Cách bán hàng cho người mua bán lẻ tại Mỹ

Người mua bán lẻ tại Mỹ đánh giá nhà cung cấp mới thế nào

Một người mua bán lẻ tại Mỹ quản lý cả một ngành hàng, không phải một sản phẩm. Thêm sản phẩm của bạn thường đồng nghĩa với bỏ một sản phẩm khác, nên câu hỏi của người mua rất đơn giản: sản phẩm này có bán chạy hơn, hoặc mang lại lợi nhuận trên mỗi mét kệ cao hơn, sản phẩm nó thay thế không? Mọi thứ bạn gửi đều nên giúp trả lời câu hỏi đó.

Nhiều nhà máy Việt Nam đã quen làm việc với chuỗi bán lẻ Mỹ qua đơn nhập khẩu trực tiếp, sản xuất theo thương hiệu riêng của nhà bán lẻ. Bán sản phẩm mang thương hiệu của chính bạn là một bài toán khác: bạn phải thuyết phục người mua về nhu cầu của người tiêu dùng, không chỉ về giá và năng lực sản xuất.

Category review và line review

Các chuỗi lớn xem lại từng ngành hàng theo lịch, thường một hoặc hai lần mỗi năm. Trong một category review (còn gọi là line review), người mua xem doanh số của từng sản phẩm, quyết định sản phẩm nào ở lại và sản phẩm nào bị loại, và chọn sản phẩm mới cho lần sắp xếp kệ tiếp theo. Lời chào hàng thường phải đến trước đợt review nhiều tháng. Hãy hỏi người mua hoặc môi giới khi nào ngành hàng của bạn được review và khi nào hết hạn nộp hồ sơ.

Chuỗi nhỏ và cửa hàng độc lập mua thường xuyên hơn và ít thủ tục hơn. Đó là lý do nhiều thương hiệu nước ngoài bắt đầu với nhà bán lẻ vùng hoặc cửa hàng chuyên doanh, chứng minh rằng người tiêu dùng mua và mua lại, rồi mới tiếp cận các chuỗi lớn với số liệu bán hàng thật.

Người mua cân nhắc những gì

• Tiềm năng bán hàng: bằng chứng sản phẩm bán được, như doanh số tại Việt Nam, doanh số trực tuyến tại Mỹ hoặc đơn đặt lại từ các cửa hàng khác.
• Biên lợi nhuận: nhà bán lẻ kiếm được bao nhiêu ở giá bán lẻ đề xuất của bạn, so với các sản phẩm xung quanh.
• Mức độ phù hợp: sản phẩm lấp khoảng trống nào trong danh mục, và thu hút nhóm khách hàng nào.
• Độ tin cậy của nguồn cung: bạn có giao hàng đúng hạn, đủ số lượng và đúng quy định của nhà bán lẻ từ bên trong nước Mỹ không.
• Hỗ trợ marketing: các chương trình khuyến mãi, dùng thử tại cửa hàng, quảng cáo và nội dung số bạn sẽ tài trợ.

Nếu chưa chắc cửa hàng nào tại Mỹ hợp với sản phẩm của bạn, hãy thử nghiệm trước khi chào hàng các tên tuổi lớn. Hướng dẫn thử nghiệm sản phẩm với 25 người mua tại Mỹ trình bày một phương pháp.

Gửi gì: tờ giới thiệu sản phẩm, bảng giá và hàng mẫu

Tờ giới thiệu sản phẩm (sell sheet)

Sell sheet là bản tóm tắt một trang mà người mua đọc trong một phút và chuyển cho đồng nghiệp. Hãy đưa vào:

• Tên sản phẩm, ảnh và một câu nêu lý do nên mua
• Kích cỡ hoặc phiên bản, kèm mã GTIN (UPC) cho từng loại
• Giá bán buôn, giá bán lẻ đề xuất và biên lợi nhuận của nhà bán lẻ
• Quy cách thùng, kích thước và trọng lượng thùng, số thùng mỗi pallet
• Số lượng đặt hàng tối thiểu, thời gian giao hàng và nơi xuất hàng tại Mỹ
• Hạn sử dụng hoặc mã ngày, nếu có, và các chứng nhận chính
• Bằng chứng doanh số và kế hoạch hỗ trợ marketing
• Thông tin liên hệ, kèm số điện thoại tại Mỹ hoặc kênh nhắn tin phản hồi nhanh

