Cách viết email chào hàng gửi nhà nhập khẩu để nhận được phản hồi

Tìm đúng nhà nhập khẩu

Một danh sách tốt quan trọng hơn một email hay. Hãy viết cho các công ty đã mua loại hàng bạn bán, tại những thị trường bạn có thể phục vụ. Các nguồn phổ biến:

• Danh sách đơn vị trưng bày và khách tham quan hội chợ thương mại trong ngành của bạn.
• Danh bạ thương mại và danh sách hội viên hiệp hội tại thị trường mục tiêu.
• Dịch vụ dữ liệu nhập khẩu cho biết công ty nào nhập khẩu sản phẩm của bạn theo mã HS.
• Cơ quan xúc tiến thương mại hoặc đại sứ quán của bạn, nơi thường công bố danh sách người mua hoặc tổ chức gặp gỡ người mua.
• Website công ty và LinkedIn, để tìm người phụ trách mua ngành hàng của bạn. Tránh các địa chỉ chung như info@ khi có thể.

Ghi lại lý do mỗi công ty phù hợp: họ nhập khẩu hạt điều từ Việt Nam, họ cung cấp cho các tiệm bánh ở Đức, họ từng trưng bày tại SIAL. Ghi chú đó sẽ trở thành dòng đầu tiên trong email của bạn.

Thiết lập hộp thư trước

• Gửi từ tên miền công ty, không dùng địa chỉ email miễn phí.
• Thiết lập SPF, DKIM và DMARC cho tên miền. Trang trợ giúp của nhà cung cấp email sẽ hướng dẫn cách làm; chỉ mất khoảng một buổi chiều.
• Dùng tên người thật làm người gửi, kèm chữ ký có tên công ty, website và số điện thoại hoặc WhatsApp.
• Nếu định gửi nhiều, hãy chia ra vài hộp thư của đồng nghiệp thay vì dồn tất cả qua một hộp thư.
• Bắt đầu chậm và tăng dần khối lượng trong vài tuần.

Điều nhà nhập khẩu tìm kiếm trong email đầu tiên

Khi đọc email của bạn, nhà nhập khẩu tự hỏi: email này có liên quan không, nhà cung cấp này có đáng tin không, và có đáng để trả lời không? Hãy trả lời những câu đó trong vài dòng:

• Sản phẩm, thật chính xác. "Nhân hạt điều W320 và W240", không phải "các loại hạt chất lượng cao".
• Xuất xứ và bạn là ai. Nhà sản xuất, nhà chế biến hay nhà thương mại, và bạn gửi hàng từ đâu.
• Vì sao là họ. Một câu cho thấy bạn hiểu công việc kinh doanh của họ.
• Bằng chứng. Chứng nhận có giá trị tại thị trường của họ, các thị trường bạn đang xuất hàng, năng lực sản xuất.
• Một bước tiếp theo. Một câu hỏi họ có thể trả lời trong một dòng.

Dòng tiêu đề

Đơn giản và cụ thể tốt hơn khéo léo. Người mua cần biết email nói về điều gì trước khi mở.

• Nhân hạt điều W320 từ Việt Nam cho [công ty]
• Nhà cung cấp [sản phẩm]: [chứng nhận], [xuất xứ]
• Câu hỏi về nguồn cung [sản phẩm] của quý công ty cho [mùa vụ]
• Tiếp theo buổi gặp tại [hội chợ]

Tránh chữ in hoa, dấu chấm than và những từ như "ưu đãi" hay "giá tốt nhất" trong tiêu đề; cả người đọc lẫn bộ lọc đều coi đó là thư rác.

Email đầu tiên

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Lịch liên hệ lại và mẫu email

Nhiều phản hồi đến sau email liên hệ lại chứ không phải sau email đầu tiên. Hãy gửi email liên hệ lại trong cùng chuỗi thư để người mua thấy bối cảnh, và mỗi lần bổ sung một điều mới.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Dừng chuỗi email với bất kỳ ai đã trả lời, yêu cầu bạn dừng lại, hoặc có địa chỉ bị trả lại.

Những điều nên tránh

• Tệp đính kèm trong email đầu tiên. Chúng làm tăng điểm thư rác và nhiều người mua không mở tệp từ người lạ. Hãy gửi đường link.
• "Kính gửi Ông/Bà". Hãy tìm tên người nhận. Nếu không tìm được, hãy viết theo chức danh: "Xin chào, tôi viết thư này gửi người phụ trách mua trái cây sấy tại [công ty]".
• Nhiều người nhận trong một email. Mỗi người mua nên nhận email riêng.
• Lịch sử công ty dài dòng. Một dòng giới thiệu bạn là ai là đủ.
• Nhiều câu hỏi cùng lúc. Chỉ hỏi một câu.

Quy định và sự đồng ý

Quy định về email thương mại không được yêu cầu khác nhau giữa các quốc gia. Một số nước cho phép tiếp cận giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp nếu bạn nêu rõ danh tính và giúp người nhận dễ dàng từ chối nhận thư; những nước khác, đặc biệt là một số nơi ở châu Âu và Canada, đặt điều kiện chặt chẽ hơn về sự đồng ý. Hãy kiểm tra quy định của các quốc gia bạn gửi thư đến, ghi đầy đủ thông tin công ty và ngừng gửi cho bất kỳ ai yêu cầu. Hướng dẫn này không phải là tư vấn pháp lý.

Đo lường hiệu quả

Hãy theo dõi số phản hồi, không phải số lượt mở: theo dõi lượt mở không đáng tin cậy vì nhiều ứng dụng email chặn hoặc tải trước hình ảnh. Với mỗi danh sách hoặc thị trường, ghi lại số email đã gửi thành công, số người mua trả lời và số người hỏi giá hoặc xin mẫu. Mỗi lần chỉ thay đổi một yếu tố, như tiêu đề, dòng đầu tiên hoặc lời đề nghị, rồi so sánh.

Thực hiện trong Abanro