इम्पोर्टरों को ऐसे कोल्ड ईमेल कैसे लिखें जिनका जवाब मिले

सही इम्पोर्टर ढूंढना

अच्छी सूची अच्छे ईमेल से ज़्यादा मायने रखती है। उन कंपनियों को लिखें जो पहले से वही खरीदती हैं जो आप बेचते हैं, उन बाज़ारों में जहां आप सप्लाई कर सकते हैं। आम स्रोत:

• ट्रेड शो के एग्ज़िबिटर और विज़िटर की सूचियां, आपके सेक्टर के शो के लिए।
• ट्रेड डायरेक्टरी और एसोसिएशन के सदस्यों की सूचियां, आपके लक्षित बाज़ारों में।
• आयात डेटा सेवाएं, जो दिखाती हैं कि कौन सी कंपनियां आपके उत्पाद को उसके HS कोड के तहत आयात करती हैं।
• आपकी व्यापार संवर्धन एजेंसी या दूतावास, जो अक्सर खरीदारों की सूचियां प्रकाशित करते हैं या खरीदार मीटिंग आयोजित करते हैं।
• कंपनी की वेबसाइटें और LinkedIn, आपकी कैटेगरी खरीदने वाले व्यक्ति को ढूंढने के लिए। जहां संभव हो, info@ जैसे सामान्य पतों से बचें।

हर कंपनी के लिए नोट करें कि वह आपके लिए सही क्यों है: वे वियतनाम से काजू आयात करते हैं, वे जर्मनी में बेकरियों को सप्लाई करते हैं, उन्होंने SIAL में प्रदर्शन किया था। यही नोट आपके ईमेल की पहली पंक्ति बनता है।

पहले अपना मेलबॉक्स सेट करें

• अपनी कंपनी के डोमेन से भेजें, किसी मुफ़्त पते से नहीं।
• डोमेन के लिए SPF, DKIM और DMARC सेट करें। आपके ईमेल प्रदाता के हेल्प पेज इसका तरीका बताते हैं; इसमें एक दोपहर लगती है।
• भेजने वाले के रूप में किसी असली व्यक्ति का नाम इस्तेमाल करें, ऐसे सिग्नेचर के साथ जिसमें आपकी कंपनी, वेबसाइट और फ़ोन या WhatsApp हो।
• अगर आप बहुत सारे ईमेल भेजने की योजना बना रहे हैं, तो सब कुछ एक ही मेलबॉक्स से भेजने के बजाय कुछ सहकर्मियों के मेलबॉक्स में बांट दें।
• धीरे शुरू करें और कई हफ़्तों में मात्रा बढ़ाएं।

इम्पोर्टर पहले ईमेल में क्या देखते हैं

आपका ईमेल पढ़ने वाला इम्पोर्टर यह सोचता है: क्या यह प्रासंगिक है, क्या यह सप्लायर भरोसेमंद है, और क्या जवाब देना फ़ायदेमंद है? इनका जवाब कुछ पंक्तियों में दें:

• उत्पाद, सटीक रूप से। "काजू गिरी W320 और W240", न कि "उच्च गुणवत्ता वाले मेवे"।
• मूल स्थान और आप कौन हैं। उत्पादक, प्रोसेसर या ट्रेडर, और आप कहां से माल भेजते हैं।
• उन्हें ही क्यों। एक वाक्य जो दिखाए कि आप उनके व्यवसाय को जानते हैं।
• प्रमाण। उनके बाज़ार में मायने रखने वाले सर्टिफ़िकेशन, जिन बाज़ारों में आप पहले से माल भेजते हैं, क्षमता।
• एक अगला कदम। एक ऐसा सवाल जिसका वे एक पंक्ति में जवाब दे सकें।

सब्जेक्ट लाइन

चतुराई से ज़्यादा सादगी और सटीकता काम करती है। खरीदार को ईमेल खोलने से पहले पता होना चाहिए कि वह किस बारे में है।

• [कंपनी] के लिए वियतनाम से काजू गिरी W320
• [उत्पाद] सप्लायर: [सर्टिफ़िकेशन], [मूल स्थान]
• [सीज़न] के लिए आपकी [उत्पाद] सोर्सिंग के बारे में सवाल
• [शो] में हमारी मुलाकात के बाद

सब्जेक्ट में कैपिटल लेटर, विस्मयादिबोधक चिह्न और "offer" या "best price" जैसे शब्दों से बचें; वे लोगों और फ़िल्टर दोनों को स्पैम जैसे लगते हैं।

पहला ईमेल

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

फ़ॉलो-अप का शेड्यूल और टेम्पलेट

कई जवाब पहले ईमेल के बजाय फ़ॉलो-अप के बाद आते हैं। फ़ॉलो-अप उसी थ्रेड में भेजें ताकि खरीदार को संदर्भ दिखे, और हर बार कुछ नया जोड़ें।

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

जो भी जवाब दे, रुकने के लिए कहे, या जिसका पता बाउंस हो, उसके लिए सीक्वेंस रोक दें।

किन चीज़ों से बचें

• पहले ईमेल में अटैचमेंट। इनसे स्पैम स्कोर बढ़ता है और कई खरीदार अनजान लोगों की फ़ाइलें नहीं खोलते। लिंक भेजें।
• "Dear Sir/Madam"। नाम ढूंढें। अगर न मिले, तो पद के नाम लिखें: "नमस्ते, मैं [कंपनी] में सूखे मेवे खरीदने वाले व्यक्ति को लिख रहा हूं"।
• एक ईमेल में कई प्राप्तकर्ता। हर खरीदार को उसका अपना ईमेल मिलना चाहिए।
• कंपनी का लंबा इतिहास। आप कौन हैं, इस पर एक पंक्ति काफ़ी है।
• एक साथ कई सवाल। एक ही पूछें।

नियम और सहमति

बिना मांगे भेजे गए बिज़नेस ईमेल के नियम हर देश में अलग हैं। कुछ देश बिज़नेस-टू-बिज़नेस आउटरीच की अनुमति देते हैं, अगर आप अपनी पहचान बताएं और ऑप्ट-आउट करना आसान बनाएं; दूसरे, खासकर यूरोप के कुछ हिस्सों और कनाडा में, सहमति पर ज़्यादा सख्त शर्तें लगाते हैं। जिन देशों को आप लिखते हैं उनके नियम जांचें, अपनी कंपनी का विवरण शामिल करें, और जो भी मना करे उसे लिखना बंद करें। यह गाइड कानूनी सलाह नहीं है।

क्या काम कर रहा है, यह मापना

ओपन नहीं, जवाब ट्रैक करें: ओपन ट्रैकिंग भरोसेमंद नहीं है क्योंकि कई ईमेल ऐप इमेज को ब्लॉक या पहले से लोड कर लेते हैं। हर सूची या बाज़ार के लिए नोट करें कि कितने ईमेल डिलीवर हुए, कितने खरीदारों ने जवाब दिया, और कितनों ने कीमत या सैंपल मांगा। एक बार में एक ही चीज़ बदलें, जैसे सब्जेक्ट, पहली पंक्ति या पेशकश, और तुलना करें।

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