Koude e-mails aan importeurs schrijven die antwoord krijgen

De juiste importeurs vinden

Een goede lijst is belangrijker dan een goede e-mail. Schrijf bedrijven aan die al kopen wat u verkoopt, in markten die u kunt bedienen. Gangbare bronnen:

• Exposanten- en bezoekerslijsten van beurzen in uw sector.
• Handelsgidsen en ledenlijsten van brancheverenigingen in uw doelmarkten.
• Diensten met importgegevens die laten zien welke bedrijven uw product onder de HS-code importeren.
• Uw handelsbevorderingsorganisatie of ambassade, die vaak lijsten met inkopers publiceert of ontmoetingen met inkopers organiseert.
• Bedrijfswebsites en LinkedIn, om de persoon te vinden die uw categorie inkoopt. Vermijd waar mogelijk algemene info@-adressen.

Noteer per bedrijf waarom het past: ze importeren cashewnoten uit Vietnam, ze beleveren bakkerijen in Duitsland, ze stonden op SIAL. Die notitie wordt de eerste regel van uw e-mail.

Richt eerst uw mailbox in

• Verstuur vanaf uw bedrijfsdomein, niet vanaf een gratis adres.
• Stel SPF, DKIM en DMARC in voor het domein. De helppagina's van uw e-mailprovider leggen uit hoe; het kost een middag.
• Gebruik de naam van een echte persoon als afzender, met een handtekening met uw bedrijf, website en telefoon of WhatsApp.
• Wilt u veel versturen, verdeel het dan over de mailboxen van een paar collega's in plaats van alles via één mailbox te sturen.
• Begin rustig en verhoog het volume over een aantal weken.

Waar importeurs op letten in een eerste e-mail

Een importeur die uw e-mail leest, vraagt zich af: is dit relevant, is deze leverancier geloofwaardig en is het de moeite waard om te antwoorden? Beantwoord die vragen in een paar regels:

• Het product, precies. "Cashewnoten W320 en W240", niet "noten van hoge kwaliteit".
• Herkomst en wie u bent. Producent, verwerker of handelaar, en van waar u verzendt.
• Waarom zij. Eén zin die laat zien dat u hun bedrijf kent.
• Bewijs. Certificeringen die in hun markt tellen, markten waar u al naartoe verzendt, capaciteit.
• Eén volgende stap. Een vraag die ze in één regel kunnen beantwoorden.

Onderwerpregels

Eenvoudig en specifiek wint van origineel. Een inkoper moet al vóór het openen weten waar de e-mail over gaat.

• Cashewnoten W320 uit Vietnam voor [Bedrijf]
• Leverancier van [product]: [certificering], [herkomst]
• Vraag over uw inkoop van [product] voor [seizoen]
• Naar aanleiding van ons gesprek op [beurs]

Vermijd hoofdletters, uitroeptekens en woorden als "aanbieding" of "beste prijs" in het onderwerp; voor mensen en filters ziet dat eruit als spam.

De eerste e-mail

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Opvolgschema en sjablonen

Veel reacties komen pas na een opvolgbericht, niet na de eerste e-mail. Stuur opvolgberichten in hetzelfde gesprek, zodat de inkoper de context ziet, en voeg elke keer iets nieuws toe.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Stop de reeks voor iedereen die reageert, vraagt om te stoppen of van wie het adres een bounce geeft.

Wat u beter vermijdt

• Bijlagen in de eerste e-mail. Ze verhogen de spamscore en veel inkopers openen geen bestanden van onbekenden. Stuur een link.
• "Geachte heer/mevrouw". Zoek een naam. Lukt dat niet, schrijf dan de functie aan: "Hallo, ik schrijf aan degene die bij [Bedrijf] gedroogd fruit inkoopt".
• Veel ontvangers in één e-mail. Elke inkoper hoort een eigen e-mail te krijgen.
• Lange bedrijfsgeschiedenissen. Eén regel over wie u bent is genoeg.
• Meerdere vragen tegelijk. Stel er één.

Regels en toestemming

De regels voor ongevraagde zakelijke e-mail verschillen per land. Sommige landen staan B2B-benadering toe als u zich bekendmaakt en afmelden eenvoudig maakt; andere, vooral in delen van Europa en in Canada, stellen strengere voorwaarden aan toestemming. Controleer de regels voor de landen waar u naartoe schrijft, vermeld uw bedrijfsgegevens en stop met schrijven naar iedereen die daarom vraagt. Deze gids is geen juridisch advies.

Meten wat werkt

Meet reacties, geen openingen: het meten van openingen is onbetrouwbaar omdat veel e-mailapps afbeeldingen blokkeren of vooraf laden. Noteer per lijst of markt hoeveel e-mails zijn afgeleverd, hoeveel inkopers hebben gereageerd en hoeveel om een prijs of monster hebben gevraagd. Verander één ding tegelijk, zoals het onderwerp, de eerste regel of het aanbod, en vergelijk.

Zo doet u het in Abanro