วิธีเขียนอีเมลติดต่อผู้นำเข้าครั้งแรกให้ได้รับการตอบกลับ

หาผู้นำเข้าที่ใช่

รายชื่อที่ดีสำคัญกว่าอีเมลที่ดี เขียนถึงบริษัทที่ซื้อสินค้าแบบที่คุณขายอยู่แล้ว ในตลาดที่คุณส่งสินค้าไปได้ แหล่งข้อมูลที่ใช้กันทั่วไป:

• รายชื่อผู้ออกบูธและผู้เข้าชมงานแสดงสินค้า ในงานของอุตสาหกรรมคุณ
• ทำเนียบธุรกิจและรายชื่อสมาชิกสมาคม ในตลาดเป้าหมายของคุณ
• บริการข้อมูลการนำเข้า ที่แสดงว่าบริษัทใดนำเข้าสินค้าของคุณภายใต้รหัส HS ของสินค้านั้น
• หน่วยงานส่งเสริมการค้าหรือสถานทูตของคุณ ซึ่งมักเผยแพร่รายชื่อผู้ซื้อหรือจัดการประชุมกับผู้ซื้อ
• เว็บไซต์บริษัทและ LinkedIn เพื่อหาผู้ที่ดูแลการจัดซื้อสินค้าหมวดของคุณ หลีกเลี่ยงที่อยู่ทั่วไปอย่าง info@ เท่าที่ทำได้

จดไว้สำหรับแต่ละบริษัทว่าทำไมจึงเหมาะ: นำเข้าเม็ดมะม่วงหิมพานต์จากเวียดนาม ส่งสินค้าให้ร้านเบเกอรี่ในเยอรมนี เคยออกบูธที่ SIAL บันทึกนั้นจะกลายเป็นบรรทัดแรกของอีเมลคุณ

ตั้งค่ากล่องอีเมลก่อน

• ส่งจากโดเมนของบริษัท ไม่ใช่ที่อยู่อีเมลฟรี
• ตั้งค่า SPF, DKIM และ DMARC ให้โดเมน หน้าช่วยเหลือของผู้ให้บริการอีเมลอธิบายวิธีไว้ ใช้เวลาประมาณครึ่งวัน
• ใช้ชื่อบุคคลจริงเป็นผู้ส่ง พร้อมลายเซ็นที่มีชื่อบริษัท เว็บไซต์ และโทรศัพท์หรือ WhatsApp
• หากวางแผนจะส่งจำนวนมาก ให้กระจายไปยังกล่องอีเมลของเพื่อนร่วมงานหลายคน แทนที่จะส่งทั้งหมดผ่านกล่องเดียว
• เริ่มช้าๆ แล้วค่อยเพิ่มปริมาณในช่วงหลายสัปดาห์

สิ่งที่ผู้นำเข้ามองหาในอีเมลฉบับแรก

ผู้นำเข้าที่อ่านอีเมลของคุณกำลังถามตัวเองว่า: เรื่องนี้เกี่ยวข้องไหม ซัพพลายเออร์รายนี้น่าเชื่อถือไหม และคุ้มที่จะตอบไหม ตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้ในไม่กี่บรรทัด:

• ระบุสินค้าให้ชัด “เม็ดมะม่วงหิมพานต์ W320 และ W240” ไม่ใช่ “ถั่วคุณภาพสูง”
• แหล่งกำเนิดและคุณเป็นใคร ผู้ผลิต ผู้แปรรูป หรือผู้ค้า และส่งสินค้าจากที่ใด
• ทำไมต้องเป็นเขา หนึ่งประโยคที่แสดงว่าคุณรู้จักธุรกิจของเขา
• หลักฐาน ใบรับรองที่มีความหมายในตลาดของเขา ตลาดที่คุณส่งสินค้าไปอยู่แล้ว และกำลังการผลิต
• ขั้นตอนถัดไปหนึ่งขั้น คำถามที่เขาตอบได้ในบรรทัดเดียว

หัวเรื่องอีเมล

เรียบง่ายและเจาะจงดีกว่าความแพรวพราว ผู้ซื้อควรรู้ว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไรก่อนเปิดอ่าน ตัวอย่างหัวเรื่องภาษาอังกฤษ:

• “Cashew kernels W320 from Vietnam for [Company]”
• “[Product] supplier: [certification], [origin]”
• “Question about your [product] sourcing for [season]”
• “Following our meeting at [Show]”

หลีกเลี่ยงตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งคำ เครื่องหมายอัศเจรีย์ และคำอย่าง “offer” หรือ “best price” ในหัวเรื่อง เพราะทั้งคนและตัวกรองจะมองว่าเป็นสแปม

อีเมลฉบับแรก

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

กำหนดการติดตามผลและแม่แบบ

การตอบกลับจำนวนมากมาหลังอีเมลติดตามผล ไม่ใช่หลังอีเมลฉบับแรก ส่งอีเมลติดตามผลในเธรดเดียวกันเพื่อให้ผู้ซื้อเห็นบริบท และเพิ่มข้อมูลใหม่ทุกครั้ง

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

หยุดลำดับอีเมลสำหรับผู้ที่ตอบกลับ ขอให้หยุดส่ง หรือมีที่อยู่อีเมลตีกลับ

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

• ไฟล์แนบในอีเมลฉบับแรก ไฟล์แนบทำให้คะแนนสแปมสูงขึ้น และผู้ซื้อจำนวนมากไม่เปิดไฟล์จากคนที่ไม่รู้จัก ให้ส่งลิงก์แทน
• “Dear Sir/Madam” หาชื่อผู้รับให้ได้ หากหาไม่ได้ ให้เขียนถึงตำแหน่งงาน: “Hi, I'm writing to whoever buys dried fruit at [Company]”
• ผู้รับหลายคนในอีเมลฉบับเดียว ผู้ซื้อแต่ละรายควรได้รับอีเมลของตัวเอง
• ประวัติบริษัทยาวเหยียด บรรทัดเดียวว่าคุณเป็นใครก็เพียงพอ
• หลายคำถามในครั้งเดียว ถามเพียงข้อเดียว

กฎระเบียบและความยินยอม

กฎเกี่ยวกับอีเมลธุรกิจที่ผู้รับไม่ได้ร้องขอแตกต่างกันในแต่ละประเทศ บางประเทศอนุญาตให้ติดต่อแบบธุรกิจกับธุรกิจได้หากคุณแสดงตัวตนและเปิดให้ยกเลิกรับได้ง่าย ขณะที่บางประเทศ โดยเฉพาะบางส่วนของยุโรปและแคนาดา กำหนดเงื่อนไขเรื่องความยินยอมเข้มงวดกว่า ตรวจสอบกฎของประเทศที่คุณส่งอีเมลไป ใส่ข้อมูลบริษัทของคุณ และหยุดส่งถึงผู้ที่ขอให้หยุด คู่มือนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย

วัดผลว่าอะไรได้ผล

ติดตามจำนวนการตอบกลับ ไม่ใช่การเปิดอ่าน: การติดตามการเปิดอ่านไม่น่าเชื่อถือ เพราะแอปอีเมลจำนวนมากบล็อกหรือโหลดรูปภาพไว้ล่วงหน้า สำหรับแต่ละรายชื่อหรือตลาด ให้จดว่ามีอีเมลส่งถึงกี่ฉบับ มีผู้ซื้อตอบกลับกี่ราย และกี่รายขอราคาหรือตัวอย่างสินค้า เปลี่ยนทีละอย่าง เช่น หัวเรื่อง บรรทัดแรก หรือข้อเสนอ แล้วเปรียบเทียบผล

ทำทั้งหมดใน Abanro