İthalatçılara yanıt alan ilk temas e-postaları nasıl yazılır

Doğru ithalatçıları bulmak

İyi bir liste, iyi bir e-postadan daha önemlidir. Sattığınız ürünü zaten satın alan, hizmet verebileceğiniz pazarlardaki şirketlere yazın. Yaygın kaynaklar:

• Sektörünüzdeki fuarların katılımcı ve ziyaretçi listeleri.
• Hedef pazarlarınızdaki ticaret rehberleri ve dernek üye listeleri.
• Hangi şirketlerin ürününüzü HS koduyla ithal ettiğini gösteren ithalat verisi hizmetleri.
• Sıklıkla alıcı listeleri yayınlayan veya alıcı görüşmeleri düzenleyen ticareti geliştirme kurumunuz veya büyükelçiliğiniz.
• Ürün kategorinizin satın almasından sorumlu kişiyi bulmak için şirket web siteleri ve LinkedIn. Mümkün olduğunca info@ gibi genel adreslerden kaçının.

Her şirket için neden uygun olduğunu not edin: Vietnam'dan kaju ithal ediyorlar, Almanya'daki fırınlara tedarik sağlıyorlar, SIAL'de stant açtılar. Bu not, e-postanızın ilk cümlesi olur.

Önce e-posta hesabınızı hazırlayın

• Ücretsiz bir adresten değil, şirketinizin alan adından gönderin.
• Alan adınız için SPF, DKIM ve DMARC ayarlarını yapın. E-posta sağlayıcınızın yardım sayfaları nasıl yapılacağını anlatır; bir öğleden sonranızı alır.
• Gönderen olarak gerçek bir kişinin adını kullanın; imzada şirketiniz, web siteniz ve telefon veya WhatsApp numaranız yer alsın.
• Çok sayıda gönderim yapacaksanız, her şeyi tek bir hesaptan göndermek yerine birkaç çalışma arkadaşınızın hesabına dağıtın.
• Yavaş başlayın ve hacmi birkaç hafta içinde artırın.

İthalatçılar ilk e-postada neye bakar

E-postanızı okuyan bir ithalatçı şunu sorar: Bu benimle ilgili mi, bu tedarikçi güvenilir mi ve yanıt vermeye değer mi? Bunları birkaç satırda yanıtlayın:

• Ürün, tam olarak. "Yüksek kaliteli kuruyemiş" değil, "W320 ve W240 kaju içi".
• Menşe ve kim olduğunuz. Üretici, işleyici veya tüccar olduğunuz ve nereden gönderim yaptığınız.
• Neden onlar. İşlerini bildiğinizi gösteren tek bir cümle.
• Kanıt. Onların pazarında önemli olan sertifikalar, halihazırda gönderim yaptığınız pazarlar, kapasite.
• Tek bir sonraki adım. Tek satırda yanıtlayabilecekleri bir soru.

Konu satırları

Sade ve net olan, zekice olandan daha iyi sonuç verir. Alıcı, e-postayı açmadan ne hakkında olduğunu anlayabilmelidir.

• [Şirket] için Vietnam'dan W320 kaju içi
• [Ürün] tedarikçisi: [sertifika], [menşe]
• [Sezon] için [ürün] tedariğinizle ilgili bir soru
• [Fuar] görüşmemizin devamı

Konu satırında büyük harflerden, ünlem işaretlerinden ve "teklif" ya da "en iyi fiyat" gibi kelimelerden kaçının; hem insanlara hem de filtrelere spam gibi görünürler.

İlk e-posta

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Takip takvimi ve şablonlar

Yanıtların çoğu ilk e-postadan değil, bir takip mesajından sonra gelir. Alıcının bağlamı görmesi için takip mesajlarını aynı yazışma içinde gönderin ve her seferinde yeni bir şey ekleyin.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Yanıt veren, durmanızı isteyen veya adresi geri dönen herkes için diziyi durdurun.

Kaçınılması gerekenler

• İlk e-postada ek dosya. Spam puanını yükseltir ve birçok alıcı tanımadığı kişilerden gelen dosyaları açmaz. Bağlantı gönderin.
• "Dear Sir/Madam" (Sayın Yetkili). Bir isim bulun. Bulamıyorsanız role yazın: "Merhaba, [Şirket] bünyesinde kuru meyve satın alımından sorumlu kişiye yazıyorum".
• Tek e-postada çok sayıda alıcı. Her alıcıya ayrı bir e-posta gitmeli.
• Uzun şirket geçmişleri. Kim olduğunuza dair tek bir cümle yeterlidir.
• Aynı anda birkaç soru. Tek bir soru sorun.

Kurallar ve izin

İstenmeyen ticari e-postalarla ilgili kurallar ülkeden ülkeye değişir. Bazıları, kendinizi tanıtmanız ve listeden çıkmayı kolaylaştırmanız koşuluyla şirketler arası iletişime izin verir; başta Avrupa'nın bazı bölgeleri ve Kanada olmak üzere diğerleri izin konusunda daha sıkı şartlar koyar. Yazdığınız ülkelerin kurallarını kontrol edin, şirket bilgilerinizi ekleyin ve sizden isteyen herkese yazmayı bırakın. Bu rehber hukuki tavsiye değildir.

Neyin işe yaradığını ölçmek

Açılmaları değil, yanıtları takip edin: birçok e-posta uygulaması görselleri engellediği veya önceden yüklediği için açılma takibi güvenilir değildir. Her liste veya pazar için kaç e-postanın teslim edildiğini, kaç alıcının yanıt verdiğini ve kaçının fiyat veya numune istediğini not edin. Konu, ilk cümle veya teklif gibi her seferinde tek bir şeyi değiştirin ve karşılaştırın.

Abanro ile uygulama