Giá và biên lợi nhuận

Người mua bắt đầu từ giá kệ và biên lợi nhuận họ cần, rồi mới xem giá vốn của bạn. Hãy báo giá theo đơn giá đã giao đến kho của họ (hoặc nói rõ điều kiện giao hàng nào áp dụng), và nêu giá bán lẻ đề xuất.

Hướng dẫn định giá cho thị trường Mỹ chỉ cách xây dựng phép tính này từ chi phí hàng về đến nơi, còn kênh phân phối bán buôn tại Mỹ vận hành thế nào giải thích phép tính thay đổi ra sao khi có nhà phân phối đứng giữa bạn và nhà bán lẻ. Với hàng Việt Nam, đừng quên thuế bổ sung 12,5% theo Mục 301, cộng thêm vào thuế suất thông thường (tính đến tháng 10 năm 2026, trừ các mặt hàng được miễn), nằm trong chi phí hàng về đến nơi của bạn.

Hàng mẫu

Gửi hàng mẫu nhanh khi được yêu cầu, trong bao bì bán lẻ, kèm tờ giới thiệu trong hộp. Giữ một lượng nhỏ hàng mẫu tại Mỹ giúp tránh chậm trễ hải quan mỗi lần người mua hỏi. Hướng dẫn gửi hàng mẫu cho người mua tại Mỹ trình bày quy trình, và dịch vụ gửi mẫu của Abanro lưu hàng mẫu tại California và gửi cho người mua khi họ yêu cầu.

Đăng ký nhà cung cấp: hồ sơ nhà bán lẻ yêu cầu

Khi người mua duyệt sản phẩm, bộ phận đăng ký nhà cung cấp của nhà bán lẻ tiếp nhận. Bạn sẽ điền hồ sơ nhà cung cấp trên cổng thông tin của nhà bán lẻ và tải lên các tài liệu trước khi đơn đặt hàng đầu tiên được phát hành. Yêu cầu khác nhau giữa các nhà bán lẻ, nhưng trang yêu cầu nhà cung cấp công khai của Walmart cho thấy loại danh sách bạn nên chuẩn bị (yêu cầu nhà cung cấp của Walmart).

Hãy bắt đầu sớm những hạng mục mất nhiều thời gian. Bảo hiểm cho một công ty nước ngoài bán hàng vào Mỹ có thể mất vài tuần để thu xếp, đánh giá nhà máy cũng vậy. Nhà máy Việt Nam đã từng làm đơn nhập khẩu trực tiếp thường có sẵn báo cáo đánh giá xã hội và năng lực; hãy hỏi nhà bán lẻ có chấp nhận báo cáo hiện có không.

EDI: đơn đặt hàng, thông báo giao hàng và hóa đơn

Các nhà bán lẻ lớn tại Mỹ trao đổi đơn hàng và hóa đơn qua EDI (trao đổi dữ liệu điện tử), dùng các chứng từ chuẩn được đánh số. Bạn không cần tự xây dựng hệ thống: nhiều nhà cung cấp dùng một đơn vị dịch vụ EDI bên thứ ba để kết nối với nhà bán lẻ và chuyển chứng từ sang dạng dễ đọc. Những chứng từ bạn gặp đầu tiên:

• 850 Purchase Order: đơn đặt hàng của nhà bán lẻ, gồm sản phẩm, số lượng, giá, địa điểm nhận hàng và khung thời gian giao hàng.
• 855 Purchase Order Acknowledgment: xác nhận bạn chấp nhận đơn hàng, hoặc các thay đổi bạn đề xuất. Không phải nhà bán lẻ nào cũng yêu cầu.
• 856 Advance Ship Notice (ASN): gửi khi hàng xuất đi, liệt kê nội dung từng thùng và từng pallet. ASN gắn với nhãn thùng, nên trung tâm phân phối quét và nhận hàng mà không cần mở thùng.
• 810 Invoice: hóa đơn của bạn, phải khớp với đơn hàng và ASN.
• 997 Functional Acknowledgment: xác nhận tự động rằng chứng từ đã đến nơi.
• 846 Inventory Inquiry or Advice: một số nhà bán lẻ dùng, nhất là cho thương mại điện tử và giao hàng thẳng (drop ship), để chia sẻ mức tồn kho.

