Πώς να γράφετε πρώτα email σε εισαγωγείς που παίρνουν απάντηση

Πώς βρίσκετε τους κατάλληλους εισαγωγείς

Μια καλή λίστα μετράει περισσότερο από ένα καλό email. Γράψτε σε εταιρείες που ήδη αγοράζουν ό,τι πουλάτε, σε αγορές που μπορείτε να εξυπηρετήσετε. Συνήθεις πηγές:

• Λίστες εκθετών και επισκεπτών εμπορικών εκθέσεων του κλάδου σας.
• Εμπορικοί κατάλογοι και λίστες μελών ενώσεων στις αγορές-στόχους σας.
• Υπηρεσίες δεδομένων εισαγωγών που δείχνουν ποιες εταιρείες εισάγουν το προϊόν σας με τον κωδικό HS του.
• Ο φορέας προώθησης εξαγωγών ή η πρεσβεία σας, που συχνά δημοσιεύουν λίστες αγοραστών ή οργανώνουν συναντήσεις με αγοραστές.
• Ιστοσελίδες εταιρειών και LinkedIn, για να βρείτε το άτομο που αγοράζει την κατηγορία σας. Αποφεύγετε όσο μπορείτε τις γενικές διευθύνσεις info@.

Σημειώστε για κάθε εταιρεία γιατί ταιριάζει: εισάγει κάσιους από το Βιετνάμ, προμηθεύει αρτοποιεία στη Γερμανία, συμμετείχε ως εκθέτης στη SIAL. Αυτή η σημείωση γίνεται η πρώτη γραμμή του email σας.

Ρυθμίστε πρώτα το γραμματοκιβώτιό σας

• Στέλνετε από το domain της εταιρείας σας, όχι από δωρεάν διεύθυνση.
• Ρυθμίστε SPF, DKIM και DMARC για το domain. Οι σελίδες βοήθειας του παρόχου email σας εξηγούν πώς. Χρειάζεται ένα απόγευμα.
• Ως αποστολέα χρησιμοποιήστε το όνομα ενός πραγματικού προσώπου, με υπογραφή που περιλαμβάνει την εταιρεία, την ιστοσελίδα και τηλέφωνο ή WhatsApp.
• Αν σκοπεύετε να στέλνετε πολλά, μοιράστε τα σε γραμματοκιβώτια μερικών συναδέλφων αντί να τα περνάτε όλα από ένα.
• Ξεκινήστε αργά και αυξήστε τον όγκο μέσα σε αρκετές εβδομάδες.

Τι αναζητούν οι εισαγωγείς σε ένα πρώτο email

Ένας εισαγωγέας που διαβάζει το email σας αναρωτιέται: είναι σχετικό, είναι αξιόπιστος αυτός ο προμηθευτής και αξίζει να απαντήσω; Απαντήστε σε αυτά με λίγες γραμμές:

• Το προϊόν, με ακρίβεια. «Ψίχα κάσιους W320 και W240», όχι «ξηροί καρποί υψηλής ποιότητας».
• Προέλευση και ποιοι είστε. Παραγωγός, μεταποιητής ή έμπορος, και από πού αποστέλλετε.
• Γιατί σε αυτούς. Μία πρόταση που δείχνει ότι γνωρίζετε την επιχείρησή τους.
• Αποδείξεις. Πιστοποιήσεις που μετράνε στην αγορά τους, αγορές στις οποίες ήδη αποστέλλετε, δυναμικότητα.
• Ένα επόμενο βήμα. Μια ερώτηση που απαντιέται με μία γραμμή.

Θέματα email

Το απλό και συγκεκριμένο κερδίζει το έξυπνο. Ο αγοραστής πρέπει να ξέρει για τι είναι το email πριν το ανοίξει.

• Ψίχα κάσιους W320 από το Βιετνάμ για την [Εταιρεία]
• Προμηθευτής [προϊόντος]: [πιστοποίηση], [προέλευση]
• Ερώτηση για την προμήθεια [προϊόντος] για την [σεζόν]
• Μετά τη συνάντησή μας στην [Έκθεση]

Αποφεύγετε κεφαλαία, θαυμαστικά και λέξεις όπως «προσφορά» ή «καλύτερη τιμή» στο θέμα. Μοιάζουν με spam τόσο στους ανθρώπους όσο και στα φίλτρα.

Το πρώτο email

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Πρόγραμμα και πρότυπα follow-up

Πολλές απαντήσεις έρχονται μετά από ένα follow-up και όχι στο πρώτο email. Στέλνετε τα follow-up στο ίδιο νήμα, ώστε ο αγοραστής να βλέπει το πλαίσιο, και προσθέτετε κάθε φορά κάτι νέο.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Σταματήστε την ακολουθία για όποιον απαντήσει, σας ζητήσει να σταματήσετε ή του οποίου η διεύθυνση επιστρέφει το μήνυμα.

Τι να αποφύγετε

• Συνημμένα στο πρώτο email. Αυξάνουν τη βαθμολογία spam και πολλοί αγοραστές δεν ανοίγουν αρχεία από αγνώστους. Στείλτε σύνδεσμο.
• «Αξιότιμε κύριε/κυρία». Βρείτε ένα όνομα. Αν δεν μπορείτε, απευθυνθείτε στον ρόλο: «Καλησπέρα, γράφω στο άτομο που αγοράζει αποξηραμένα φρούτα στην [Εταιρεία]».
• Πολλοί παραλήπτες σε ένα email. Κάθε αγοραστής πρέπει να λαμβάνει το δικό του email.
• Μακροσκελές ιστορικό της εταιρείας. Μία γραμμή για το ποιοι είστε αρκεί.
• Πολλές ερωτήσεις μαζί. Κάντε μία.

Κανόνες και συγκατάθεση

Οι κανόνες για τα αζήτητα επαγγελματικά email διαφέρουν από χώρα σε χώρα. Ορισμένες επιτρέπουν την προσέγγιση μεταξύ επιχειρήσεων αν δηλώνετε ποιοι είστε και κάνετε εύκολη την απεγγραφή. Άλλες, ιδίως σε μέρη της Ευρώπης και στον Καναδά, θέτουν αυστηρότερους όρους για τη συγκατάθεση. Ελέγξτε τους κανόνες για τις χώρες στις οποίες γράφετε, συμπεριλάβετε τα στοιχεία της εταιρείας σας και σταματήστε να γράφετε σε όποιον το ζητήσει. Ο οδηγός αυτός δεν αποτελεί νομική συμβουλή.

Πώς μετράτε τι λειτουργεί

Μετράτε τις απαντήσεις, όχι τα ανοίγματα: η καταγραφή ανοιγμάτων δεν είναι αξιόπιστη, επειδή πολλές εφαρμογές email μπλοκάρουν ή προφορτώνουν τις εικόνες. Για κάθε λίστα ή αγορά, σημειώστε πόσα email παραδόθηκαν, πόσοι αγοραστές απάντησαν και πόσοι ζήτησαν τιμή ή δείγμα. Αλλάζετε ένα πράγμα κάθε φορά, όπως το θέμα, την πρώτη γραμμή ή την πρόταση, και συγκρίνετε.

Πώς γίνεται στην Abanro