كيف تكتبون رسائل بريد بارد إلى المستوردين تحصل على ردود

العثور على المستوردين المناسبين

القائمة الجيدة أهم من الرسالة الجيدة. راسلوا شركات تشتري أصلًا ما تبيعونه، في أسواق يمكنكم خدمتها. من المصادر الشائعة:

• قوائم العارضين والزوار في المعارض التجارية الخاصة بقطاعكم.
• الأدلة التجارية وقوائم أعضاء الجمعيات في أسواقكم المستهدفة.
• خدمات بيانات الاستيراد التي تُظهر الشركات التي تستورد منتجكم تحت رمز HS الخاص به.
• هيئة تنمية الصادرات أو سفارة بلدكم، التي تنشر غالبًا قوائم مشترين أو تنظّم لقاءات معهم.
• المواقع الإلكترونية للشركات ولينكدإن، للعثور على الشخص المسؤول عن شراء فئة منتجاتكم. وتجنّبوا العناوين العامة مثل info@ قدر الإمكان.

دوّنوا لكل شركة سبب ملاءمتها: تستورد الكاجو من فيتنام، أو تورّد للمخابز في ألمانيا، أو شاركت كعارض في SIAL. وتصبح هذه الملاحظة السطر الأول في رسالتكم.

أعدّوا صندوق بريدكم أولًا

• أرسلوا من نطاق شركتكم، لا من عنوان مجاني.
• اضبطوا SPF وDKIM وDMARC للنطاق. تشرح صفحات المساعدة لدى مزوّد البريد الطريقة؛ ويستغرق ذلك فترة بعد الظهر.
• استخدموا اسم شخص حقيقي كمرسل، مع توقيع يتضمن اسم الشركة والموقع الإلكتروني والهاتف أو واتساب.
• إذا كنتم تخططون لإرسال الكثير، فوزّعوه على صناديق بريد عدد من الزملاء بدلًا من تمرير كل شيء عبر صندوق واحد.
• ابدؤوا ببطء وزيدوا الحجم على مدى عدة أسابيع.

ما الذي يبحث عنه المستوردون في الرسالة الأولى

المستورد الذي يقرأ رسالتكم يسأل: هل هذا مناسب لي، وهل هذا المورد موثوق، وهل يستحق الرد؟ أجيبوا عن ذلك في بضعة أسطر:

• المنتج بدقة. «حبات كاجو W320 وW240»، لا «مكسرات عالية الجودة».
• المنشأ ومن أنتم. منتج أو مصنّع أو تاجر، ومن أين تشحنون.
• لماذا هم بالذات. جملة واحدة تُظهر أنكم تعرفون نشاطهم.
• الدليل. الشهادات المهمة في سوقهم، والأسواق التي تشحنون إليها حاليًا، والطاقة الإنتاجية.
• خطوة تالية واحدة. سؤال يمكنهم الإجابة عنه في سطر واحد.

سطور الموضوع

البساطة والتحديد أفضل من الذكاء في الصياغة. يجب أن يعرف المشتري موضوع الرسالة قبل فتحها.

• حبات كاجو W320 من فيتنام لشركة [الشركة]
• مورّد [المنتج]: [الشهادة]، [المنشأ]
• سؤال عن توريدكم لـ [المنتج] لموسم [الموسم]
• متابعةً للقائنا في [المعرض]

تجنّبوا الأحرف الكبيرة وعلامات التعجب وكلمات مثل «عرض» أو «أفضل سعر» في الموضوع؛ فهي تبدو رسائل مزعجة للناس وللفلاتر على حد سواء.

الرسالة الأولى

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

جدول المتابعة والقوالب

تأتي ردود كثيرة بعد رسالة متابعة لا بعد الرسالة الأولى. أرسلوا المتابعات في السلسلة نفسها ليرى المشتري السياق، وأضيفوا شيئًا جديدًا في كل مرة.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

أوقفوا التسلسل لكل من يردّ، أو يطلب منكم التوقف، أو يرتدّ عنوانه.

ما يجب تجنّبه

• المرفقات في الرسالة الأولى. فهي ترفع احتمال تصنيف الرسالة كرسالة مزعجة، وكثير من المشترين لا يفتحون ملفات من غرباء. أرسلوا رابطًا.
• «السيد/السيدة المحترم/ة». ابحثوا عن اسم. وإن لم تجدوه، فاكتبوا إلى الدور الوظيفي: «مرحبًا، أكتب إلى المسؤول عن شراء الفواكه المجففة في [الشركة]».
• مستلمون كثيرون في رسالة واحدة. يجب أن يتلقى كل مشترٍ رسالته الخاصة.
• تاريخ طويل للشركة. يكفي سطر واحد عن هويتكم.
• عدة أسئلة دفعة واحدة. اسألوا سؤالًا واحدًا.

القواعد والموافقة

تختلف قواعد البريد التجاري غير المطلوب من بلد إلى آخر. بعضها يسمح بالتواصل بين الشركات إذا عرّفتم بأنفسكم وسهّلتم إلغاء الاشتراك؛ وبعضها، خاصةً في أجزاء من أوروبا وكندا، يضع شروطًا أكثر صرامة للموافقة. تحققوا من قواعد الدول التي تراسلونها، وأدرجوا بيانات شركتكم، وتوقفوا عن مراسلة كل من يطلب ذلك. هذا الدليل ليس استشارة قانونية.

قياس ما ينجح

تابعوا الردود لا مرات الفتح: فتتبّع الفتح غير موثوق لأن كثيرًا من تطبيقات البريد تحظر الصور أو تحمّلها مسبقًا. لكل قائمة أو سوق، دوّنوا عدد الرسائل التي وصلت، وعدد المشترين الذين ردّوا، وعدد من طلبوا سعرًا أو عيّنة. غيّروا عنصرًا واحدًا في كل مرة، مثل الموضوع أو السطر الأول أو العرض، وقارنوا.

القيام بذلك في أبنرو