Cách nhập khẩu thực phẩm vào Mỹ: giải thích về FDA, hải quan, FSVP và thuế
Cập nhật
Để nhập khẩu thực phẩm vào Mỹ, hai hệ thống riêng biệt phải cùng chấp thuận: FDA, cơ quan quan tâm đến thực phẩm, và Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP), cơ quan quan tâm đến lô hàng. Hướng dẫn này đi qua từng bước theo đúng thứ tự diễn ra, ai chịu trách nhiệm, và những lô hàng đầu tiên thường gặp trục trặc ở đâu.
Hướng dẫn này nói về cơ chế của một lô thực phẩm nhập khẩu: các hồ sơ, vai trò và bước kiểm tra giữa nhà máy của bạn và một lô hàng đã được giải phóng tại Mỹ. Nếu bạn vẫn đang cân nhắc có nên và nên gia nhập thị trường Mỹ như thế nào, hãy bắt đầu với cách bán sản phẩm thực phẩm tại Mỹ, bài viết về người mua, kênh bán và chiến lược. Hãy quay lại đây khi bạn sẵn sàng chuyển hàng.
Hai hệ thống: FDA và hải quan
Mọi lô thực phẩm nhập khẩu đều đi qua hai cửa cùng lúc.
- FDA kiểm tra thực phẩm có được phép nhập khẩu hợp pháp không: cơ sở sản xuất đã đăng ký, lô hàng đã được báo trước qua Prior Notice, một nhà nhập khẩu đã nhận trách nhiệm xác minh nhà cung cấp (FSVP), và nhãn tuân thủ quy định của Mỹ.
- CBP kiểm tra lô hàng với tư cách hàng hóa: ai là nhà nhập khẩu đứng tên, hàng là gì, đến từ đâu, trị giá bao nhiêu, và phải nộp thuế, phí gì.
Hai hệ thống này liên kết với nhau. Dữ liệu khai báo hải quan được chia sẻ với FDA, và FDA có thể giữ một lô hàng mà lẽ ra hải quan đã giải phóng. Qua được một cửa không có nghĩa là bạn đã qua cửa còn lại.
Một ngoại lệ cần lưu ý trước: FDA quản lý hầu hết thực phẩm đóng gói, cùng thức ăn cho thú cưng, nhưng thịt, gia cầm và một số sản phẩm trứng do Cơ quan An toàn và Kiểm tra Thực phẩm (FSIS) thuộc USDA quản lý, còn đồ uống có cồn do Cục Thuế và Thương mại Rượu và Thuốc lá (TTB) quản lý. Những sản phẩm đó tuân theo quy định nhập khẩu khác. Toàn bộ nội dung dưới đây giả định sản phẩm thuộc phạm vi quản lý của FDA.
Các bước nhập khẩu thực phẩm vào Mỹ, theo thứ tự
Một số bước chỉ làm một lần, trước lô hàng đầu tiên. Những bước khác lặp lại với mỗi lô hàng. Làm đúng thứ tự là phần lớn công việc.
- Trước khi sản xuất Chuẩn bị một lần Xác nhận cơ quan quản lý, đăng ký cơ sở, chỉ định đại diện tại Mỹ (U.S. Agent), kiểm tra nhãn.
- Trước khi đặt chỗ Phân công vai trò Chọn nhà nhập khẩu đứng tên và nhà nhập khẩu FSVP, và thu xếp bảo lãnh. Abanro lo thủ tục thông quan.
- Trước khi xếp hàng Nộp ISF Chỉ với hàng đường biển. Nộp trước khi hàng được xếp lên tàu ở nước ngoài.
- Trước khi hàng đến Nộp thông báo trước Báo cho FDA rằng thực phẩm đang đến, cho mọi lô hàng và mọi phương thức.
- Khi hàng đến Khai báo hải quan Nộp tờ khai, phát sinh thuế và phí, FDA xem xét dữ liệu tờ khai.
