Cum scrieți e-mailuri nesolicitate către importatori care primesc răspuns

Găsirea importatorilor potriviți

O listă bună contează mai mult decât un e-mail bun. Scrieți companiilor care cumpără deja ce vindeți, pe piețe pe care le puteți deservi. Surse frecvente:

• Listele de expozanți și vizitatori ai târgurilor din sectorul dumneavoastră.
• Directoare comerciale și liste de membri ai asociațiilor de pe piețele țintă.
• Servicii de date de import care arată ce companii importă produsul dumneavoastră sub codul său HS.
• Agenția de promovare a comerțului sau ambasada, care publică adesea liste de cumpărători sau organizează întâlniri cu cumpărători.
• Site-urile companiilor și LinkedIn, pentru a găsi persoana care cumpără categoria dumneavoastră. Evitați, pe cât posibil, adresele generice info@.

Notați pentru fiecare companie de ce se potrivește: importă caju din Vietnam, aprovizionează brutării din Germania, a expus la SIAL. Această notă devine primul rând al e-mailului.

Configurați mai întâi căsuța de e-mail

• Trimiteți de pe domeniul companiei, nu de pe o adresă gratuită.
• Configurați SPF, DKIM și DMARC pentru domeniu. Paginile de ajutor ale furnizorului de e-mail explică cum; durează o după-amiază.
• Folosiți numele unei persoane reale ca expeditor, cu o semnătură care conține compania, site-ul și telefonul sau WhatsApp.
• Dacă plănuiți să trimiteți multe e-mailuri, împărțiți-le pe căsuțele câtorva colegi, în loc să le trimiteți pe toate de pe una singură.
• Începeți încet și creșteți volumul pe parcursul mai multor săptămâni.

Ce caută importatorii într-un prim e-mail

Un importator care vă citește e-mailul se întreabă: este relevant, este acest furnizor credibil și merită să răspund? Răspundeți la aceste întrebări în câteva rânduri:

• Produsul, cu precizie. „Miez de caju W320 și W240”, nu „nuci de înaltă calitate”.
• Originea și cine sunteți. Producător, procesator sau comerciant și de unde expediați.
• De ce ei. O propoziție care arată că le cunoașteți afacerea.
• Dovezi. Certificări care contează pe piața lor, piețele în care expediați deja, capacitatea.
• Un singur pas următor. O întrebare la care pot răspunde într-un rând.

Subiectul e-mailului

Simplu și precis bate ingeniosul. Un cumpărător ar trebui să știe despre ce este e-mailul înainte să îl deschidă.

• Miez de caju W320 din Vietnam pentru [companie]
• Furnizor de [produs]: [certificare], [origine]
• Întrebare despre achizițiile dumneavoastră de [produs] pentru [sezon]
• În urma întâlnirii noastre de la [târg]

Evitați majusculele, semnele de exclamare și cuvinte precum „ofertă” sau „cel mai bun preț” în subiect; atât oamenii, cât și filtrele le consideră spam.

Primul e-mail

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Calendarul și modelele de follow-up

Multe răspunsuri vin după un follow-up, nu după primul e-mail. Trimiteți mesajele de follow-up în același fir, ca cumpărătorul să vadă contextul, și adăugați de fiecare dată ceva nou.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Opriți secvența pentru oricine răspunde, vă cere să vă opriți sau a cărui adresă respinge e-mailul.

Ce să evitați

• Atașamente în primul e-mail. Cresc scorul de spam, iar mulți cumpărători nu deschid fișiere de la necunoscuți. Trimiteți un link.
• „Stimate domn/Stimată doamnă”. Găsiți un nume. Dacă nu reușiți, adresați-vă rolului: „Bună ziua, vă scriu persoanei care cumpără fructe uscate la [companie]”.
• Mulți destinatari în același e-mail. Fiecare cumpărător ar trebui să primească propriul e-mail.
• Istorii lungi ale companiei. Un rând despre cine sunteți este suficient.
• Mai multe întrebări deodată. Puneți una singură.

Reguli și consimțământ

Regulile privind e-mailurile comerciale nesolicitate diferă de la o țară la alta. Unele permit prospectarea între companii dacă vă identificați și oferiți o modalitate simplă de dezabonare; altele, mai ales în anumite părți ale Europei și în Canada, impun condiții mai stricte privind consimțământul. Verificați regulile din țările cărora le scrieți, includeți datele companiei și nu mai scrieți nimănui care vă cere asta. Acest ghid nu reprezintă consultanță juridică.

Cum măsurați ce funcționează

Urmăriți răspunsurile, nu deschiderile: urmărirea deschiderilor nu este fiabilă, deoarece multe aplicații de e-mail blochează sau preîncarcă imaginile. Pentru fiecare listă sau piață, notați câte e-mailuri au fost livrate, câți cumpărători au răspuns și câți au cerut un preț sau mostre. Schimbați câte un singur lucru, de exemplu subiectul, primul rând sau oferta, și comparați.

Cum faceți asta în Abanro