ASN gây nhiều rắc rối nhất. ASN phải được gửi đúng hạn và khớp chính xác với hàng trong thùng. Nếu bạn giao 40 thùng mà ASN ghi 42, hoặc nhãn trên một thùng không khớp với ASN, hãy chuẩn bị nhận phí phạt.

Routing guide, nhãn thùng và lịch hẹn giao hàng

Mỗi nhà bán lẻ lớn đều ban hành routing guide (đôi khi gọi là sổ tay vận chuyển hoặc sổ tay tuân thủ nhà cung cấp) cho nhà cung cấp. Tài liệu này cho biết cách giao hàng: dùng hãng vận chuyển nào hoặc yêu cầu xe thế nào, cách xếp pallet, vị trí dán nhãn, cách đặt lịch giao hàng và điều gì xảy ra khi bạn làm sai. Bạn thường nhận được tài liệu qua cổng thông tin nhà cung cấp sau khi đăng ký.

1. 1 Nhà bán lẻ Đơn đặt hàng EDI 850 gồm sản phẩm, nơi nhận và khung giờ giao hàng
2. 2 Bạn hoặc kho của bạn Lấy hàng, đóng gói và dán nhãn Quy cách thùng, nhãn thùng, pallet theo routing guide
3. 3 Bạn và hãng vận chuyển Thông báo giao hàng và lịch hẹn Gửi EDI 856, đặt lịch hẹn giao hàng
4. 4 Nhà bán lẻ Giao và nhận hàng Trung tâm phân phối quét hàng, đối chiếu với ASN
5. 5 Hai bên Hóa đơn và thanh toán EDI 810, thanh toán theo thời hạn, trừ các khoản khấu trừ

Nhãn thùng

Phần lớn nhà bán lẻ lớn yêu cầu nhãn vận chuyển GS1-128 trên mỗi thùng và mỗi pallet, mang mã SSCC (Serial Shipping Container Code). GS1 mô tả SSCC là mã định danh doanh nghiệp có thể dùng cho một đơn vị logistics, như một thùng, một pallet hay một bưu kiện (GS1). Cùng mã SSCC đó xuất hiện trong ASN, nhờ vậy nhà bán lẻ biết bên trong có gì mà không cần mở thùng. Routing guide quy định kích thước nhãn, dữ liệu trên nhãn và vị trí dán trên thùng.

Lịch hẹn giao hàng

Trung tâm phân phối nhận hàng theo lịch hẹn. Hãng vận chuyển của bạn, hoặc hãng của nhà bán lẻ nếu họ đến lấy hàng, đặt một khung giờ, thường qua hệ thống đặt lịch của nhà bán lẻ, dựa trên khung giao hàng trong đơn đặt hàng. Đến sớm, đến muộn hoặc không có lịch hẹn có thể bị từ chối nhận và bị phạt. Hãy tính thời gian cho lịch hẹn khi lên kế hoạch vận chuyển từ kho tại Mỹ của bạn.