- Sau thông quan Giải phóng và giao hàng Hàng được giải phóng, lấy hàng và giao đến kho tại Mỹ.
1. Xác nhận cơ quan quản lý và nhóm sản phẩm
Xác nhận sản phẩm của bạn thuộc phạm vi quản lý của FDA, sau đó kiểm tra xem sản phẩm có thuộc nhóm có quy định bổ sung không. Ví dụ, thực phẩm đóng hộp có hàm lượng axit thấp và thực phẩm được axit hóa có thêm yêu cầu đăng ký và nộp hồ sơ quy trình với FDA, phải hoàn tất trước khi gửi hàng.
2. Đăng ký cơ sở và chỉ định đại diện tại Mỹ
Các cơ sở sản xuất, chế biến, đóng gói hoặc lưu giữ thực phẩm tiêu thụ tại Mỹ phải đăng ký với FDA, và cơ sở nước ngoài phải chỉ định một đại diện tại Mỹ (U.S. Agent). Đăng ký được gia hạn hai năm một lần, từ ngày 1 tháng 10 đến ngày 31 tháng 12 của mỗi năm chẵn (đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA). Nếu đăng ký đã hết hạn, hãy khắc phục trước khi lên kế hoạch gửi hàng.
3. Kiểm tra nhãn trước khi in
Thực phẩm bán tại Mỹ cần nhãn tiếng Anh với bảng Nutrition Facts theo định dạng Mỹ, danh sách thành phần, khai báo các chất gây dị ứng chính, khối lượng tịnh theo đơn vị Mỹ (có thể ghi thêm đơn vị mét), và tên cùng địa chỉ kinh doanh của nhà sản xuất, đơn vị đóng gói hoặc nhà phân phối (ghi nhãn thực phẩm theo FDA). Sửa lỗi nhãn trên bản thiết kế rẻ hơn nhiều so với trên một pallet đã vượt đại dương.
4. Xác định nhà nhập khẩu FSVP
Theo Chương trình xác minh nhà cung cấp nước ngoài (FSVP), nhà nhập khẩu FSVP phải xác minh rằng các nhà cung cấp nước ngoài của mình đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thực phẩm của Mỹ (quy định FSVP của FDA). Nhà nhập khẩu FSVP thường là chủ sở hữu hoặc người nhận hàng tại Mỹ vào thời điểm nhập khẩu. Nếu không có, phải chỉ định bằng văn bản một đại diện tại Mỹ của chủ sở hữu hoặc người nhận hàng nước ngoài. Nhà nhập khẩu FSVP phải được xác định khi khai báo nhập khẩu, kèm số DUNS. Nếu thương hiệu của bạn không có pháp nhân tại Mỹ, đây là một trong những quyết định then chốt, và bài gia nhập thị trường thực phẩm Mỹ khi không có công ty tại Mỹ giải thích các phương án.
5. Chọn nhà nhập khẩu đứng tên, đại lý hải quan và bảo lãnh
Mọi lô hàng nhập khẩu đều cần một nhà nhập khẩu đứng tên (importer of record, IOR), bên chịu trách nhiệm pháp lý về tờ khai hải quan, và chính tờ khai hải quan. Một công ty nước ngoài thường có thể tự làm IOR, thường thông qua một đại lý hải quan được cấp phép. Tờ khai chính thức cần bảo lãnh hải quan, loại một lần hoặc liên tục (xem thêm ở phần thuế bên dưới).
6. Nộp ISF cho hàng đường biển
Lô hàng đường biển cần Hồ sơ an ninh của nhà nhập khẩu (Importer Security Filing), thường gọi là ISF hoặc "10+2", nộp trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài. Hồ sơ này thường do đại lý hải quan hoặc công ty giao nhận nộp thay nhà nhập khẩu, nên dữ liệu (người bán, người mua, nhà sản xuất, xuất xứ, mã số thuế quan và các thông tin khác) phải sẵn sàng trước khi việc đặt chỗ container hoặc hàng lẻ LCL kết thúc. Hàng đường hàng không và chuyển phát nhanh không dùng ISF.
