Cara menulis e-mel pertama kepada pengimport yang mendapat balasan

Mencari pengimport yang sesuai

Senarai yang baik lebih penting daripada e-mel yang baik. Tulis kepada syarikat yang sudah membeli apa yang Anda jual, di pasaran yang boleh Anda layani. Sumber biasa:

• Senarai pempamer dan pengunjung pameran perdagangan bagi pameran dalam sektor Anda.
• Direktori perdagangan dan senarai ahli persatuan di pasaran sasaran Anda.
• Perkhidmatan data import yang menunjukkan syarikat mana yang mengimport produk Anda di bawah kod HS-nya.
• Agensi promosi perdagangan atau kedutaan Anda, yang sering menerbitkan senarai pembeli atau menganjurkan pertemuan dengan pembeli.
• Laman web syarikat dan LinkedIn, untuk mencari orang yang membeli kategori produk Anda. Elakkan alamat umum info@ jika boleh.

Catat bagi setiap syarikat mengapa mereka sesuai: mereka mengimport gajus dari Vietnam, mereka membekal kepada kedai roti di Jerman, mereka pernah mempamer di SIAL. Catatan itu menjadi baris pertama e-mel Anda.

Sediakan peti mel Anda dahulu

• Hantar dari domain syarikat Anda, bukan alamat percuma.
• Tetapkan SPF, DKIM dan DMARC untuk domain tersebut. Halaman bantuan penyedia e-mel Anda menerangkan caranya; ia mengambil masa satu petang.
• Gunakan nama orang sebenar sebagai pengirim, dengan tandatangan yang mengandungi nama syarikat, laman web dan telefon atau WhatsApp Anda.
• Jika Anda bercadang menghantar banyak e-mel, agihkan kepada beberapa peti mel rakan sekerja dan jangan hantar semuanya melalui satu peti mel.
• Mulakan perlahan-lahan dan tingkatkan volum dalam tempoh beberapa minggu.

Apa yang dicari oleh pengimport dalam e-mel pertama

Pengimport yang membaca e-mel Anda akan bertanya: adakah ini relevan, adakah pembekal ini boleh dipercayai, dan adakah ia berbaloi dibalas? Jawab soalan itu dalam beberapa baris:

• Produk, dengan tepat. "Isi gajus W320 dan W240", bukan "kekacang berkualiti tinggi".
• Asal dan siapa Anda. Pengeluar, pemproses atau pedagang, dan dari mana Anda menghantar.
• Mengapa mereka. Satu ayat yang menunjukkan Anda memahami perniagaan mereka.
• Bukti. Pensijilan yang penting di pasaran mereka, pasaran yang sudah Anda bekalkan, kapasiti.
• Satu langkah seterusnya. Soalan yang boleh mereka jawab dalam satu baris.

Baris subjek

Ringkas dan khusus lebih baik daripada bijak. Pembeli sepatutnya tahu tentang apa e-mel itu sebelum membukanya.

• Isi gajus W320 dari Vietnam untuk [Syarikat]
• Pembekal [produk]: [pensijilan], [asal]
• Soalan tentang perolehan [produk] Anda untuk [musim]
• Susulan pertemuan kita di [Pameran]

Elakkan huruf besar, tanda seru dan perkataan seperti "tawaran" atau "harga terbaik" dalam subjek; ia kelihatan seperti spam kepada manusia dan penapis.

E-mel pertama

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Jadual susulan dan templat

Banyak balasan datang selepas e-mel susulan, bukan selepas e-mel pertama. Hantar susulan dalam urutan yang sama supaya pembeli melihat konteksnya, dan tambah sesuatu yang baharu setiap kali.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Hentikan urutan e-mel bagi sesiapa yang membalas, meminta Anda berhenti, atau alamatnya melantun.

Perkara yang perlu dielakkan

• Lampiran dalam e-mel pertama. Ia menaikkan skor spam dan ramai pembeli tidak akan membuka fail daripada orang yang tidak dikenali. Hantar pautan.
• "Dear Sir/Madam". Cari nama. Jika tidak dapat, tulis kepada jawatan: "Hi, I'm writing to whoever buys dried fruit at [Company]".
• Ramai penerima dalam satu e-mel. Setiap pembeli patut menerima e-mel tersendiri.
• Sejarah syarikat yang panjang. Satu baris tentang siapa Anda sudah memadai.
• Beberapa soalan serentak. Tanya satu sahaja.

Peraturan dan persetujuan

Peraturan tentang e-mel perniagaan yang tidak diminta berbeza antara negara. Sesetengah negara membenarkan jangkauan antara perniagaan jika Anda memperkenalkan diri dan memudahkan penerima menarik diri; negara lain, terutamanya di sebahagian Eropah dan Kanada, menetapkan syarat persetujuan yang lebih ketat. Semak peraturan bagi negara yang Anda tulis, sertakan butiran syarikat Anda, dan berhenti menulis kepada sesiapa yang memintanya. Panduan ini bukan nasihat undang-undang.

Mengukur apa yang berkesan

Jejaki balasan, bukan bukaan: penjejakan bukaan tidak boleh dipercayai kerana banyak aplikasi e-mel menyekat atau memuatkan imej lebih awal. Bagi setiap senarai atau pasaran, catat berapa banyak e-mel yang sampai, berapa ramai pembeli yang membalas, dan berapa ramai yang meminta harga atau sampel. Ubah satu perkara pada satu masa, seperti subjek, baris pertama atau tawaran, dan bandingkan.

Melakukannya dalam Abanro