Cara menulis cold email kepada importir yang mendapat balasan

Menemukan importir yang tepat

Daftar yang baik lebih penting daripada email yang bagus. Hubungi perusahaan yang sudah membeli apa yang Anda jual, di pasar yang dapat Anda layani. Sumber yang umum:

• Daftar peserta pameran dan pengunjung pameran dagang di sektor Anda.
• Direktori dagang dan daftar anggota asosiasi di pasar tujuan Anda.
• Layanan data impor yang menunjukkan perusahaan mana yang mengimpor produk Anda berdasarkan kode HS-nya.
• Lembaga promosi perdagangan atau kedutaan Anda, yang sering menerbitkan daftar pembeli atau mengatur pertemuan dengan pembeli.
• Situs web perusahaan dan LinkedIn, untuk menemukan orang yang membeli kategori produk Anda. Sebisa mungkin hindari alamat umum seperti info@.

Catat untuk setiap perusahaan alasan mereka cocok: mereka mengimpor kacang mete dari Vietnam, mereka memasok toko roti di Jerman, mereka ikut pameran di SIAL. Catatan itu menjadi kalimat pertama email Anda.

Siapkan kotak surat Anda lebih dulu

• Kirim dari domain perusahaan Anda, bukan dari alamat email gratis.
• Atur SPF, DKIM, dan DMARC untuk domain tersebut. Halaman bantuan penyedia email Anda menjelaskan caranya; ini cukup dikerjakan dalam satu sore.
• Gunakan nama orang sungguhan sebagai pengirim, dengan tanda tangan yang memuat perusahaan, situs web, dan nomor telepon atau WhatsApp Anda.
• Jika Anda berencana mengirim dalam jumlah besar, bagi ke beberapa kotak surat rekan kerja daripada mengirim semuanya dari satu kotak surat.
• Mulailah perlahan dan tingkatkan volume selama beberapa minggu.

Apa yang dicari importir dalam email pertama

Importir yang membaca email Anda bertanya: apakah ini relevan, apakah pemasok ini kredibel, dan apakah layak dibalas? Jawab pertanyaan itu dalam beberapa baris:

• Produknya, secara tepat. "Kacang mete W320 dan W240", bukan "kacang berkualitas tinggi".
• Asal dan siapa Anda. Produsen, pengolah, atau pedagang, dan dari mana Anda mengirim.
• Mengapa mereka. Satu kalimat yang menunjukkan Anda memahami bisnis mereka.
• Bukti. Sertifikasi yang penting di pasar mereka, pasar yang sudah Anda layani, dan kapasitas.
• Satu langkah berikutnya. Pertanyaan yang bisa mereka jawab dalam satu baris.

Baris subjek

Sederhana dan spesifik lebih baik daripada cerdik. Pembeli harus tahu isi email sebelum membukanya.

• Kacang mete W320 dari Vietnam untuk [Perusahaan]
• Pemasok [produk]: [sertifikasi], [asal]
• Pertanyaan tentang sourcing [produk] Anda untuk [musim]
• Menindaklanjuti pertemuan kita di [nama pameran]

Hindari huruf kapital semua, tanda seru, dan kata seperti "penawaran" atau "harga terbaik" di subjek; bagi orang maupun filter, semua itu terlihat seperti spam.

Email pertama

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Jadwal dan template tindak lanjut

Banyak balasan datang setelah tindak lanjut, bukan setelah email pertama. Kirim tindak lanjut dalam utas yang sama agar pembeli melihat konteksnya, dan tambahkan sesuatu yang baru setiap kali.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Hentikan rangkaian email untuk siapa pun yang membalas, meminta Anda berhenti, atau alamatnya bounce.

Yang perlu dihindari

• Lampiran di email pertama. Lampiran menaikkan skor spam, dan banyak pembeli tidak mau membuka file dari orang yang tidak dikenal. Kirimkan tautan.
• "Dear Sir/Madam". Carilah nama. Jika tidak bisa, tujukan pada jabatannya: "Halo, saya menulis kepada bagian pembelian buah kering di [Perusahaan]".
• Banyak penerima dalam satu email. Setiap pembeli sebaiknya menerima emailnya sendiri.
• Sejarah perusahaan yang panjang. Satu baris tentang siapa Anda sudah cukup.
• Beberapa pertanyaan sekaligus. Ajukan satu saja.

Aturan dan persetujuan

Aturan tentang email bisnis yang tidak diminta berbeda di setiap negara. Sebagian negara mengizinkan penjangkauan antarbisnis jika Anda menyebutkan identitas dan memudahkan penerima untuk berhenti berlangganan; negara lain, terutama di sebagian Eropa dan Kanada, menetapkan syarat persetujuan yang lebih ketat. Periksa aturan di negara yang Anda tuju, cantumkan detail perusahaan Anda, dan berhenti menghubungi siapa pun yang memintanya. Panduan ini bukan nasihat hukum.

Mengukur apa yang berhasil

Pantau balasan, bukan tingkat dibuka: pelacakan email dibuka tidak andal karena banyak aplikasi email memblokir atau memuat gambar lebih dulu. Untuk setiap daftar atau pasar, catat berapa email yang terkirim, berapa pembeli yang membalas, dan berapa yang meminta harga atau sampel. Ubah satu hal setiap kali, misalnya subjek, kalimat pertama, atau penawaran, lalu bandingkan.

Melakukannya di Abanro