或向当地海关确认您所在口岸的做法。
按DDP条款交货时，关税由您承担。截至2026年10月，中国原产商品自2026年7月24日起须加征12.5%的第301条关税（附件豁免及第232条商品除外），它在常规关税之外适用，并叠加在2018年起、对许多商品仍然有效的对华第301条关税之上。2018年的税率因产品而异，没有统一的合计税率，请按HTS编码、USTR公告及其附件核实。市场上一些“双清包税”报价依赖低报货值或借用他人的IOR，而CBP自2026年9月18日起会立即作废资料不实的进口商编号，这类安排的风险最终落在货主身上。
首单发货前必须准备好的事项
- 库存已在美国清关，并在美国仓库清点完毕
- 在实物上核对商品条码、原产国标记和品类标签
- 箱规与商品建档数据一致
- GS1-128箱标和托盘标签与ASN一致
- 已与零售商完成EDI连接测试
- 确定承运商，并有送货预约的计划
- 每个托盘出库前拍照，以备扣款申诉
Abanro位于加州橙县、毗邻洛杉矶港和长滩港的仓库正是为这一步准备的。我们在同一票货物服务中负责美国清关，在符合条件的情况下还可以担任登记进口商（IOR）。货物经过按装箱单进行的收货与验货，在仓储中等待，再通过转运以小包裹、LTL（零担）或整托方式发往零售商配送中心（整箱转运每箱$5起，打托每托盘$28起）。全部起价请见价格页面。
手上有零售商的发货指南或第一张采购订单？把它和产品资料一起发给我们，我们会为您规划收货、贴标和送往配送中心的运输。
规划首批零售交货首张零售订单清单
- 与采购商确认品类评审日期和提交截止时间。
- 准备产品介绍单，写明成本、建议零售价、毛利、箱规和美国发货地点。
- 寄送零售包装的样品，尽量从美国库存发出。
- 采购商一表示兴趣，就启动保险、税务表格、GS1厂商识别代码、验厂和产品检测。
- 选定EDI服务商，在首单前测试850、856和810。
- 读完发货指南和罚款扣款标准，并发给您的仓库和承运商。
- 整理好供应链可追溯资料，尤其是棉纺织品、电子产品等UFLPA重点关注的品类。
- 在首个交货窗口之前把库存备到美国。
- 逐笔跟踪扣款，对有证据的扣款提出申诉。
针对具体渠道，品类指南会讲得更深入：请参阅如何为食品找到零售采购商和如何让美妆产品进入美国零售门店。对于还没准备好满足连锁商超要求的品牌，Abanro为食品饮料品牌以及美妆个护品牌提供为期3个月的美国市场进入计划，先让产品接触南加州的采购商，让您带着销售数据去找更大的零售商。
本指南仅为一般性信息，不构成法律或税务意见。零售商要求、供应商协议和税务规定各不相同且会变化，签约或发货前请与每家零售商以及合格的顾问确认。
资料来源与延伸阅读
- 供应商要求（Supplier Requirements）, Walmart Inc.
- 供应商保险要求（Supplier Insurance Requirements）, Walmart Inc.
- 关于W-8BEN-E表格, 美国国税局（IRS）
- 如何创建GTIN, GS1
- 系列货运包装箱代码（SSCC）, GS1
- 19 CFR 第134部分：原产国标记, 美国联邦法规电子版（eCFR）
- 16 CFR 240.9：按比例平等的条件（广告补贴及其他促销付款和服务指南）, 康奈尔大学法学院法律信息研究所（LII）
- 儿童产品证书（CPC），含2026年7月8日起向CBP电子申报证书的要求, 美国消费品安全委员会（CPSC）
- 第301条行动附件：美国注释52（新加征关税与第九十九章其他附加关税叠加适用）, 白宫
- 《维吾尔强迫劳动预防法》（UFLPA）, 美国海关与边境保护局（CBP）
- 第301条调查行动公告（对中国及中国香港产品加征12.5%，2026年7月24日起，91 FR 47318）, 美国贸易代表办公室（USTR），《联邦公报》
- 海关总署公告2020年第75号《关于开展跨境电子商务企业对企业出口监管试点的公告》（香港特区政府工业贸易署转载）, 海关总署
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