WhatsApp cho bán hàng xuất khẩu: mẫu tin nhắn, sự đồng ý và liên hệ lại

Vì sao WhatsApp quan trọng trong bán hàng xuất khẩu

Ở phần lớn Trung Đông, Nam Á, châu Phi, Mỹ Latinh và Nam Âu, người mua trả lời WhatsApp nhanh hơn email, và nhiều người thích dùng nó cho giao dịch hằng ngày. Tin nhắn WhatsApp cũng khó bị bỏ sót hơn một email trong hộp thư đầy ắp.

Đó cũng chính là rủi ro. WhatsApp mang tính cá nhân, người mua có thể chặn hoặc báo cáo bạn chỉ bằng một lần chạm, và WhatsApp theo dõi cách mọi người phản ứng với tin nhắn doanh nghiệp. Các quy tắc dưới đây bảo vệ số điện thoại của bạn cũng như uy tín của bạn.

Ứng dụng WhatsApp Business hay WhatsApp Business Platform?

Nhiều nhà xuất khẩu dùng cả hai: ứng dụng cho trò chuyện trực tiếp, và một số riêng trên Business Platform cho chiến dịch và chuỗi liên hệ lại.

Xin sự đồng ý

Chính sách doanh nghiệp của WhatsApp yêu cầu bạn có sự đồng ý của người mua trước khi nhắn tin cho họ từ Business Platform, và tôn trọng yêu cầu dừng nhận tin. Việc xin đồng ý không cần phức tạp:

• Tại hội chợ thương mại: "Tôi có thể gửi bảng giá cho bạn qua WhatsApp không?" và ghi chú lại rằng họ đã đồng ý.
• Trên website hoặc biểu mẫu hỏi hàng: một ô đánh dấu để nhận cập nhật qua WhatsApp.
• Qua email: hỏi xem WhatsApp có phù hợp với họ không trước khi chuyển kênh.

Hãy lưu lại ai đã đồng ý và ai đã yêu cầu dừng, và đừng thêm số điện thoại lấy từ danh bạ doanh nghiệp hoặc danh sách thu thập tự động vào chiến dịch WhatsApp.

Mẫu tin nhắn và khung 24 giờ

Trên Business Platform, cuộc trò chuyện do bạn bắt đầu phải dùng một mẫu tin nhắn (message template) đã được Meta duyệt. Mỗi mẫu có một danh mục (marketing, tiện ích hoặc xác thực) quyết định cách mẫu được xét duyệt và tính phí. Tin nhắn đầu tiên gửi người mua mới, hoặc tin liên hệ lại về sản phẩm của bạn, thường thuộc danh mục marketing.

Khi người mua nhắn tin cho bạn, một khung chăm sóc khách hàng 24 giờ được mở. Trong khung này, bạn có thể trả lời tự do mà không cần mẫu. Sau 24 giờ không có tin nhắn nào từ người mua, bạn lại phải dùng mẫu.

Viết mẫu tin nhắn để được duyệt

• Nói rõ bạn là ai. Tên công ty ở dòng đầu tiên.
• Dùng biến có ngữ cảnh. "Hi {{1}}, we met at Gulfood". Không bao giờ dùng mẫu mà phần lớn là biến.
• Chọn danh mục khớp với nội dung. Nội dung quảng cáo trong mẫu tiện ích là lý do bị từ chối thường gặp.
• Thêm nút giúp trả lời dễ dàng. Các nút trả lời nhanh như "Send price list" hoặc "Not now" nhận được nhiều phản hồi hơn một câu hỏi mở.
• Viết ngắn gọn. Hai hoặc ba câu và một đường link.

Hi {{1}}, this is [Name] from [Company]. Thank you for visiting our stand at [Show]. Here is our [season] range with specifications and packing: [link]

Would you like a price for your port?

[Quick reply: Yes, send a price] [Quick reply: Not now]

Hi {{1}}, [Name] from [Company] again. [New crop / stock] of [product] is available from [month]. Shall I reserve samples for you?

[Quick reply: Send samples] [Quick reply: Stop messages]

Lựa chọn dừng nhận tin là cách làm tốt và giúp giảm số lần bị chặn: người mua có thể lịch sự nói "stop" thì không cần báo cáo bạn.

Nhịp độ liên hệ lại

WhatsApp tạo cảm giác tức thời hơn email, vì vậy hãy giãn khoảng cách giữa các tin nhắn nhiều hơn và gửi ít tin hơn:

• Tin nhắn 1: giới thiệu hoặc cảm ơn, kèm link phiếu sản phẩm của bạn.
• Tin nhắn 2, khoảng 3 đến 5 ngày sau: một thông tin mới và một câu hỏi trả lời nhanh.
• Tin nhắn 3, khoảng 10 ngày sau: một tin nhắn cuối cùng, thân thiện.

Gửi trong giờ làm việc của người mua, không phải lúc 3 giờ sáng theo giờ của họ, và lưu ý ngày nghỉ cuối tuần khác nhau: ở một số nước vùng Vịnh, cuối tuần là thứ Sáu và thứ Bảy hoặc thứ Bảy và Chủ nhật. Dừng chuỗi tin ngay khi người mua trả lời, và tiếp tục trò chuyện bằng tay.

Bảo vệ số điện thoại của bạn

Meta giới hạn số cuộc trò chuyện mới một doanh nghiệp có thể bắt đầu mỗi ngày, bắt đầu ở mức thấp với số mới và nâng dần giới hạn khi bạn gửi những tin nhắn được người nhận tương tác. Meta cũng theo dõi điểm chất lượng dựa trên phản ứng của người nhận, kể cả việc chặn và báo cáo. Để duy trì uy tín tốt:

• Chỉ nhắn tin cho người mua đang chờ tin từ bạn.
• Bắt đầu một số mới với lượng tin nhỏ mỗi ngày.
• Giữ mẫu tin nhắn phù hợp với người mua, không gửi tràn lan chung chung.
• Giúp việc dừng nhận tin thật dễ dàng, và tôn trọng yêu cầu đó.
• Theo dõi tỷ lệ đã gửi đến, đã đọc và trả lời; các con số giảm là dấu hiệu cảnh báo sớm.

Chi phí

Meta tính phí tin nhắn mẫu gửi qua Business Platform. Giá phụ thuộc vào danh mục mẫu và quốc gia của người nhận, và Meta thỉnh thoảng thay đổi giá, vì vậy hãy xem mức giá hiện hành của Meta cho các thị trường bạn bán hàng. Tin trả lời trong khung 24 giờ thường không bị tính phí. Phần mềm bạn dùng thêm, như Abanro, được tính phí riêng.

Thực hiện trong Abanro