Jak wejść na amerykański rynek żywności bez firmy w USA

Wiele marek spożywczych odkłada wejście do USA, bo zakłada, że pierwszym krokiem jest założenie amerykańskiej spółki. Zwykle tak nie jest. Przepisy USA mniej interesuje, gdzie zarejestrowana jest Twoja firma, a bardziej to, czy konkretne obowiązki są przypisane: zgłoszenie celne, wymogi FDA dotyczące zakładu i przesyłki oraz podstawy handlowe, których kupcy z USA oczekują od każdego dostawcy.

Ten poradnik dotyczy właśnie tych kwestii organizacyjnych. Nie powtarza całego omówienia wymogów FDA; po nie sięgnij do poradnika jak sprzedawać swoje produkty spożywcze w USA, a po szczegóły samej przesyłki do poradnika jak importować żywność do USA.

Czy można sprzedawać żywność w USA bez firmy w USA?

W większości przypadków tak. Zagraniczny producent żywności może eksportować do kupców w USA, być swoim własnym importerem i wystawiać faktury w dolarach amerykańskich ze swojego kraju. Zmienia się to, kto odpowiada za poszczególne obowiązki. Jeśli nie masz podmiotu w USA, każdą rolę musisz pełnić Ty (zwykle przy pomocy amerykańskich usługodawców) albo partner w USA, na przykład importer lub dystrybutor.

Zanim wyślesz towar, nadal potrzebujesz podstaw na poziomie produktu, które obowiązują każdą markę spożywczą, z firmą w USA lub bez niej:

• Zakład produkcyjny zarejestrowany w FDA, ze wskazanym U.S. Agent (rejestracja zakładów spożywczych w FDA).
• Etykieta zgodna z przepisami USA: po angielsku, z tabelą Nutrition Facts w formacie USA, składnikami, głównymi alergenami pokarmowymi, ilością netto w jednostkach amerykańskich oraz nazwą i adresem producenta, pakującego lub dystrybutora (etykietowanie żywności według FDA).
• Prior Notice (uprzednie powiadomienie) dla FDA przed przybyciem każdej przesyłki, niezależnie od rodzaju transportu, także kurierem i pocztą (Prior Notice według FDA).
• Importer FSVP wskazany przy zgłoszeniu celnym.

Większość żywności nie wymaga „zatwierdzenia” przez FDA. Wymaga zgodności z przepisami. Wyjątkiem są konserwy o niskiej kwasowości i żywność zakwaszana, które mają dodatkowe wymogi rejestracji i zgłaszania procesu technologicznego, więc sprawdź to wcześnie, jeśli Twój produkt należy do tych kategorii.

Prawdziwa decyzja dotyczy struktury, a Schemat 1 pokazuje trzy drogi.

Twoja marka spożywcza bez podmiotu w USA Zakład zarejestrowany, etykieta gotowa, produkt wybrany

• Importujesz sam
  • Jesteś importerem (IOR)
  • Zgłoszenie składa licencjonowany agent celny
  • Gwarancja celna przy pełnych zgłoszeniach
  • Importer FSVP wskazany na piśmie
  Najwięcej kontroli, najwięcej koordynacji
• Sprzedajesz importerowi w USA
  • Importer lub dystrybutor przejmuje role importowe
  • Fakturujesz jednego klienta w USA
  • Mniejsza kontrola nad ceną i obecnością na półkach
  Najprostsze formalności
• Zakładasz firmę w USA
  • Spółka w USA importuje i sprzedaje
  • U niektórych kupców łatwiejsza rejestracja dostawcy
  • Stała praca podatkowa i księgowa
  Zwykle gdy sprzedaż się powtarza

Kto importuje: importer (IOR) i gwarancja celna

Każdy import wymaga importera (IOR) i zgłoszenia celnego. Importer to strona odpowiedzialna za zgłoszenie przed amerykańskim urzędem celnym i ochrony granic (U.S. Customs and Border Protection, CBP): za prawidłową klasyfikację, wartość i pochodzenie towaru oraz za zapłatę ceł i opłat. Firma zagraniczna zwykle może być swoim własnym importerem, zazwyczaj za pośrednictwem licencjonowanego agenta celnego, który składa zgłoszenie w jej imieniu.