Yêu cầu về ghi nhãn và tuân thủ

Nhà bán lẻ kỳ vọng sản phẩm đáp ứng luật Mỹ, và còn đặt thêm quy định riêng. Trước đơn hàng đầu tiên, hãy kiểm tra:

• Ghi nhãn xuất xứ: hàng nhập khẩu nhìn chung phải ghi tên nước xuất xứ bằng tiếng Anh ở vị trí dễ thấy, rõ ràng và bền nhất có thể so với bản chất sản phẩm (19 CFR Phần 134), ví dụ “Made in Vietnam”.
• Mã vạch sản phẩm: mã GTIN quét được trên mọi đơn vị bán lẻ, và mã vạch thùng nếu nhà bán lẻ yêu cầu.
• Quy định theo ngành hàng: thực phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, sản phẩm cho trẻ em, đồ điện tử và sản phẩm có pin đều có yêu cầu ghi nhãn và an toàn riêng ở cấp liên bang, và một số bang đặt thêm yêu cầu.
• Quy cách bao bì của nhà bán lẻ: độ bền thùng, kích thước và ký mã hiệu thùng, cách xếp pallet và cách xếp hàng lên xe. Chẳng hạn Walmart công bố yêu cầu bao bì chuỗi cung ứng cho nhà cung cấp.
• Tem chống trộm: một số nhà bán lẻ yêu cầu gắn tem chống trộm từ nguồn cho sản phẩm giá cao.

Lưu ý riêng cho các ngành hàng chủ lực của Việt Nam

• Dệt may và giày dép: theo Đạo luật UFLPA, hàng được khai thác, sản xuất hoặc chế tạo toàn bộ hay một phần tại Tân Cương, hoặc bởi một doanh nghiệp trong danh sách UFLPA, bị suy đoán là bị cấm nhập vào Mỹ. Với hàng may mặc dùng sợi, vải nhập khẩu, hãy chuẩn bị hồ sơ truy xuất nguồn gốc từ sợi đến thành phẩm. Hàng dệt may còn cần nhãn ghi thành phần sợi, nước xuất xứ và tên doanh nghiệp hoặc mã RN theo quy định của FTC.
• Đồ gỗ nội thất: gỗ dán, MDF, ván dăm và thành phẩm có chứa các loại ván này phải đáp ứng tiêu chuẩn phát thải formaldehyde và ghi nhãn tuân thủ TSCA Title VI của EPA. Đồ gỗ cũng thuộc diện khai báo sản phẩm thực vật theo Đạo luật Lacey khi nhập khẩu.
• Điện tử và máy móc: nhà bán lẻ và Hải quan Mỹ ngày càng quan tâm đến xuất xứ thực sự. Trung tâm WTO và Hội nhập của VCCI khuyến nghị doanh nghiệp sẵn sàng chứng minh quá trình gia công và giá trị gia tăng tại Việt Nam.

Nếu phát hiện nhãn sai sau khi hàng đã đến Mỹ, dán nhãn lại tại Mỹ thường nhanh hơn gửi hàng về. Dịch vụ dán nhãn và đóng gói lại của Abanro có thể dán mã vạch, nhãn thùng và nhãn đã sửa cho hàng trong kho của chúng tôi (chỉ dán nhãn từ $0.45 mỗi sản phẩm).

Phí phạt và các khoản khấu trừ

Chargeback (phí phạt) là khoản nhà bán lẻ khấu trừ khỏi tiền thanh toán cho bạn vì không tuân thủ quy định của họ. Mức phạt và quy định nằm trong hợp đồng nhà cung cấp và routing guide, có thể là phí cố định cho mỗi lần vi phạm, phần trăm giá trị đơn hàng hoặc phí tính theo thùng. Các nguyên nhân thường gặp:

• Giao hàng ngoài khung giờ trong đơn đặt hàng, sớm hoặc muộn
• Giao thiếu hoặc giao thừa so với đơn hàng
• ASN bị thiếu, gửi trễ hoặc không chính xác
• Nhãn thùng bị thiếu, không đọc được hoặc dán sai vị trí
• Pallet quá cao, quá nặng, xếp lẫn sai cách hoặc không quấn màng
• Sai quy cách thùng, hoặc thùng không khớp với dữ liệu khai báo sản phẩm
• Lỗi hóa đơn, chẳng hạn giá không khớp với đơn hàng

Các khoản khấu trừ khác mang tính thương mại hơn là phạt: trợ cấp khuyến mãi, hỗ trợ giảm giá, trợ cấp hàng hỏng hoặc lỗi, và phí niêm yết sản phẩm mới (slotting fee) ở một số kênh. Hãy thỏa thuận các khoản này bằng văn bản. Nếu bạn tài trợ khuyến mãi qua nhà bán lẻ, hướng dẫn của FTC về trợ cấp quảng cáo nêu rõ các khoản này phải được cung cấp cho các khách hàng cạnh tranh với điều kiện bình đẳng theo tỷ lệ (16 CFR 240.9).

