درآمد کنندگان کو ایسی کولڈ ای میلز کیسے لکھیں جن کا جواب آئے

صحیح درآمد کنندگان کی تلاش

اچھی فہرست اچھی ای میل سے زیادہ اہم ہے۔ ان کمپنیوں کو لکھیں جو پہلے سے وہی خریدتی ہیں جو آپ بیچتے ہیں، اور ان مارکیٹوں میں جہاں آپ سپلائی کر سکتے ہیں۔ عام ذرائع:

• اپنے شعبے کی نمائشوں کی نمائش کنندگان اور وزیٹرز کی فہرستیں۔
• اپنی ہدف مارکیٹوں میں تجارتی ڈائریکٹریز اور ایسوسی ایشنز کے اراکین کی فہرستیں۔
• درآمدی ڈیٹا سروسز جو دکھاتی ہیں کہ کون سی کمپنیاں آپ کی پروڈکٹ اس کے HS کوڈ کے تحت درآمد کرتی ہیں۔
• آپ کا ٹریڈ پروموشن ادارہ یا سفارت خانہ، جو اکثر خریداروں کی فہرستیں شائع کرتے ہیں یا خریداروں سے ملاقاتوں کا انتظام کرتے ہیں۔
• کمپنیوں کی ویب سائٹس اور LinkedIn، اس شخص کو تلاش کرنے کے لیے جو آپ کی کیٹیگری خریدتا ہے۔ جہاں ممکن ہو عام info@ ایڈریسز سے بچیں۔

ہر کمپنی کے لیے نوٹ کریں کہ وہ کیوں موزوں ہے: وہ ویتنام سے کاجو درآمد کرتی ہے، جرمنی میں بیکریوں کو سپلائی کرتی ہے، اس نے SIAL میں نمائش کی تھی۔ یہی نوٹ آپ کی ای میل کی پہلی لائن بنتا ہے۔

پہلے اپنا میل باکس تیار کریں

• اپنی کمپنی کے ڈومین سے بھیجیں، مفت ایڈریس سے نہیں۔
• ڈومین کے لیے SPF، DKIM اور DMARC سیٹ کریں۔ آپ کے ای میل فراہم کنندہ کے ہیلپ پیجز میں طریقہ بتایا گیا ہے؛ اس میں ایک سہ پہر لگتی ہے۔
• بھیجنے والے کے طور پر کسی حقیقی شخص کا نام استعمال کریں، اور دستخط میں اپنی کمپنی، ویب سائٹ اور فون یا WhatsApp دیں۔
• اگر آپ زیادہ ای میلز بھیجنا چاہتے ہیں تو سب کچھ ایک میل باکس سے بھیجنے کے بجائے چند ساتھیوں کے میل باکسز میں تقسیم کریں۔
• آہستہ شروع کریں اور کئی ہفتوں میں تعداد بڑھائیں۔

درآمد کنندگان پہلی ای میل میں کیا دیکھتے ہیں

آپ کی ای میل پڑھنے والا درآمد کنندہ یہ سوچتا ہے: کیا یہ متعلقہ ہے، کیا یہ سپلائر قابلِ اعتماد ہے، اور کیا جواب دینا فائدہ مند ہے؟ ان سوالات کا جواب چند لائنوں میں دیں:

• پروڈکٹ، بالکل واضح۔ "کاجو گری W320 اور W240"، نہ کہ "اعلیٰ معیار کے میوے"۔
• اصل ملک اور آپ کون ہیں۔ پروڈیوسر، پروسیسر یا ٹریڈر، اور آپ کہاں سے شپمنٹ بھیجتے ہیں۔
• انہیں ہی کیوں۔ ایک جملہ جو دکھائے کہ آپ ان کے کاروبار کو جانتے ہیں۔
• ثبوت۔ وہ سرٹیفیکیشنز جو ان کی مارکیٹ میں اہم ہیں، وہ مارکیٹیں جہاں آپ پہلے سے بھیجتے ہیں، اور گنجائش۔
• ایک اگلا قدم۔ ایسا سوال جس کا جواب وہ ایک لائن میں دے سکیں۔