Co musisz wiedzieć jako zagraniczny importer:

• Rodzaj zgłoszenia zależy od wartości. Przesyłki handlowe o wartości powyżej $2,500 zasadniczo wymagają pełnego zgłoszenia celnego (formal entry). Przesyłki o wartości do $2,500 włącznie mogą zasadniczo korzystać ze zgłoszenia uproszczonego (informal entry).
• Pełne zgłoszenie wymaga gwarancji celnej (customs bond). Możesz kupić gwarancję jednorazową na jedną przesyłkę albo gwarancję ciągłą, która obejmuje zgłoszenia w danym okresie. Agent celny zwykle pomoże Ci załatwić jedną lub drugą.
• Przesyłki morskie wymagają ISF. Importer Security Filing (często nazywany „10+2”) trzeba złożyć przed załadunkiem towaru w porcie zagranicznym, więc ustal to ze swoim spedytorem przed rezerwacją.
• Cła zależą od klasyfikacji i pochodzenia. Stawka wynika z klasyfikacji produktu w zharmonizowanej taryfie celnej USA (HTSUS) i z kraju pochodzenia. Mogą obowiązywać dodatkowe cła, które się zmieniają, a do zgłoszeń doliczane są opłaty za obsługę towaru (merchandise processing fees), więc sprawdź aktualne stawki, zanim podasz cenę w USA.
• Niska wartość nie oznacza już zwolnienia z cła. Zwolnienie de minimis dla przesyłek o niskiej wartości zawieszono dla wszystkich krajów od 29 sierpnia 2025, CBP przedłużył to zawieszenie bezterminowo w 2026, a zgodnie z ustawą zwolnienie wygasa 1 lipca 2027. Mała przesyłka z próbkami zasadniczo nie jest już zwolniona z cła tylko dlatego, że jest mała.

Abanro zajmuje się za Ciebie odprawą celną w ramach tej samej przesyłki. Importerem może być Twoja firma, wskazany przez nią importer w USA lub, w kwalifikujących się przypadkach, Abanro. Następnie Abanro przyjmuje i sprawdza towar w Orange County w Kalifornii, w pobliżu portów Los Angeles i Long Beach.

Alternatywą jest sprzedaż importerowi lub dystrybutorowi w USA, który przejmuje role importera (IOR) i importera FSVP. Formalności jest wtedy mniej, ale zwykle tracisz kontrolę nad ceną w USA, nad tym, które sklepy mają produkt, i nad tym, co kupcy o nim mówią.

Importer FSVP i U.S. Agent: dwie różne role

U.S. Agent (rejestracja zakładu)

Zagraniczny zakład spożywczy musi wskazać U.S. Agent (przedstawiciela w USA) w swojej rejestracji w FDA. Agent jest dla FDA osobą kontaktową tego zakładu w USA. Ta rola należy do zakładu, więc jeśli Twój produkt wytwarza producent kontraktowy, liczy się jego rejestracja i jego U.S. Agent. Rejestrację odnawia się co dwa lata, od 1 października do 31 grudnia każdego parzystego roku.

Importer FSVP (każdy import)

W ramach programu weryfikacji zagranicznych dostawców (Foreign Supplier Verification Program, FSVP) importer FSVP musi sprawdzić, czy zagraniczni dostawcy wytwarzają żywność zgodnie z amerykańskimi normami bezpieczeństwa (przepisy FDA o FSVP). Importerem FSVP jest zasadniczo amerykański właściciel lub odbiorca żywności w chwili zgłoszenia. Jeśli nie ma amerykańskiego właściciela ani odbiorcy, co często się zdarza, gdy zagraniczna marka wysyła towar na własny rachunek, jest nim przedstawiciel zagranicznego właściciela lub odbiorcy w USA, wskazany na piśmie. Importer FSVP musi być wskazany przy zgłoszeniu, wraz z numerem DUNS.

W praktyce zagraniczna marka bez podmiotu w USA ma zwykle trzy możliwości w zakresie FSVP: kupiec z USA, który przejmuje własność towaru przy zgłoszeniu i przyjmuje tę rolę, zewnętrzny agent FSVP wskazany na piśmie albo importer z USA, który kupuje towar. Ten sam usługodawca może czasem pełnić funkcję zarówno U.S. Agent, jak i agenta FSVP, ale to nadal odrębne obowiązki z odrębnymi dokumentami.

Przegląd produktu w ramach trzymiesięcznego Programu Start obejmuje zgodność z przepisami USA i sprawdzenie etykiety pierwszego SKU. Specjalistyczne prace regulacyjne, takie jak rejestracja zakładu, U.S. Agent i FSVP, są określane i koordynowane osobno z wyspecjalizowanymi firmami zewnętrznymi.

