Jinsi ya kuandika barua pepe za kwanza kwa waagizaji zinazopata majibu
Imesasishwa
Waagizaji wengi hupokea barua pepe za wasambazaji kuliko wanavyoweza kusoma. Zinazojibiwa ni fupi, zinamlenga mnunuzi husika, na zinarahisisha kukubali hatua inayofuata. Hivi ndivyo mnavyoweza kuziandika, na kufuatilia bila kuwa kero.
Kuwapata waagizaji wanaofaa
Orodha nzuri ni muhimu kuliko barua pepe nzuri. Andikieni kampuni ambazo tayari zinanunua kile mnachouza, katika masoko mnayoweza kuhudumia. Vyanzo vya kawaida:
- Orodha za waonyeshaji na wageni wa maonyesho ya biashara ya sekta yenu.
- Saraka za biashara na orodha za wanachama wa vyama katika masoko mnayolenga.
- Huduma za takwimu za uagizaji zinazoonyesha ni kampuni zipi zinaagiza bidhaa yenu chini ya msimbo wake wa HS.
- Taasisi yenu ya kukuza biashara au ubalozi, ambazo mara nyingi huchapisha orodha za wanunuzi au huandaa mikutano na wanunuzi.
- Tovuti za kampuni na LinkedIn, ili kumpata mtu anayenunua kategoria yenu. Epukeni anwani za jumla za info@ inapowezekana.
Andikeni kwa kila kampuni kwa nini inafaa: inaagiza korosho kutoka Vietnam, inasambaza kwa mikate nchini Ujerumani, ilionyesha bidhaa katika SIAL. Dokezo hilo linakuwa mstari wa kwanza wa barua pepe yenu.
Andaeni sanduku lenu la barua pepe kwanza
- Tumeni kutoka kikoa (domain) cha kampuni yenu, si anwani ya bure.
- Wekeni SPF, DKIM na DMARC kwa kikoa hicho. Kurasa za msaada za mtoa huduma wenu wa barua pepe zinaeleza jinsi; inachukua mchana mmoja.
- Tumieni jina la mtu halisi kama mtumaji, pamoja na sahihi yenye jina la kampuni, tovuti na simu au WhatsApp.
- Ikiwa mnapanga kutuma nyingi, zigawanyeni kwenye masanduku ya barua pepe ya wenzenu wachache badala ya kupitisha zote kupitia moja.
- Anzeni polepole na ongezeni kiasi kwa wiki kadhaa.
Waagizaji wanatafuta nini katika barua pepe ya kwanza
Mwagizaji anayesoma barua pepe yenu anajiuliza: je, hii inanihusu, je, msambazaji huyu anaaminika, na je, inafaa kujibu? Jibuni maswali hayo kwa mistari michache:
- Bidhaa, kwa usahihi. "Korosho zilizobanguliwa W320 na W240", si "karanga za ubora wa juu".
- Asili na ninyi ni nani. Mzalishaji, msindikaji au mfanyabiashara, na mnasafirisha kutoka wapi.
- Kwa nini wao. Sentensi moja inayoonyesha kwamba mnaijua biashara yao.
- Ushahidi. Vyeti vyenye uzito katika soko lao, masoko mnayosafirishia tayari, uwezo wa uzalishaji.
- Hatua moja inayofuata. Swali wanaloweza kujibu kwa mstari mmoja.
Vichwa vya barua pepe
Kichwa rahisi na mahususi ni bora kuliko cha ujanja. Mnunuzi anapaswa kujua barua pepe inahusu nini kabla ya kuifungua.
- Korosho zilizobanguliwa W320 kutoka Vietnam kwa [Kampuni]
- Msambazaji wa [bidhaa]: [cheti], [asili]
- Swali kuhusu ununuzi wenu wa [bidhaa] kwa [msimu]
- Kufuatia mkutano wetu katika [maonyesho]
Epukeni herufi kubwa, alama za mshangao na maneno kama "ofa" au "bei bora" katika kichwa; yanaonekana kama spam kwa watu na kwa vichujio pia.