Theo dõi từng khoản khấu trừ theo đơn hàng. Nhà bán lẻ thường chỉ cho một thời gian giới hạn để khiếu nại phí phạt, và khiếu nại cần bằng chứng: biên nhận giao hàng, xác nhận lịch hẹn, dữ liệu ASN và ảnh chụp pallet đã dán nhãn.

Điều khoản thanh toán

Nhà bán lẻ Mỹ thanh toán theo điều khoản tín dụng, thường 30, 60 ngày hoặc lâu hơn sau ngày hóa đơn hoặc ngày nhận hàng. Một số đề nghị trả sớm hơn để được chiết khấu: “2% 10, net 30” nghĩa là họ được trả ít hơn 2% nếu thanh toán trong 10 ngày, hoặc trả đủ trong 30 ngày. Tiền thường về sau khi đã trừ các khoản khấu trừ, kèm bảng kê thanh toán liệt kê những gì đã bị trừ.

Hãy lập kế hoạch dòng tiền cho cả chu kỳ: bạn trả tiền sản xuất, cước vận chuyển và thuế trước, hàng nằm trên đường biển và trong kho tại Mỹ, và tiền về nhiều tuần sau khi giao hàng. Với đơn hàng đầu tiên, chu kỳ này có thể kéo dài vài tháng. Tiền thanh toán bằng USD còn chịu rủi ro tỷ giá khi bạn quy đổi về VND để trả chi phí trong nước. Hướng dẫn chi phí nhập khẩu hàng vào Mỹ giúp bạn lượng hóa phần chi phí trước khi giao hàng.

Logistics cho đơn đặt hàng đầu tiên

Phần lớn nhà bán lẻ đưa ra cho nhà cung cấp mới một trong hai mô hình, và lựa chọn đó quyết định ai nhập khẩu hàng.

Chương trình nhập khẩu trực tiếp thường dành cho nhà cung cấp lâu năm với khối lượng lớn. Với nhà cung cấp mới, giao hàng từ kho tại Mỹ là cách đáng tin cậy nhất để kịp những khung giao hàng hẹp, vì thời gian vận chuyển đường biển thay đổi và một container đến trễ nghĩa là đơn hàng trễ. Hướng dẫn Incoterms khi xuất hàng đi Mỹ giải thích chi tiết hơn về DDP và FOB.

Những gì phải sẵn sàng trước khi giao đơn hàng đầu tiên

• Hàng đã thông quan và được kiểm đếm trong một kho tại Mỹ
• Mã vạch, nhãn xuất xứ và nhãn theo ngành hàng đã được kiểm tra trên sản phẩm thật
• Quy cách thùng khớp với dữ liệu khai báo sản phẩm
• Nhãn thùng và nhãn pallet GS1-128 khớp với ASN
• Kết nối EDI đã được thử nghiệm với nhà bán lẻ
• Hãng vận chuyển và kế hoạch đặt lịch hẹn giao hàng
• Ảnh chụp từng pallet trước khi xuất đi, để làm bằng chứng khi khiếu nại phí phạt

Cơ sở của Abanro tại Quận Cam (Orange County), California, gần cảng Los Angeles và Long Beach, được chuẩn bị cho bước này. Chúng tôi lo thủ tục thông quan tại Mỹ trong cùng lô hàng của bạn và có thể làm nhà nhập khẩu đứng tên trong các trường hợp đủ điều kiện. Hàng đi qua khâu nhận hàng và kiểm tra đối chiếu với phiếu đóng gói (packing list), chờ trong kho lưu trữ, rồi xuất đi bằng bưu kiện, LTL hoặc pallet đến trung tâm phân phối của nhà bán lẻ qua dịch vụ chuyển tiếp hàng (chuyển tiếp theo thùng từ $5 mỗi thùng, đóng pallet từ $28 mỗi pallet). Mọi giá khởi điểm có trên trang bảng giá.