Kto pełni którą rolę bez firmy w USA

Fakturowanie i płatności od kupców z USA

Kupiec z USA nie potrzebuje, żebyś miał amerykańską firmę, aby Ci zapłacić, ale przeprowadzi Cię przez rejestrację dostawcy. Przygotuj te rzeczy przed pierwszym zamówieniem:

• Ceny w dolarach amerykańskich. Podawaj ceny hurtowe i sugerowane ceny detaliczne w USD, w miarę możliwości z dostawą do miejsca w USA. Kupcy porównują ceny z dostawą w USA, a nie ceny loco fabryka.
• Jasne instrukcje płatności. Częstą formą jest międzynarodowy przelew na Twoje konto w kraju. Podawaj dane bankowe na każdej fakturze, określ, kto płaci opłaty za przelew, i licz się z opłatami banków pośredniczących przy niektórych przelewach.
• Formularze dostawcy. Kupcy mogą przysłać formularz rejestracji dostawcy i poprosić o formularz podatkowy dla podmiotów zagranicznych (zwykle formularz IRS W-8BEN-E).
• Terminy płatności, które udźwigniesz. Wielu kupców z USA oczekuje płatności z odroczonym terminem (net terms) po dostawie, a nie z góry. Przy pierwszym zamówieniu od nowego kupca zdecyduj, co jesteś w stanie sfinansować i czy poprosisz o przedpłatę lub zaliczkę.

Utrzymuj prosty przepływ handlowy: jedna faktura od Twojej firmy na zamówienie, zgodna z listą pakunkową i dostawą. Jeśli Twój towar jest magazynowany w USA i stamtąd wysyłany do kupców, fakturę wystawiasz Ty, a przesyłkę nadaje Twój partner w USA. Abanro nie kupuje towaru ani nie odsprzedaje go za Ciebie; zajmuje się magazynowaniem i wysyłką do odbiorców.

Podatek od sprzedaży w hurcie: podstawy

W USA nie ma ogólnokrajowego podatku od sprzedaży (sales tax). Każdy stan (a często także samorządy lokalne) ustala własne zasady, więc ta część jest ogólna. Porozmawiaj z amerykańskim doradcą podatkowym, zanim zaczniesz trzymać towar w USA.

• Sprzedaż hurtowa jest zwykle zwolniona na podstawie zaświadczenia o odsprzedaży. Gdy sprzedajesz sklepowi lub dystrybutorowi, który odsprzeda produkt, kupiec zwykle przekazuje Ci zaświadczenie o odsprzedaży (resale certificate), dzięki któremu sprzedaż nie jest opodatkowana. Przechowuj ważne zaświadczenie dla każdego kupca.
• Obecność w stanie może rodzić obowiązki. Magazynowanie towaru lub inna działalność w danym stanie mogą powodować obowiązek rejestracji lub rozliczania podatku od sprzedaży w tym stanie, zależnie od jego przepisów.
• Sprzedaż konsumentom to inna sytuacja. Sprzedaż bezpośrednio konsumentom przez Twoją stronę internetową rodzi własne pytania o podatek od sprzedaży. Traktuj to jako decyzję odrębną od hurtu.

Podatek dochodowy to jeszcze inny temat: to, czy sprzedaż w USA powoduje obowiązek złożenia zeznania podatkowego w USA, zależy od Twojej struktury, działalności w USA i ewentualnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z Twoim krajem. Zapytaj doradców w obu krajach.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności za produkt i nazwa marki

Ubezpieczenie od odpowiedzialności za produkt

Sklepy i dystrybutorzy w USA często proszą o ubezpieczenie od odpowiedzialności za produkt, zanim wprowadzą nowy produkt spożywczy, a wielu prosi o certyfikat ubezpieczenia, w którym są wskazani jako dodatkowi ubezpieczeni. Sprawdź już teraz, czy Twoja obecna polisa obejmuje produkty sprzedawane w USA i roszczenia zgłaszane tam. Niektóre polisy zawarte poza USA ograniczają lub wyłączają roszczenia z USA, więc przeczytaj klauzule o zakresie terytorialnym i jurysdykcji i zapytaj swojego brokera ubezpieczeniowego, co oznaczałoby rozszerzenie na USA lub osobna polisa.

Znak towarowy

Twoja marka może być chroniona w Twoim kraju i niechroniona w USA. Zanim wydrukujesz opakowania na rynek USA lub podpiszesz umowę z dystrybutorem, sprawdź, czy ktoś nie używa już podobnej nazwy dla podobnych towarów, i rozważ rejestrację znaku w Urzędzie Patentów i Znaków Towarowych USA (USPTO). Zgłaszający spoza USA zasadniczo potrzebują do tego prawnika z licencją w USA. Jeśli sprzedajesz przez dystrybutora, upewnij się, że umowa stanowi, że marka pozostaje Twoja.