7. Nộp thông báo trước (Prior Notice)
FDA phải nhận được thông báo trước khi mỗi lô thực phẩm đến, với các lô hàng thương mại bằng mọi phương thức, kể cả chuyển phát nhanh và bưu điện (hướng dẫn về Prior Notice của FDA). Số xác nhận đi kèm lô hàng. Thông báo trước bị thiếu hoặc không chính xác là một trong những lý do dễ tránh nhất khiến thực phẩm bị giữ.
8. Nộp tờ khai hải quan, thuế và phí
Khi hàng đến, tờ khai được nộp cho CBP, dựa trên hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói (packing list), chứng từ vận tải và phân loại sản phẩm. Thuế và phí phát sinh, và FDA xem xét dữ liệu tờ khai.
9. FDA xem xét, có thể kiểm tra hoặc lấy mẫu
FDA có thể cho lô hàng đi tiếp, yêu cầu thêm thông tin, hoặc giữ lại để kiểm tra hoặc lấy mẫu. Một số sản phẩm và xuất xứ bị xem xét kỹ hơn những loại khác.
10. Giải phóng và giao hàng
Khi cả CBP và FDA giải phóng lô hàng, hàng có thể được lấy và giao đi. Hãy lên kế hoạch trước cho chặng này: một kho đã biết trước lịch giao, có phiếu đóng gói của bạn và có thể nhận hàng và kiểm tra sẽ giúp tiết kiệm thời gian và phí lưu kho tại cảng hoặc bến bãi.
Ai làm bước nào, và khi nào
Phần lớn nhà nhập khẩu lần đầu mất thời gian vì không ai phụ trách một bước nào đó. Hãy dùng bảng này để phân công từng dòng trước khi đặt vận chuyển.
| Bước | Thường do ai chịu trách nhiệm | Khi nào |
|---|---|---|
| Xác nhận cơ quan quản lý và nhóm sản phẩm | Thương hiệu hoặc nhà xuất khẩu | Trước khi phát triển sản phẩm hoặc lập kế hoạch xuất khẩu |
| Đăng ký cơ sở và đại diện tại Mỹ | Chủ cơ sở, cùng đại diện tại Mỹ do họ chỉ định | Trước khi gửi hàng, gia hạn hai năm một lần |
| Tuân thủ quy định về nhãn | Thương hiệu hoặc nhà xuất khẩu | Trước khi in bao bì |
| Xác minh FSVP | Nhà nhập khẩu FSVP (chủ sở hữu hoặc người nhận hàng tại Mỹ, hoặc đại diện tại Mỹ được chỉ định) | Trước khi nhập khẩu, được xác định ở mỗi lần khai báo |
| Nhà nhập khẩu đứng tên và bảo lãnh | IOR, thường thông qua đại lý hải quan của họ | Trước khi lô hàng đến |
| ISF (chỉ đường biển) | Nhà nhập khẩu, thường thông qua đại lý hải quan hoặc công ty giao nhận | Trước khi xếp hàng tại cảng nước ngoài |
| Thông báo trước | Thường là đại lý hải quan hoặc công ty giao nhận, với dữ liệu từ nhà xuất khẩu | Trước khi hàng đến, mỗi lô hàng |
| Tờ khai hải quan, thuế và phí | IOR, do đại lý hải quan được cấp phép của họ nộp | Khi hàng đến |
| Phản hồi khi FDA giữ hàng | Nhà nhập khẩu và đại lý hải quan, với chứng từ từ nhà xuất khẩu | Ngay khi có lệnh giữ hàng |
| Lấy hàng và giao hàng | Công ty giao nhận, đơn vị vận tải đường bộ hoặc đối tác vận hành tại Mỹ | Sau khi giải phóng hàng |
Abanro lo thủ tục thông quan cho bạn, trong cùng lô hàng. Chúng tôi có thể nhận hàng tại cơ sở của mình ở Quận Cam (Orange County), California, gần cảng Los Angeles và Long Beach, và bạn, nhà nhập khẩu được chỉ định tại Mỹ của bạn hoặc, trong các trường hợp đủ điều kiện, Abanro đóng vai trò nhà nhập khẩu đứng tên.