سبجیکٹ لائنز

سادہ اور واضح سبجیکٹ چالاکی والے سبجیکٹ سے بہتر ہے۔ خریدار کو ای میل کھولنے سے پہلے معلوم ہونا چاہیے کہ یہ کس بارے میں ہے۔

• [کمپنی] کے لیے ویتنام سے کاجو گری W320
• [پروڈکٹ] سپلائر: [سرٹیفیکیشن]، [اصل ملک]
• [سیزن] کے لیے آپ کی [پروڈکٹ] کی خریداری کے بارے میں سوال
• [نمائش] میں ہماری ملاقات کے سلسلے میں

سبجیکٹ میں بڑے حروف (کیپیٹل لیٹرز)، فجائیہ نشانات اور "آفر" یا "بہترین قیمت" جیسے الفاظ سے بچیں؛ یہ لوگوں اور فلٹرز دونوں کو اسپام لگتے ہیں۔

پہلی ای میل

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

فالو اپ کا شیڈول اور ٹیمپلیٹس

بہت سے جوابات پہلی ای میل کے بجائے فالو اپ کے بعد آتے ہیں۔ فالو اپس اسی تھریڈ میں بھیجیں تاکہ خریدار سیاق و سباق دیکھ سکے، اور ہر بار کوئی نئی بات شامل کریں۔

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

جو بھی جواب دے، رکنے کو کہے، یا جس کا ایڈریس باؤنس ہو، اس کے لیے سلسلہ روک دیں۔

کن باتوں سے بچیں

• پہلی ای میل میں اٹیچمنٹس۔ ان سے اسپام اسکور بڑھتا ہے اور بہت سے خریدار اجنبیوں کی فائلیں نہیں کھولتے۔ لنک بھیجیں۔
• "Dear Sir/Madam"۔ نام تلاش کریں۔ اگر نہ ملے تو عہدے کو لکھیں: "Hi, I'm writing to whoever buys dried fruit at [Company]"۔
• ایک ای میل میں بہت سے وصول کنندگان۔ ہر خریدار کو الگ ای میل ملنی چاہیے۔
• کمپنی کی لمبی تاریخ۔ آپ کون ہیں، اس بارے میں ایک لائن کافی ہے۔
• ایک ساتھ کئی سوالات۔ ایک سوال پوچھیں۔

قواعد اور رضامندی

بغیر درخواست کے کاروباری ای میل کے قواعد ہر ملک میں مختلف ہیں۔ کچھ ممالک کاروبار سے کاروبار رابطے کی اجازت دیتے ہیں اگر آپ اپنی شناخت کرائیں اور ان سبسکرائب کرنا آسان بنائیں؛ دوسرے، خاص طور پر یورپ کے کچھ حصوں اور کینیڈا میں، رضامندی کی سخت شرائط رکھتے ہیں۔ جن ممالک کو آپ لکھتے ہیں ان کے قواعد دیکھیں، اپنی کمپنی کی تفصیلات شامل کریں، اور جو بھی کہے اسے لکھنا بند کر دیں۔ یہ گائیڈ قانونی مشورہ نہیں ہے۔

کیا کارآمد ہے، اس کی پیمائش

ای میل کھلنے کے بجائے جوابات کو ٹریک کریں: اوپن ٹریکنگ قابلِ اعتماد نہیں کیونکہ بہت سی ای میل ایپس تصاویر کو بلاک یا پہلے سے لوڈ کر لیتی ہیں۔ ہر فہرست یا مارکیٹ کے لیے نوٹ کریں کہ کتنی ای میلز ڈیلیور ہوئیں، کتنے خریداروں نے جواب دیا، اور کتنوں نے قیمت یا سیمپل مانگا۔ ایک وقت میں ایک چیز بدلیں، جیسے سبجیکٹ، پہلی لائن یا پیشکش، اور موازنہ کریں۔

Abanro میں یہ کام