Як писати холодні листи імпортерам, на які відповідають

Як знайти потрібних імпортерів

Хороший список важливіший за хороший лист. Пишіть компаніям, які вже купують те, що Ви продаєте, на ринках, які Ви можете обслуговувати. Поширені джерела:

• Списки експонентів і відвідувачів виставок Вашої галузі.
• Галузеві довідники та списки членів асоціацій на цільових ринках.
• Сервіси імпортних даних, які показують, які компанії імпортують Ваш товар за його кодом HS.
• Агенція з просування експорту або посольство Вашої країни, які часто публікують списки покупців або організовують зустрічі з ними.
• Сайти компаній і LinkedIn, щоб знайти людину, яка закуповує Вашу категорію. За можливості уникайте загальних адрес на кшталт info@.

Для кожної компанії зазначте, чому вона Вам підходить: імпортує кеш’ю з В’єтнаму, постачає продукцію пекарням у Німеччині, брала участь у виставці SIAL. Ця нотатка стане першим рядком Вашого листа.

Спершу налаштуйте поштову скриньку

• Надсилайте листи з домену Вашої компанії, а не з безкоштовної адреси.
• Налаштуйте для домену SPF, DKIM і DMARC. Як це зробити, пояснюють довідкові сторінки Вашого поштового сервісу; на це піде пів дня.
• Вказуйте як відправника ім’я реальної людини, з підписом, де є назва компанії, сайт і телефон або WhatsApp.
• Якщо плануєте надсилати багато листів, розподіліть їх між скриньками кількох колег, а не пропускайте все через одну.
• Починайте повільно і збільшуйте обсяг упродовж кількох тижнів.

Що імпортери шукають у першому листі

Читаючи Ваш лист, імпортер запитує себе: чи це актуально, чи заслуговує цей постачальник на довіру і чи варто відповідати? Дайте відповідь на ці запитання в кількох рядках:

• Точна назва товару. «Ядра кеш’ю W320 та W240», а не «високоякісні горіхи».
• Походження і хто Ви. Виробник, переробник чи трейдер, і звідки Ви відвантажуєте.
• Чому саме вони. Одне речення, яке показує, що Ви знаєте їхній бізнес.
• Підтвердження. Сертифікати, важливі на їхньому ринку, ринки, на які Ви вже постачаєте, виробничі потужності.
• Один наступний крок. Запитання, на яке можна відповісти одним рядком.

Тема листа

Проста й конкретна тема краща за дотепну. Покупець має розуміти, про що лист, ще до того, як відкриє його.

• Cashew kernels W320 from Vietnam for [Company]
• [Product] supplier: [certification], [origin]
• Question about your [product] sourcing for [season]
• Following our meeting at [Show]

Уникайте в темі великих літер, знаків оклику та слів на кшталт «offer» чи «best price»: і людям, і фільтрам вони здаються спамом.

Перший лист

Hi [First name],

I saw that [Company] [imports / distributes / supplies] [category] in [market]. [The detail that told you so.]

We're [producer / processor / exporter] of [product] in [origin], shipping to [markets] with [certifications]. Our range, with specifications, packing and MOQ, is here: [product sheet link]

Would it be useful if I sent a price for [product] [Incoterm] [their port]?

Best regards,
[Name]
[Title], [Company] · [website] · [phone / WhatsApp]

Графік нагадувань і шаблони

Багато відповідей надходить після нагадування, а не після першого листа. Надсилайте нагадування в тому самому ланцюжку, щоб покупець бачив контекст, і щоразу додавайте щось нове.

Hi [First name], a quick follow-up. We have [new crop / stock] of [product] available from [month]. If you're sourcing for [season], I can send a sample or a price for your port.

Hi [First name], in case it's useful: our [certification] certificate and full specification for [product] are on our product sheet here: [link]. Who at [Company] would be the right person to speak to about [category]?

Hi [First name], I'll stop here so I don't crowd your inbox. If [product] becomes relevant, just reply to this email and I'll quote the same day.

Зупиняйте послідовність для кожного, хто відповів, попросив більше не писати або чия адреса повертає листи.

Чого уникати

• Вкладень у першому листі. Вони підвищують спам-рейтинг, а багато покупців не відкривають файли від незнайомців. Надішліть посилання.
• «Dear Sir/Madam». Знайдіть ім’я. Якщо не вдається, звертайтеся до посади: «Hi, I'm writing to whoever buys dried fruit at [Company]».
• Багатьох одержувачів в одному листі. Кожен покупець має отримати власний лист.
• Довгої історії компанії. Одного рядка про те, хто Ви, достатньо.
• Кількох запитань одразу. Поставте одне.

Правила та згода

Правила щодо непрошених ділових листів у різних країнах відрізняються. Одні дозволяють ділові розсилки між компаніями, якщо Ви називаєте себе і даєте змогу легко відписатися; інші, особливо в частині Європи та в Канаді, встановлюють суворіші умови щодо згоди. Перевірте правила країн, яким Ви пишете, вказуйте реквізити своєї компанії і припиняйте писати кожному, хто про це просить. Цей посібник не є юридичною консультацією.

Як оцінювати результат

Відстежуйте відповіді, а не відкриття: відстеження відкриттів ненадійне, бо багато поштових застосунків блокують або попередньо завантажують зображення. Для кожного списку чи ринку фіксуйте, скільки листів доставлено, скільки покупців відповіли і скільки попросили ціну або зразок. Змінюйте щоразу одну річ, наприклад тему, перший рядок або пропозицію, і порівнюйте.

Як це зробити в Abanro