Как писать холодные письма импортерам, на которые отвечают

Как найти нужных импортеров

Хороший список важнее хорошего письма. Пишите компаниям, которые уже покупают то, что Вы продаете, на рынках, которые Вы можете обслуживать. Распространенные источники:

• Списки экспонентов и посетителей выставок Вашей отрасли.
• Отраслевые справочники и списки членов ассоциаций на целевых рынках.
• Сервисы импортных данных, которые показывают, какие компании импортируют Ваш товар по его коду HS.
• Агентство по продвижению экспорта или посольство Вашей страны, которые часто публикуют списки покупателей или организуют встречи с ними.
• Сайты компаний и LinkedIn, чтобы найти человека, который закупает Вашу категорию. По возможности избегайте общих адресов вроде info@.

Для каждой компании отметьте, почему она Вам подходит: импортирует кешью из Вьетнама, поставляет продукцию пекарням в Германии, участвовала в выставке SIAL. Эта заметка станет первой строкой Вашего письма.

Сначала настройте почтовый ящик

• Отправляйте письма с домена Вашей компании, а не с бесплатного адреса.
• Настройте для домена SPF, DKIM и DMARC. Как это сделать, объясняется в справке Вашего почтового сервиса; на это уйдет полдня.
• Указывайте в качестве отправителя имя реального человека, с подписью, где есть название компании, сайт и телефон или WhatsApp.
• Если планируете отправлять много писем, распределите их между ящиками нескольких коллег, а не отправляйте все через один.
• Начинайте медленно и увеличивайте объем в течение нескольких недель.

Что импортеры ищут в первом письме

Читая Ваше письмо, импортер задается вопросами: актуально ли это, надежен ли поставщик и стоит ли отвечать? Ответьте на них в нескольких строках:

• Точное название товара. «Ядра кешью W320 и W240», а не «высококачественные орехи».
• Происхождение и кто Вы. Производитель, переработчик или трейдер, и откуда Вы отгружаете.
• Почему именно они. Одно предложение, которое показывает, что Вы знаете их бизнес.
• Подтверждение. Сертификаты, важные на их рынке, рынки, куда Вы уже поставляете, объемы производства.
• Один следующий шаг. Вопрос, на который можно ответить одной строкой.

Тема письма

Простая и конкретная тема лучше остроумной. Покупатель должен понять, о чем письмо, еще до того, как откроет его.

• Ядра кешью W320 из Вьетнама для [компания]
• Поставщик [товар]: [сертификат], [страна происхождения]
• Вопрос о закупках [товар] на [сезон]
• По итогам нашей встречи на [выставка]

Избегайте заглавных букв, восклицательных знаков и слов вроде «предложение» или «лучшая цена» в теме: и люди, и фильтры воспринимают их как спам.

Первое письмо

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

График напоминаний и шаблоны

Многие ответы приходят после напоминания, а не после первого письма. Отправляйте напоминания в той же цепочке, чтобы покупатель видел контекст, и каждый раз добавляйте что-то новое.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Останавливайте серию для тех, кто ответил, попросил больше не писать или чей адрес вернул письмо.

Чего избегать

• Вложений в первом письме. Они повышают вероятность попадания в спам, а многие покупатели не открывают файлы от незнакомцев. Отправьте ссылку.
• Обращения «Dear Sir/Madam». Найдите имя. Если не получается, обращайтесь к должности: «Здравствуйте, пишу тому, кто отвечает за закупку сухофруктов в [компания]».
• Множества получателей в одном письме. Каждый покупатель должен получить отдельное письмо.
• Длинной истории компании. Одной строки о том, кто Вы, достаточно.
• Нескольких вопросов сразу. Задайте один.

Правила и согласие

Правила для незапрошенной деловой переписки различаются по странам. Одни разрешают рассылки между компаниями, если Вы представились и даете простой способ отписаться; другие, особенно в ряде стран Европы и в Канаде, устанавливают более строгие условия согласия. Проверьте правила стран, в которые пишете, указывайте реквизиты компании и прекращайте писать тем, кто об этом просит. Это руководство не является юридической консультацией.

Как оценивать результат

Отслеживайте ответы, а не открытия: отслеживание открытий ненадежно, потому что многие почтовые приложения блокируют или заранее загружают изображения. Для каждого списка или рынка фиксируйте, сколько писем доставлено, сколько покупателей ответили и сколько запросили цену или образец. Меняйте что-то одно за раз, например тему, первую строку или предложение, и сравнивайте.

Как это сделать в Abanro