আমদানিকারকদের এমন কোল্ড ইমেইল কীভাবে লিখবেন যার উত্তর আসে

সঠিক আমদানিকারক খুঁজে বের করা

ভালো ইমেইলের চেয়ে ভালো তালিকা বেশি গুরুত্বপূর্ণ। এমন প্রতিষ্ঠানকে লিখুন যারা আগে থেকেই আপনার পণ্য কেনে, এবং এমন বাজারে যেখানে আপনি সরবরাহ করতে পারেন। সাধারণ উৎস:

• বাণিজ্য মেলার প্রদর্শক ও দর্শনার্থীদের তালিকা, আপনার খাতের মেলাগুলোর।
• বাণিজ্যিক ডিরেক্টরি ও অ্যাসোসিয়েশনের সদস্য তালিকা, আপনার লক্ষ্য বাজারগুলোতে।
• আমদানি ডেটা সেবা, যা দেখায় কোন প্রতিষ্ঠান আপনার পণ্যের HS কোডে আমদানি করে।
• আপনার দেশের বাণিজ্য উন্নয়ন সংস্থা বা দূতাবাস, যারা প্রায়ই ক্রেতাদের তালিকা প্রকাশ করে বা ক্রেতা সভার আয়োজন করে।
• প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট ও LinkedIn, আপনার পণ্যের ক্যাটাগরি যিনি কেনেন তাঁকে খুঁজে পেতে। সম্ভব হলে info@ ধরনের সাধারণ ঠিকানা এড়িয়ে চলুন।

প্রতিটি প্রতিষ্ঠান কেন উপযুক্ত তা লিখে রাখুন: তারা ভিয়েতনাম থেকে কাজু আমদানি করে, জার্মানির বেকারিগুলোতে সরবরাহ করে, SIAL-এ প্রদর্শক ছিল। এই নোটটিই হবে আপনার ইমেইলের প্রথম লাইন।

আগে আপনার মেইলবক্স ঠিক করুন

• ফ্রি ঠিকানা নয়, আপনার প্রতিষ্ঠানের ডোমেইন থেকে পাঠান।
• ডোমেইনের জন্য SPF, DKIM ও DMARC সেট আপ করুন। আপনার ইমেইল প্রোভাইডারের সহায়তা পাতায় পদ্ধতি দেওয়া আছে; এক বিকেলেই হয়ে যায়।
• প্রেরক হিসেবে একজন প্রকৃত মানুষের নাম ব্যবহার করুন, সঙ্গে এমন সিগনেচার যাতে আপনার প্রতিষ্ঠান, ওয়েবসাইট এবং ফোন বা WhatsApp থাকে।
• অনেক ইমেইল পাঠানোর পরিকল্পনা থাকলে সবকিছু একটি মেইলবক্স দিয়ে না পাঠিয়ে কয়েকজন সহকর্মীর মেইলবক্সে ভাগ করে দিন।
• ধীরে শুরু করুন এবং কয়েক সপ্তাহ ধরে পরিমাণ বাড়ান।

প্রথম ইমেইলে আমদানিকারকরা কী দেখেন

আপনার ইমেইল পড়ার সময় একজন আমদানিকারক ভাবেন: এটি কি প্রাসঙ্গিক, এই সরবরাহকারী কি বিশ্বাসযোগ্য, এবং উত্তর দেওয়া কি সময়ের যোগ্য? কয়েক লাইনে এগুলোর উত্তর দিন:

• পণ্যটি, নির্দিষ্টভাবে। "Cashew kernels W320 and W240", "high-quality nuts" নয়।
• উৎস এবং আপনি কে। উৎপাদক, প্রক্রিয়াজাতকারী নাকি ট্রেডার, এবং কোথা থেকে পাঠান।
• কেন তাঁরাই। একটি বাক্য, যা দেখায় আপনি তাঁদের ব্যবসা বোঝেন।
• প্রমাণ। তাঁদের বাজারে গুরুত্বপূর্ণ সার্টিফিকেশন, যেসব বাজারে আপনি আগে থেকেই পাঠান, সক্ষমতা।
• একটি পরবর্তী ধাপ। এমন একটি প্রশ্ন যার উত্তর এক লাইনে দেওয়া যায়।

