輸入業者への新規営業メールは、どのくらいの長さにすべきですか？

スマートフォンであまりスクロールせずに読める程度です。何を販売しているか、なぜその相手に連絡したのかを数文で伝え、明確な質問を1つ添えます。詳細は商品シートのリンクに任せてください。

最初のメールに価格を載せるべきですか？

通常、価格表をすべて載せる必要はありません。価格が強みであれば、1つの商品とインコタームズでの参考価格は役立つことがあります。ただし多くの輸入業者は、まず商品、品質、供給能力が合うかを知りたいと考えています。相手の港と数量に合わせた見積もりを提案してください。

新規営業メールは1日に何通まで送れますか？

新しいメールボックスでは1日数通から始め、不達と返信を見ながら少しずつ増やします。Googleはすべてのアカウントに独自の上限を設けています。新しいドメインから急に大量に送ることは、メールが迷惑メールに振り分けられるよくある原因です。

海外輸入業者営業メール：テンプレートとフォローアップ

適切な輸入業者を見つける

良いメールより、良いリストのほうが重要です。自社が販売する商品をすでに仕入れている、対応可能な市場の企業に連絡します。主な情報源は次のとおりです。

展示会の出展者リストと来場者リスト（自社の業界の展示会）。
業界名簿や業界団体の会員リスト（ターゲット市場のもの）。
輸入データサービス。HSコードから、どの企業が自社の商品を輸入しているかがわかります。
貿易振興機関や大使館。バイヤーリストを公開したり、バイヤーとの商談会を開いたりしていることがよくあります。
企業のウェブサイトやLinkedIn。自社のカテゴリーを担当する購買担当者を探します。できるだけinfo@のような汎用アドレスは避けてください。

企業ごとに、なぜ相手に合うのかをメモしておきます。ベトナムからカシューナッツを輸入している、ドイツのベーカリーに納入している、シアル（SIAL）に出展していた、などです。このメモがメールの1行目になります。

まずメールボックスを整える

無料のアドレスではなく、自社ドメインから送信します。
ドメインにSPF、DKIM、DMARCを設定します。手順はメールサービスのヘルプページに載っており、半日ほどで終わります。
送信者名には実在する担当者の名前を使い、署名に会社名、ウェブサイト、電話番号またはWhatsAppを入れます。
大量に送る予定なら、1つのメールボックスにすべてを集中させず、複数の同僚のメールボックスに分散させます。
少ない数から始め、数週間かけて送信数を増やします。

輸入業者が最初のメールで確認すること

メールを読む輸入業者は、「関係のある内容か」「信頼できるサプライヤーか」「返信する価値があるか」を考えています。これらに数行で答えてください。

商品を正確に。「高品質のナッツ」ではなく、「カシューナッツ W320・W240」のように書きます。
原産地と自社の立場。生産者、加工業者、商社のいずれか、そしてどこから出荷するか。
なぜ相手なのか。相手の事業を理解していることが伝わる1文。
裏付け。相手の市場で重視される認証、すでに出荷している市場、供給能力。
次のステップを1つ。1行で答えられる質問。

件名

気の利いた件名より、平易で具体的な件名のほうが効果的です。バイヤーが開く前に、何についてのメールかわかるようにします。英文の件名の例は次のとおりです。

「Cashew kernels W320 from Vietnam for [Company]」
「[Product] supplier: [certification], [origin]」
「Question about your [product] sourcing for [season]」
「Following our meeting at [Show]」

件名では大文字だけの表記、感嘆符、「offer」や「best price」のような語は避けてください。人にもフィルターにも迷惑メールのように見えます。

最初のメール

最初のメール件名：[Product] from [origin] for [Company]

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

フォローアップのスケジュールとテンプレート

返信の多くは、最初のメールではなくフォローアップの後に届きます。バイヤーが経緯を確認できるよう、フォローアップは同じスレッドで送り、毎回新しい情報を加えます。

ステップ	時期	加える内容
1	0日目	最初のメール
2	3〜4日後	新しい事実を1つ添えた短い催促
3	その約1週間後	別の切り口：証明書、サンプルの提案、収穫や季節の最新情報
4	その約2週間後	丁寧な最後のメッセージ

フォローアップ1同じスレッドで送信

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

フォローアップ2同じスレッドで送信

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

最後のメッセージ同じスレッドで送信

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

返信があった相手、停止を求めた相手、アドレスが不達になった相手には、シーケンスを止めてください。

避けるべきこと

最初のメールへの添付ファイル。迷惑メールと判定されやすくなり、知らない相手からのファイルを開かないバイヤーも多くいます。リンクを送ってください。
「Dear Sir/Madam」。担当者の名前を探してください。見つからない場合は役割宛てに書きます。例：「Hi, I'm writing to whoever buys dried fruit at [Company]」。
1通のメールに多数の宛先。バイヤーごとに個別のメールを送ります。
長い会社の沿革。自社の紹介は1行で十分です。
一度に複数の質問。質問は1つにします。

ルールと同意

一方的に送る営業メールに関するルールは国によって異なります。送信者を明示し、配信停止を簡単にすればB2Bの営業連絡を認める国もあれば、欧州の一部やカナダのように、同意についてより厳しい条件を設ける国もあります。送信先の国のルールを確認し、会社の情報を記載し、停止を求められたら連絡をやめてください。このガイドは法的助言ではありません。

効果の測り方

開封数ではなく返信数を追ってください。多くのメールアプリが画像をブロックしたり事前に読み込んだりするため、開封のトラッキングは当てになりません。リストや市場ごとに、配信できた件数、返信したバイヤーの数、価格やサンプルを求めた数を記録します。件名、1行目、提案内容など、変えるのは一度に1つだけにして比較します。

Abanroで行う方法

GmailまたはGoogle WorkspaceのアカウントをAbanroに接続し、タグや国でバイヤーを選ぶか、アドレスの一覧を貼り付けて、最初のメールとフォローアップを一度だけ書きます。Abanroは、設定した時間帯とタイムゾーンの範囲内で、各メールボックスの1日の上限を守りながら同じスレッドで送信し、不達のアドレスを除外します。Abanroは受信トレイを読まないため、バイヤーから返信があったら、結果画面からその相手のシーケンスを停止してください。メールシーケンスの詳細。

返信につながる、輸入業者への新規営業メールの書き方