Jak pisać pierwsze e-maile do importerów, na które dostaniesz odpowiedź

Jak znaleźć właściwych importerów

Dobra lista jest ważniejsza niż dobry e-mail. Pisz do firm, które już kupują to, co sprzedajesz, na rynkach, które możesz obsłużyć. Typowe źródła:

• Listy wystawców i odwiedzających targi w Twojej branży.
• Katalogi branżowe i listy członków stowarzyszeń na Twoich rynkach docelowych.
• Serwisy z danymi importowymi, które pokazują, które firmy importują Twój produkt pod danym kodem HS.
• Agencja promocji handlu lub ambasada, które często publikują listy kupców lub organizują spotkania z kupcami.
• Strony firmowe i LinkedIn, żeby znaleźć osobę, która kupuje Twoją kategorię. Tam, gdzie się da, unikaj ogólnych adresów typu info@.

Przy każdej firmie zanotuj, dlaczego pasuje: importuje nerkowce z Wietnamu, zaopatruje piekarnie w Niemczech, wystawiała się na SIAL. Ta notatka stanie się pierwszym zdaniem Twojego e-maila.

Najpierw skonfiguruj skrzynkę

• Wysyłaj z domeny firmowej, a nie z darmowego adresu.
• Skonfiguruj dla domeny SPF, DKIM i DMARC. Strony pomocy Twojego dostawcy poczty wyjaśniają, jak to zrobić; zajmie Ci to jedno popołudnie.
• Jako nadawcę podaj imię i nazwisko prawdziwej osoby, ze stopką zawierającą nazwę firmy, stronę internetową i telefon lub WhatsApp.
• Jeśli planujesz wysyłać dużo, rozłóż wysyłkę na skrzynki kilku osób z zespołu, zamiast puszczać wszystko przez jedną.
• Zacznij powoli i zwiększaj wolumen przez kilka tygodni.

Czego importerzy szukają w pierwszym e-mailu

Importer, który czyta Twój e-mail, zadaje sobie pytania: czy to jest dla mnie istotne, czy ten dostawca jest wiarygodny i czy warto odpowiedzieć? Odpowiedz na nie w kilku zdaniach:

• Dokładnie określony produkt. „Ziarna nerkowca W320 i W240”, a nie „orzechy wysokiej jakości”.
• Pochodzenie i kim jesteś. Producent, przetwórca czy handlowiec i skąd wysyłasz.
• Dlaczego właśnie oni. Jedno zdanie, które pokazuje, że znasz ich działalność.
• Dowody. Certyfikaty istotne na ich rynku, rynki, na które już wysyłasz, moce produkcyjne.
• Jeden kolejny krok. Pytanie, na które mogą odpowiedzieć jednym zdaniem.

Tematy wiadomości

Prosto i konkretnie działa lepiej niż pomysłowo. Kupiec powinien wiedzieć, czego dotyczy e-mail, zanim go otworzy. Przykłady tematów po angielsku:

• „Cashew kernels W320 from Vietnam for [Company]”
• „[Product] supplier: [certification], [origin]”
• „Question about your [product] sourcing for [season]”
• „Following our meeting at [Show]”

Unikaj w temacie wielkich liter, wykrzykników i słów takich jak „offer” czy „best price”; zarówno ludziom, jak i filtrom kojarzą się ze spamem.

Pierwszy e-mail

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Harmonogram i szablony przypomnień

Wiele odpowiedzi przychodzi dopiero po przypomnieniu, a nie po pierwszym e-mailu. Wysyłaj przypomnienia w tym samym wątku, żeby kupiec widział kontekst, i za każdym razem dodawaj coś nowego.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Zatrzymaj sekwencję dla każdego, kto odpowie, poprosi o zaprzestanie kontaktu lub czyj adres się odbije.

Czego unikać

• Załączników w pierwszym e-mailu. Podnoszą ocenę spamu, a wielu kupców nie otwiera plików od nieznajomych. Wyślij link.
• „Dear Sir/Madam”. Znajdź nazwisko. Jeśli się nie da, napisz do roli: „Hi, I'm writing to whoever buys dried fruit at [Company]”.
• Wielu odbiorców w jednym e-mailu. Każdy kupiec powinien dostać osobny e-mail.
• Długiej historii firmy. Wystarczy jedno zdanie o tym, kim jesteś.
• Kilku pytań naraz. Zadaj jedno.

Przepisy i zgody

Przepisy dotyczące niezamówionych e-maili biznesowych różnią się w zależności od kraju. Niektóre kraje dopuszczają kontakt między firmami, jeśli się przedstawisz i ułatwisz rezygnację z wiadomości; inne, zwłaszcza w części Europy i w Kanadzie, stawiają surowsze warunki dotyczące zgody. Sprawdź przepisy krajów, do których piszesz, podawaj dane swojej firmy i przestań pisać do każdego, kto o to poprosi. Ten poradnik nie jest poradą prawną.

Jak mierzyć, co działa

Śledź odpowiedzi, a nie otwarcia: śledzenie otwarć jest zawodne, bo wiele aplikacji pocztowych blokuje lub wstępnie ładuje obrazy. Dla każdej listy lub rynku zapisuj, ile e-maili zostało dostarczonych, ilu kupców odpowiedziało i ilu poprosiło o cenę lub próbkę. Zmieniaj jedną rzecz naraz, na przykład temat, pierwsze zdanie lub ofertę, i porównuj wyniki.

Jak to zrobić w Abanro