Thuế, phí và bảo lãnh hải quan
Số tiền bạn phải trả tại biên giới phụ thuộc vào ba yếu tố.
- Phân loại. Mỗi sản phẩm có một mã phân loại trong Biểu thuế hài hòa của Hoa Kỳ (HTSUS). Mã phân loại quyết định thuế suất cơ bản, nên mã sai đồng nghĩa với chi phí về đến kho sai, và có thể gây rắc rối về sau.
- Xuất xứ. Cùng một sản phẩm có thể chịu mức thuế khác nhau tùy nơi sản xuất. Các khoản thuế bổ sung có thể áp dụng cho một số xuất xứ và sản phẩm, và chúng thay đổi, nên hãy kiểm tra thuế suất hiện hành cho đúng sản phẩm của bạn trước khi báo giá cho người mua tại Mỹ.
- Phí. Phí xử lý hàng hóa (merchandise processing fee) áp dụng cho các tờ khai. Phí của đại lý hải quan và mọi khoản phí cảng hoặc bến bãi được tính thêm.
Tờ khai chính thức hay không chính thức. Lô hàng thương mại trị giá trên $2,500 thường phải khai báo chính thức (formal entry), và cần bảo lãnh hải quan. Bảo lãnh một lần áp dụng cho một lô hàng; bảo lãnh liên tục áp dụng cho mọi tờ khai trong một khoảng thời gian và thường hợp lý khi bạn nhập khẩu thường xuyên. Lô hàng trị giá từ $2,500 trở xuống thường có thể khai báo không chính thức (informal entry). Dù theo cách nào, các yêu cầu của FDA vẫn áp dụng đầy đủ.
Hãy coi thuế suất là một yếu tố biến động, không phải con số cố định. Xác nhận thuế suất cho đúng sản phẩm, mã phân loại và xuất xứ trước mỗi bảng giá bạn gửi cho người mua tại Mỹ. Bài chi phí thử nghiệm một sản phẩm thực phẩm tại Mỹ cho thấy thuế nằm ở đâu trong các chi phí khác của lô hàng đầu tiên.
Vì sao lô hàng thực phẩm bị giữ
Bị giữ không phải là phán quyết cuối cùng. Điều đó có nghĩa là FDA hoặc CBP muốn xem xét kỹ hơn trước khi hàng được đi tiếp. Phần lớn trường hợp lô thực phẩm đầu tiên bị giữ bắt nguồn từ một số nguyên nhân sau.
- Vấn đề về thông báo trước: thiếu, nộp trễ, hoặc có thông tin không khớp với lô hàng.
- Đăng ký cơ sở: cơ sở sản xuất chưa đăng ký, hoặc chưa gia hạn đăng ký.
- Chưa xác định nhà nhập khẩu FSVP: không có nhà nhập khẩu FSVP khi khai báo, hoặc thiếu thông tin như số DUNS.
- Vấn đề về nhãn: không có bảng Nutrition Facts theo định dạng Mỹ, không khai báo chất gây dị ứng chính, thiếu tiếng Anh, hoặc khối lượng tịnh không có đơn vị Mỹ.
- Chứng từ không khớp: hóa đơn, phiếu đóng gói, ISF và thông báo trước mô tả hàng hóa khác nhau.
- Sản phẩm hoặc xuất xứ bị xem xét kỹ hơn: một số loại thực phẩm và xuất xứ bị kiểm tra hoặc lấy mẫu thường xuyên hơn.