Kiedy firma w USA zaczyna mieć sens

Założenie podmiotu w USA nie jest warunkiem rozpoczęcia sprzedaży. Warto to rozważyć, gdy USA przestają być testem i stają się rynkiem:

• Kupcy składają kolejne zamówienia, a Ty wysyłasz regularnie, więc spółka w USA może być odbiorcą i importerem FSVP dla własnego importu.
• Więksi kupcy lub dystrybutorzy wolą dostawcę krajowego, konto bankowe w USA albo amerykańskie ubezpieczenie.
• Planujesz zatrudniać ludzi w USA, podpisywać umowy najmu albo przez dłuższy czas trzymać duże zapasy.
• Twój doradca uważa, że podmiot w USA uprości Twoją sytuację podatkową.

Firma w USA ma własne koszty: założenie, agenta rejestrowego (registered agent), księgowość i rozliczenia podatkowe w USA oprócz tych w Twoim kraju. Zwykle sensowna kolejność to najpierw potwierdzić popyt, a potem zbudować strukturę wokół kupców, którzy już zamawiają ponownie. Sposobem na zdobycie tego potwierdzenia jest mały, przemyślany test; zobacz jak przetestować produkt na 25 kupcach z USA oraz ile kosztuje test produktu spożywczego w USA.

Częste błędy

1. Traktowanie U.S. Agent jak importera FSVP. To odrębne role. Potwierdź obie na piśmie przed pierwszą wysyłką.
2. Wysyłka, zanim ustalisz, kto importuje. Towar, który dociera bez importera (IOR), gwarancji celnej lub importera FSVP, zwykle czeka w porcie, a koszty rosną. Jeśli tak się stanie, może pomóc usługa Odzyskiwanie przesyłek.
3. Podawanie kupcom z USA cen fabrycznych. Bez frachtu, ceł, opłat i obsługi w USA Twoja marża może zniknąć przy pierwszym zamówieniu.
4. Założenie, że małe przesyłki są wolne od cła. Zwolnienie de minimis jest zawieszone, więc nawet małe przesyłki z próbkami zasadniczo przechodzą zwykłe zgłoszenie celne z cłem.
5. Odkładanie ubezpieczenia i znaku towarowego, aż kupiec o nie zapyta. Oba wymagają czasu i mogą opóźnić wprowadzenie produktu.
6. Zbyt wczesne zakładanie firmy w USA. To stałe koszty i obowiązki sprawozdawcze, zanim wiesz, czy kupcy zamawiają ponownie.

Kolejne kroki

Zacznij od zapisania, kto będzie pełnił każdą rolę z powyższej tabeli i gdzie towar będzie czekał po odprawie celnej. Jeśli planujesz trzymać zapasy w USA, partner blisko portu może przyjąć towar, w razie potrzeby nakleić amerykańskie etykiety, wysyłać próbki kupcom i wysyłać zamówienia dalej. Zobacz, jak to działa w przypadku produktów spożywczych i sprzedawców spoza USA, albo przeczytaj przegląd usług wejścia na rynek USA.

Jeśli Twój produkt to żywność przechowywana w temperaturze pokojowej i chcesz zorganizowanego dotarcia do kupców, trzymiesięczny Program Start to jeden ze sposobów, by zacząć sprzedawać w USA. Program kosztuje $2,950 za trzy miesiące, pierwsze SKU i jego pierwsza paleta są w cenie, a w ramach programu docieramy do maksymalnie 25 wybranych kupców z handlu detalicznego, gastronomii i hurtu w Południowej Kalifornii. Prowizja 25% dotyczy wyłącznie sprzedaży wygenerowanej przez Abanro na etapie Start, czyli na trzymiesięcznym etapie wejścia na rynek. Potem marki, których produkt się przyjął, mogą przejść do etapu Rozwój, rozliczanego w modelu Płatność za użycie, bez prowizji od sprzedaży. Nie ma sprzedaży, nie ma prowizji. Abanro nie kupuje towaru i nie gwarantuje sprzedaży ani zamówień, a importerem jest Twoja marka, wskazany przez nią importer w USA lub, w kwalifikujących się przypadkach, Abanro. Pozostałe usługi z opublikowanymi cenami początkowymi znajdziesz w cenniku.

Ten poradnik ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani celnej. Wymogi zależą od Twojego produktu, kraju pochodzenia i struktury i mogą się zmieniać, więc potwierdź je z wykwalifikowanymi doradcami i w oficjalnych źródłach podanych powyżej.