সাবজেক্ট লাইন

চালাকির চেয়ে সহজ ও নির্দিষ্ট লেখা ভালো কাজ করে। ইমেইল খোলার আগেই ক্রেতার বোঝা উচিত এটি কী নিয়ে।

• [প্রতিষ্ঠান]-এর জন্য ভিয়েতনাম থেকে কাজু বাদাম W320
• [পণ্য] সরবরাহকারী: [সার্টিফিকেশন], [উৎস]
• [মৌসুম]-এর জন্য আপনার [পণ্য] সংগ্রহ নিয়ে একটি প্রশ্ন
• [মেলা]-য় আমাদের সাক্ষাতের পর

সাবজেক্টে বড় হাতের অক্ষর, বিস্ময়চিহ্ন এবং "offer" বা "best price" জাতীয় শব্দ এড়িয়ে চলুন; মানুষ ও ফিল্টার, উভয়ের কাছেই এগুলো স্প্যামের মতো দেখায়।

প্রথম ইমেইল

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

ফলো-আপের সময়সূচি ও টেমপ্লেট

অনেক উত্তর আসে প্রথম ইমেইলের পর নয়, ফলো-আপের পরে। ফলো-আপ একই থ্রেডে পাঠান যাতে ক্রেতা আগের প্রসঙ্গ দেখতে পান, এবং প্রতিবার নতুন কিছু যোগ করুন।

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

যিনি উত্তর দেন, থামতে বলেন, বা যাঁর ঠিকানা বাউন্স করে, তাঁর জন্য সিকোয়েন্স বন্ধ করুন।

যা এড়িয়ে চলবেন

• প্রথম ইমেইলে অ্যাটাচমেন্ট। এতে স্প্যাম স্কোর বাড়ে, আর অনেক ক্রেতা অপরিচিতদের ফাইল খোলেন না। লিংক পাঠান।
• "Dear Sir/Madam"। একটি নাম খুঁজে বের করুন। না পেলে পদের উদ্দেশে লিখুন: "Hi, I'm writing to whoever buys dried fruit at [Company]"।
• একটি ইমেইলে অনেক প্রাপক। প্রত্যেক ক্রেতা আলাদা ইমেইল পাবেন।
• প্রতিষ্ঠানের দীর্ঘ ইতিহাস। আপনি কে, তা নিয়ে এক লাইনই যথেষ্ট।
• একসঙ্গে অনেক প্রশ্ন। একটিই জিজ্ঞেস করুন।

নিয়মকানুন ও সম্মতি

অযাচিত ব্যবসায়িক ইমেইলের নিয়ম দেশভেদে আলাদা। কিছু দেশে নিজের পরিচয় দিলে এবং সহজে আনসাবস্ক্রাইব করার সুযোগ রাখলে ব্যবসা থেকে ব্যবসায় যোগাযোগের অনুমতি আছে; অন্যরা, বিশেষ করে ইউরোপের কিছু অংশ ও কানাডা, সম্মতির ক্ষেত্রে কঠোর শর্ত দেয়। যেসব দেশে লিখছেন সেখানকার নিয়ম যাচাই করুন, আপনার প্রতিষ্ঠানের বিবরণ দিন, এবং কেউ বললে তাঁকে লেখা বন্ধ করুন। এই গাইড আইনি পরামর্শ নয়।

কী কাজ করছে তা মাপা

ওপেন নয়, উত্তর গুনুন: ওপেন ট্র্যাকিং নির্ভরযোগ্য নয়, কারণ অনেক ইমেইল অ্যাপ ছবি ব্লক করে বা আগেই লোড করে নেয়। প্রতিটি তালিকা বা বাজারের জন্য লিখে রাখুন কতগুলো ইমেইল পৌঁছেছে, কতজন ক্রেতা উত্তর দিয়েছেন, এবং কতজন দাম বা নমুনা চেয়েছেন। একবারে একটি জিনিস বদলান, যেমন সাবজেক্ট, প্রথম লাইন বা প্রস্তাব, তারপর তুলনা করুন।

Abanro-তে কীভাবে করবেন