Barua pepe ya kwanza
Hi [First name], I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.] We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link] Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]? Best regards, [Name] [Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]
Ratiba ya ufuatiliaji na violezo
Majibu mengi huja baada ya ufuatiliaji badala ya barua pepe ya kwanza. Tumeni barua za ufuatiliaji katika mazungumzo yaleyale ili mnunuzi aone muktadha, na ongezeni jambo jipya kila mara.
| Hatua | Lini | Inaongeza nini |
|---|---|---|
| 1 | Siku 0 | Barua pepe ya kwanza |
| 2 | Siku 3 hadi 4 baadaye | Ukumbusho mfupi wenye jambo moja jipya |
| 3 | Takriban wiki moja baada ya hapo | Mtazamo tofauti: cheti, ofa ya sampuli, taarifa ya mavuno au msimu |
| 4 | Takriban wiki mbili baada ya hapo | Ujumbe wa mwisho wa heshima |
Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.
Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?
Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.
Simamisheni mfululizo kwa yeyote anayejibu, anayeomba muache, au ambaye anwani yake inarudisha barua.
Mambo ya kuepuka
- Viambatisho katika barua pepe ya kwanza. Vinaongeza alama za spam, na wanunuzi wengi hawafungui faili kutoka kwa watu wasiowajua. Tumeni kiungo.
- "Dear Sir/Madam". Tafuteni jina. Msipoweza, mwandikieni mwenye wadhifa: "Habari, ninamwandikia anayenunua matunda yaliyokaushwa katika [Kampuni]".
- Wapokeaji wengi katika barua pepe moja. Kila mnunuzi anapaswa kupata barua pepe yake mwenyewe.
- Historia ndefu za kampuni. Mstari mmoja kuhusu ninyi ni nani unatosha.
- Maswali kadhaa kwa wakati mmoja. Ulizeni moja.
Sheria na ridhaa
Sheria kuhusu barua pepe za kibiashara zisizoombwa hutofautiana kati ya nchi. Baadhi huruhusu mawasiliano kati ya biashara na biashara ikiwa mnajitambulisha na kurahisisha kujiondoa; nyingine, hasa katika sehemu za Ulaya na Kanada, huweka masharti makali zaidi kuhusu ridhaa. Kagueni sheria za nchi mnazoziandikia, wekeni taarifa za kampuni yenu, na acheni kumwandikia yeyote anayeomba hivyo. Mwongozo huu si ushauri wa kisheria.
Kupima kinachofanya kazi
Fuatilieni majibu, si ufunguaji: ufuatiliaji wa ufunguaji hauaminiki kwa sababu programu nyingi za barua pepe huzuia picha au huzipakia mapema. Kwa kila orodha au soko, andikeni ni barua pepe ngapi zilifika, wanunuzi wangapi walijibu, na wangapi waliomba bei au sampuli. Badilisheni jambo moja kwa wakati, kama kichwa, mstari wa kwanza au ofa, kisha linganisheni.
Kufanya hivi katika Abanro
Unganisheni akaunti zenu za Gmail au Google Workspace na Abanro, chagueni wanunuzi kwa lebo au nchi au bandikeni orodha ya anwani, na andikeni barua pepe yenu ya kwanza na za ufuatiliaji mara moja. Abanro huzituma katika mazungumzo yaleyale, ndani ya saa na saa za eneo mlizoweka, chini ya kiwango cha kila siku cha kila sanduku la barua pepe, na huondoa anwani zinazorudisha barua. Abanro haisomi sanduku lenu la barua zinazoingia, kwa hiyo mnunuzi anapojibu, simamisheni mfululizo kwa ajili yake kutoka kwenye matokeo. Zaidi kuhusu mfululizo wa barua pepe.