Come scrivere email a freddo agli importatori che ottengono risposta

Trovare gli importatori giusti

Un buon elenco conta più di una buona email. Scrivete ad aziende che già acquistano ciò che vendete, in mercati che potete servire. Fonti comuni:

• Elenchi di espositori e visitatori delle fiere del vostro settore.
• Annuari di settore ed elenchi dei soci delle associazioni nei vostri mercati obiettivo.
• Servizi di dati sulle importazioni che mostrano quali aziende importano il vostro prodotto con il suo codice HS.
• La vostra agenzia di promozione commerciale o l’ambasciata, che spesso pubblicano elenchi di acquirenti o organizzano incontri con buyer.
• Siti aziendali e LinkedIn, per trovare la persona che acquista la vostra categoria. Evitate quando possibile gli indirizzi generici info@.

Annotate per ogni azienda perché è adatta: importa anacardi dal Vietnam, rifornisce panetterie in Germania, ha esposto al SIAL. Quella nota diventa la prima riga della vostra email.

Prima configurate la casella di posta

• Inviate dal dominio della vostra azienda, non da un indirizzo gratuito.
• Configurate SPF, DKIM e DMARC per il dominio. Le pagine di aiuto del vostro provider email spiegano come fare; basta un pomeriggio.
• Usate come mittente il nome di una persona reale, con una firma che riporti azienda, sito web e telefono o WhatsApp.
• Se prevedete di inviare molto, distribuite gli invii sulle caselle di alcuni colleghi invece di far passare tutto da una sola.
• Partite piano e aumentate il volume nell’arco di diverse settimane.

Cosa cercano gli importatori in una prima email

Un importatore che legge la vostra email si chiede: è pertinente, questo fornitore è credibile, vale la pena rispondere? Rispondete in poche righe:

• Il prodotto, con precisione. "Anacardi sgusciati W320 e W240", non "frutta secca di alta qualità".
• Origine e chi siete. Produttore, trasformatore o trader, e da dove spedite.
• Perché proprio loro. Una frase che mostri che conoscete la loro attività.
• Prove. Le certificazioni che contano nel loro mercato, i mercati in cui spedite già, la capacità.
• Un solo passo successivo. Una domanda a cui possono rispondere in una riga.

Oggetti delle email

Semplice e specifico funziona meglio di brillante. Un acquirente dovrebbe sapere di cosa parla l’email prima di aprirla.

• Anacardi W320 dal Vietnam per [azienda]
• Fornitore di [prodotto]: [certificazione], [origine]
• Domanda sui vostri acquisti di [prodotto] per [stagione]
• Dopo il nostro incontro a [fiera]

Evitate maiuscole, punti esclamativi e parole come "offerta" o "miglior prezzo" nell’oggetto; sembrano spam sia alle persone sia ai filtri.

La prima email

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Calendario e modelli di follow-up

Molte risposte arrivano dopo un follow-up piuttosto che dopo la prima email. Inviate i follow-up nello stesso thread, così l’acquirente vede il contesto, e aggiungete ogni volta qualcosa di nuovo.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Interrompete la sequenza per chi risponde, vi chiede di smettere o ha un indirizzo che rimbalza.

Cosa evitare

• Allegati nella prima email. Aumentano il punteggio di spam e molti acquirenti non aprono file di sconosciuti. Inviate un link.
• "Gentile Signore/Signora". Trovate un nome. Se non ci riuscite, scrivete al ruolo: "Buongiorno, scrivo a chi si occupa degli acquisti di frutta secca presso [azienda]".
• Molti destinatari nella stessa email. Ogni acquirente deve ricevere la propria email.
• Lunghe storie aziendali. Basta una riga su chi siete.
• Più domande insieme. Fatene una sola.

Regole e consenso

Le regole sulle email commerciali non richieste variano da paese a paese. Alcuni consentono contatti tra aziende se vi identificate e rendete facile la disiscrizione; altri, soprattutto in parte dell’Europa e in Canada, pongono condizioni più rigide sul consenso. Verificate le regole dei paesi a cui scrivete, includete i dati della vostra azienda e smettete di scrivere a chi ve lo chiede. Questa guida non costituisce consulenza legale.

Misurare cosa funziona

Misurate le risposte, non le aperture: il tracciamento delle aperture è inaffidabile perché molte app email bloccano o precaricano le immagini. Per ogni elenco o mercato, annotate quante email sono state consegnate, quanti acquirenti hanno risposto e quanti hanno chiesto un prezzo o un campione. Cambiate una cosa alla volta, come l’oggetto, la prima riga o l’offerta, e confrontate.

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