- Thiếu hồ sơ theo nhóm hàng: ví dụ, hồ sơ quy trình bắt buộc cho thực phẩm đóng hộp có hàm lượng axit thấp hoặc thực phẩm được axit hóa.
- Được đi tiếp
- Không cần xem xét thêm
- Hải quan có thể giải phóng hàng
- Hàng được chuyển đi giao
- Bị giữ để xem xét
- Kiểm tra, lấy mẫu hoặc yêu cầu thêm thông tin
- Phản hồi nhanh với chứng từ đầy đủ
- Phí lưu kho vẫn tiếp tục phát sinh
- Bị từ chối nhập khẩu
- Vấn đề không thể giải quyết
- Hàng không thể nhập khẩu theo hiện trạng
- Các lựa chọn bị thu hẹp đáng kể
Nếu lô hàng đã bị kẹt, tốc độ là yếu tố quan trọng. Dịch vụ Cứu hộ lô hàng hỗ trợ khi một lô hàng đi Mỹ bị giữ, bị từ chối hoặc bị kẹt. Dịch vụ không thể đảm bảo hàng được giải phóng, nhưng một câu trả lời rõ ràng, đầy đủ mang lại cho bạn cơ hội tốt nhất.
Thay đổi với lô hàng nhỏ
Trong nhiều năm, nhiều nhà xuất khẩu gửi hàng mẫu và đơn hàng thử nhỏ dưới dạng bưu kiện giá trị thấp và kỳ vọng được miễn thuế. Cách đó không còn hiệu quả. Chế độ miễn thuế de minimis của Mỹ cho lô hàng giá trị thấp đã bị tạm ngừng với mọi quốc gia từ ngày 29 tháng 8 năm 2025, CBP đã kéo dài việc tạm ngừng này vô thời hạn vào năm 2026, và theo luật, chế độ này sẽ chấm dứt vào ngày 1 tháng 7 năm 2027. Trên thực tế, lô hàng nhỏ nói chung không còn được miễn thuế chỉ vì có giá trị thấp.
Có hai điều không thay đổi. Lô thực phẩm nhỏ vẫn cần thông báo trước, kể cả khi gửi qua chuyển phát nhanh và bưu điện. Và chúng vẫn cần tờ khai hải quan, với thuế phải nộp theo HTSUS. Nếu bước đầu tiên của bạn là vài thùng hàng thay vì một container, hãy đọc cách gửi 100 sản phẩm đầu tiên sang Mỹ mà không cần container để so sánh chuyển phát nhanh, hàng không và hàng lẻ LCL.
Ví dụ: pallet mứt đầu tiên
Hãy hình dung một nhà sản xuất mứt gia đình ngoài nước Mỹ gửi pallet hàng hỗn hợp đầu tiên bằng đường biển hàng lẻ LCL đến một kho ở California. Họ không có công ty tại Mỹ.
Trước khi sản xuất: họ xác nhận mứt thuộc phạm vi quản lý của FDA, kiểm tra đăng ký cơ sở còn hiệu lực, và chỉ định một đại diện tại Mỹ. Họ thiết kế lại nhãn mặt sau với bảng Nutrition Facts theo chuẩn Mỹ, khai báo chất gây dị ứng, đơn vị ounce bên cạnh gram, và tên cùng địa chỉ nhà sản xuất.
Trước khi đặt chỗ: họ quyết định tự đóng vai trò nhà nhập khẩu đứng tên thông qua một đại lý hải quan, thu xếp bảo lãnh một lần vì trị giá pallet đòi hỏi tờ khai chính thức, và chỉ định bằng văn bản một đại diện tại Mỹ đóng vai trò nhà nhập khẩu FSVP.
Trước khi xếp hàng: công ty giao nhận nộp ISF với dữ liệu do nhà sản xuất cung cấp. Trước khi hàng đến: thông báo trước được nộp và số xác nhận được chia sẻ cho mọi bên liên quan.
