Cómo escribir correos en frío a importadores que reciban respuesta

Cómo encontrar a los importadores adecuados

Una buena lista importa más que un buen correo. Escriba a empresas que ya compran lo que usted vende, en mercados que puede atender. Fuentes habituales:

• Listas de expositores y visitantes de ferias comerciales de su sector.
• Directorios comerciales y listas de miembros de asociaciones en sus mercados objetivo.
• Servicios de datos de importación que muestran qué empresas importan su producto bajo su código HS.
• Su agencia de promoción comercial o su embajada, que a menudo publican listas de compradores u organizan reuniones con compradores.
• Sitios web de empresas y LinkedIn, para encontrar a la persona que compra su categoría. Evite en lo posible las direcciones genéricas tipo info@.

Anote para cada empresa por qué encaja: importa nuez de la India de Vietnam, abastece a panaderías en Alemania, expuso en SIAL. Esa nota se convierte en la primera línea de su correo.

Configure primero su buzón

• Envíe desde el dominio de su empresa, no desde una dirección gratuita.
• Configure SPF, DKIM y DMARC para el dominio. Las páginas de ayuda de su proveedor de correo explican cómo hacerlo; lleva una tarde.
• Use como remitente el nombre de una persona real, con una firma que incluya su empresa, su sitio web y su teléfono o WhatsApp.
• Si piensa enviar mucho, reparta los envíos entre los buzones de varios colegas en lugar de enviarlo todo desde uno solo.
• Empiece despacio y aumente el volumen a lo largo de varias semanas.

Lo que buscan los importadores en un primer correo

Un importador que lee su correo se pregunta: ¿es relevante?, ¿este proveedor es confiable?, ¿vale la pena responder? Responda esas preguntas en pocas líneas:

• El producto, con precisión. "Nuez de la India W320 y W240", no "frutos secos de alta calidad".
• Origen y quién es usted. Productor, procesador o comercializador, y desde dónde envía.
• Por qué esa empresa. Una frase que demuestre que conoce su negocio.
• Pruebas. Certificaciones relevantes en su mercado, mercados a los que ya envía, capacidad.
• Un solo siguiente paso. Una pregunta que se pueda responder en una línea.

Líneas de asunto

Lo sencillo y específico funciona mejor que lo ingenioso. Un comprador debe saber de qué trata el correo antes de abrirlo.

• "Cashew kernels W320 from Vietnam for [Company]" (nuez de la India W320 de Vietnam para [Empresa])
• "[Product] supplier: [certification], [origin]" (proveedor de [producto]: [certificación], [origen])
• "Question about your [product] sourcing for [season]" (pregunta sobre su abastecimiento de [producto] para [temporada])
• "Following our meeting at [Show]" (después de nuestra reunión en [feria])

Evite las mayúsculas, los signos de exclamación y palabras como "oferta" o "mejor precio" en el asunto; parecen spam tanto a las personas como a los filtros.

El primer correo

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Calendario y plantillas de seguimiento

Muchas respuestas llegan después de un mensaje de seguimiento y no del primer correo. Envíe los mensajes de seguimiento en el mismo hilo para que el comprador vea el contexto, y aporte algo nuevo cada vez.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Detenga la secuencia para cualquier persona que responda, que le pida dejar de escribir o cuya dirección rebote.

Qué evitar

• Archivos adjuntos en el primer correo. Aumentan la probabilidad de caer en spam, y muchos compradores no abren archivos de desconocidos. Envíe un enlace.
• "Estimado señor/señora". Busque un nombre. Si no lo encuentra, escriba al puesto: "Hola, le escribo a la persona que compra frutos secos en [Empresa]".
• Muchos destinatarios en un solo correo. Cada comprador debe recibir su propio correo.
• Historias largas de la empresa. Basta con una línea sobre quién es usted.
• Varias preguntas a la vez. Haga una sola.

Normas y consentimiento

Las normas sobre correos comerciales no solicitados varían de un país a otro. Algunos permiten la prospección entre empresas si usted se identifica y facilita darse de baja; otros, sobre todo en partes de Europa y en Canadá, imponen condiciones más estrictas de consentimiento. Revise las normas de los países a los que escribe, incluya los datos de su empresa y deje de escribir a quien se lo pida. Esta guía no es asesoría legal.

Cómo medir lo que funciona

Mida las respuestas, no las aperturas: el seguimiento de aperturas no es confiable porque muchas apps de correo bloquean o precargan las imágenes. Para cada lista o mercado, anote cuántos correos se entregaron, cuántos compradores respondieron y cuántos pidieron un precio o una muestra. Cambie una sola cosa a la vez, como el asunto, la primera línea o la oferta, y compare.

Cómo hacerlo en Abanro