Como escrever e-mails de prospecção para importadores que geram respostas

Como encontrar os importadores certos

Uma boa lista importa mais que um bom e-mail. Escreva para empresas que já compram o que você vende, em mercados que você consegue atender. Fontes comuns:

• Listas de expositores e visitantes de feiras do seu setor.
• Diretórios comerciais e listas de associados nos seus mercados-alvo.
• Serviços de dados de importação que mostram quais empresas importam seu produto pelo código HS.
• Sua agência de promoção comercial ou embaixada, que muitas vezes publicam listas de compradores ou organizam rodadas de negócios.
• Sites das empresas e LinkedIn, para encontrar a pessoa que compra a sua categoria. Sempre que possível, evite endereços genéricos como info@.

Anote para cada empresa por que ela tem o perfil: importa castanha de caju do Vietnã, abastece padarias na Alemanha, expôs na SIAL. Essa anotação vira a primeira linha do seu e-mail.

Configure sua caixa de e-mail primeiro

• Envie a partir do domínio da sua empresa, não de um endereço gratuito.
• Configure SPF, DKIM e DMARC para o domínio. As páginas de ajuda do seu provedor de e-mail explicam como; leva uma tarde.
• Use o nome de uma pessoa real como remetente, com uma assinatura que traga empresa, site e telefone ou WhatsApp.
• Se você pretende enviar muito, distribua o volume entre as caixas de alguns colegas em vez de concentrar tudo em uma só.
• Comece devagar e aumente o volume ao longo de várias semanas.

O que os importadores procuram em um primeiro e-mail

Um importador que lê seu e-mail está se perguntando: isso é relevante, esse fornecedor é confiável e vale a pena responder? Responda a essas perguntas em poucas linhas:

• O produto, com precisão. "Castanha de caju W320 e W240", não "castanhas de alta qualidade".
• Origem e quem você é. Produtor, beneficiador ou trading, e de onde você embarca.
• Por que aquela empresa. Uma frase que mostre que você conhece o negócio dela.
• Provas. Certificações relevantes naquele mercado, mercados para os quais você já embarca, capacidade.
• Um próximo passo. Uma pergunta que possa ser respondida em uma linha.

Linhas de assunto

Simples e específico funciona melhor que criativo. O comprador deve saber do que se trata antes de abrir o e-mail.

• Castanha de caju W320 do Vietnã para [Empresa]
• Fornecedor de [produto]: [certificação], [origem]
• Pergunta sobre o fornecimento de [produto] para [safra]
• Sobre nossa reunião na [Feira]

Evite letras maiúsculas, pontos de exclamação e palavras como "oferta" ou "melhor preço" no assunto; elas parecem spam tanto para as pessoas quanto para os filtros.

O primeiro e-mail

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Cronograma e modelos de follow-up

Muitas respostas chegam depois de uma mensagem de follow-up, e não do primeiro e-mail. Envie as mensagens de follow-up na mesma conversa para que o comprador veja o contexto, e acrescente algo novo a cada vez.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Interrompa a sequência para quem responder, pedir para você parar ou tiver o endereço devolvido.

O que evitar

• Anexos no primeiro e-mail. Eles aumentam a pontuação de spam, e muitos compradores não abrem arquivos de desconhecidos. Envie um link.
• "Dear Sir/Madam" (Prezado(a) senhor(a)). Encontre um nome. Se não conseguir, escreva para a função: "Olá, escrevo para a pessoa responsável pela compra de frutas secas na [Empresa]".
• Muitos destinatários no mesmo e-mail. Cada comprador deve receber o próprio e-mail.
• Históricos longos da empresa. Uma linha sobre quem você é basta.
• Várias perguntas de uma vez. Faça uma.

Regras e consentimento

As regras sobre e-mails comerciais não solicitados variam entre países. Alguns permitem a prospecção entre empresas se você se identificar e facilitar o descadastro; outros, principalmente em partes da Europa e no Canadá, impõem condições mais rígidas de consentimento. Verifique as regras dos países para os quais você escreve, inclua os dados da sua empresa e pare de escrever para quem pedir. Este guia não é aconselhamento jurídico.

Como medir o que funciona

Acompanhe respostas, não aberturas: o rastreamento de abertura não é confiável porque muitos apps de e-mail bloqueiam ou pré-carregam imagens. Para cada lista ou mercado, anote quantos e-mails foram entregues, quantos compradores responderam e quantos pediram preço ou amostra. Mude uma coisa de cada vez, como o assunto, a primeira linha ou a oferta, e compare.

Como fazer isso na Abanro