Khi hàng đến: đại lý hải quan nộp tờ khai, thuế và phí được nộp theo thuế suất ứng với mã phân loại và xuất xứ của mứt, và FDA xem xét tờ khai. Sau khi được giải phóng, pallet được chở bằng xe tải đến kho, nhận hàng đối chiếu với phiếu đóng gói và lưu kho cho đến khi có đơn hàng từ người mua.
Không có gì đặc biệt trong ví dụ này. Sự khác biệt giữa một lô nhập khẩu đầu tiên suôn sẻ và một lô bị giữ thường nằm ở việc mỗi bước đã có người phụ trách trước khi hàng rời nhà máy hay chưa.
Những sai lầm thường gặp
- In bao bì trước khi kiểm tra nhãn. Dán nhãn lại sau khi hàng đến rất mất thời gian và, với các vấn đề tuân thủ bị FDA phát hiện, không phải lúc nào cũng làm được.
- Cho rằng đại lý hải quan lo FSVP. Nộp tờ khai và xác minh nhà cung cấp là hai trách nhiệm khác nhau. Hãy đảm bảo có người đã nhận vai trò FSVP bằng văn bản.
- Để đăng ký hết hạn. Bỏ lỡ việc gia hạn vào một năm chẵn có thể làm dừng các lô hàng đã được lên kế hoạch từ nhiều tháng trước.
- Định giá theo thuế suất năm ngoái. Các khoản thuế bổ sung thay đổi. Hãy kiểm tra trước mỗi bảng giá.
- Gửi hàng mẫu dưới dạng quà tặng hoặc bưu kiện giá trị thấp. Hàng mẫu thương mại vẫn cần thông báo trước, và de minimis không còn là lối tắt.
- Không có kế hoạch sau khi giải phóng hàng. Hàng nằm ở bến bãi sẽ phát sinh phí. Hãy đặt lịch giao hàng và lưu kho trước khi tàu đến.
- Chứng từ không khớp. Cùng một sản phẩm được mô tả theo ba cách trên hóa đơn, ISF và thông báo trước sẽ dẫn đến câu hỏi.
Lên kế hoạch cho lô thực phẩm nhập khẩu đầu tiên
Trước khi đặt vận chuyển, hãy ghi rõ người phụ trách từng bước trong bảng trên: ai đăng ký, ai kiểm tra nhãn, ai là nhà nhập khẩu đứng tên, ai là nhà nhập khẩu FSVP, ai nộp ISF và thông báo trước, và hàng đi đâu sau khi được giải phóng. Nếu có dòng nào còn trống, đó là nơi lô hàng của bạn dễ bị dừng lại nhất.
Abanro làm việc với người bán quốc tế đúng ở khâu chuyển giao này. Abanro lo thủ tục thông quan cho bạn, trong cùng lô hàng. Sau đó, chúng tôi nhận hàng, lưu kho và chuẩn bị thực phẩm tại cơ sở ở California qua dịch vụ chuẩn bị hàng thực phẩm, bao gồm dán nhãn thùng và mã vạch cho chặng tiếp theo. Các công việc chuyên môn về quy định, như đăng ký cơ sở, dịch vụ đại diện tại Mỹ và FSVP, do các bên thứ ba chuyên trách thực hiện, và chúng tôi có thể giúp bạn xác định những gì bạn cần.
Cho chúng tôi biết bạn gửi hàng gì, từ đâu và bằng phương thức nào.
Nhận báo giá thông quan tại MỹHướng dẫn này là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn về quy định. Yêu cầu phụ thuộc vào sản phẩm, xuất xứ và lô hàng của bạn, và thuế hải quan, thuế và phí của cơ quan nhà nước được thanh toán theo chi phí thực tế. Thương hiệu, nhà nhập khẩu được chỉ định tại Mỹ hoặc, trong các trường hợp đủ điều kiện, Abanro đóng vai trò nhà nhập khẩu đứng tên, và Abanro không đảm bảo việc thông quan hay giải phóng hàng.