Danh sách kiểm tra cho đơn bán lẻ đầu tiên

1. Xác nhận với người mua ngày category review và hạn nộp hồ sơ.
2. Chuẩn bị tờ giới thiệu sản phẩm với giá vốn, giá bán lẻ đề xuất, biên lợi nhuận, quy cách thùng và nơi xuất hàng tại Mỹ.
3. Gửi hàng mẫu trong bao bì bán lẻ, từ hàng có sẵn tại Mỹ nếu có thể.
4. Bắt đầu làm bảo hiểm, biểu mẫu thuế, mã doanh nghiệp GS1 và đánh giá nhà máy ngay khi người mua tỏ ra quan tâm.
5. Kiểm tra mã HTS, thuế bổ sung áp dụng cho hàng Việt Nam và hồ sơ truy xuất nguồn gốc trước khi chốt giá.
6. Chọn nhà cung cấp dịch vụ EDI và thử nghiệm 850, 856 và 810 trước đơn hàng đầu tiên.
7. Đọc routing guide và bảng phí phạt, rồi chia sẻ cho kho và hãng vận chuyển của bạn.
8. Đưa hàng vào Mỹ trước khung giao hàng đầu tiên.
9. Theo dõi mọi khoản khấu trừ và khiếu nại những khoản bạn chứng minh được.

Các hướng dẫn theo ngành hàng đi sâu hơn vào từng kênh: xem cách tìm người mua bán lẻ cho thực phẩm và cách đưa mỹ phẩm vào cửa hàng bán lẻ tại Mỹ. Với thương hiệu chưa sẵn sàng cho yêu cầu của các chuỗi lớn, các chương trình gia nhập thị trường Mỹ kéo dài ba tháng của Abanro cho thương hiệu thực phẩm và đồ uống, và thương hiệu làm đẹp và chăm sóc cá nhân, đưa sản phẩm đến người mua tại Nam California trước, để bạn đến với các nhà bán lẻ lớn bằng số liệu bán hàng thật.

Bài viết này là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Yêu cầu của nhà bán lẻ, hợp đồng nhà cung cấp và quy định thuế khác nhau và thay đổi, vì vậy hãy xác nhận với từng nhà bán lẻ và với chuyên gia tư vấn có chuyên môn trước khi ký hoặc giao hàng.

Nguồn tham khảo

1. Yêu cầu đối với nhà cung cấp (Supplier Requirements), Walmart Inc.
2. Yêu cầu bảo hiểm đối với nhà cung cấp, Walmart Inc.
3. Giới thiệu mẫu W-8BEN-E, Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS)
4. Cách tạo mã GTIN, GS1
5. Mã SSCC (Serial Shipping Container Code) cho đơn vị logistics, GS1
6. 19 CFR Phần 134: Ghi nhãn xuất xứ, Bộ luật Quy định Liên bang điện tử (eCFR)
7. 16 CFR 240.9: Điều kiện bình đẳng theo tỷ lệ (hướng dẫn về trợ cấp quảng cáo và các khoản thanh toán, dịch vụ hỗ trợ bán hàng), Viện Thông tin Pháp lý, Trường Luật Cornell
8. Việt Nam ứng phó ra sao trước chính sách thuế quan mới của Hoa Kỳ?, Trung tâm WTO và Hội nhập, VCCI (theo Tạp chí Kinh tế - Tài chính)
9. Xuất khẩu sang Hoa Kỳ phụ thuộc 3 yếu tố then chốt, Tạp chí Kinh tế - Tài chính (Bộ Tài chính)
10. Đạo luật Phòng ngừa Lao động Cưỡng bức người Duy Ngô Nhĩ (UFLPA), Bộ An ninh Nội địa Hoa Kỳ (DHS)
11. Tiêu chuẩn phát thải formaldehyde cho sản phẩm gỗ composite (TSCA Title VI), Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA)

Ngày kiểm tra nguồn 20 tháng 10, 2026