Hoe de inklaring in de VS werkt voor buitenlandse bedrijven

Hoe de inklaring in de VS werkt: het proces in één oogopslag

De inklaring in de VS is het proces waarmee ingevoerde goederen de haven of luchthaven mogen verlaten en de Amerikaanse markt op mogen. De Amerikaanse douane- en grensbewakingsdienst (CBP) controleert wie importeert, wat de goederen zijn, waar ze gemaakt zijn, wat ze waard zijn en of een andere instantie ze moet goedkeuren. Op basis van die gegevens worden de invoerrechten vastgesteld. Het is de tegenhanger van de uitklaring bij vertrek: de uitvoeraangifte die u of uw expediteur in Nederland of België doet, vervangt geen enkele stap aan Amerikaanse kant.

In de meeste gevallen wordt de aangifte elektronisch ingediend door een erkende douane-expediteur namens de importer of record. Uw rol als exporteur of merk is ervoor te zorgen dat de gegevens in die aangifte kloppen: de partijen, de productomschrijving, de waarde, de oorsprong en de gegevens voor andere instanties. De meeste vertragingen ontstaan doordat die gegevens ontbreken of niet met elkaar overeenkomen, niet door de aangifte zelf.

1. 1 Vóór de boeking Importeur vastleggen Importer of record, importeursnummer en douaneborgstelling
2. 2 24 uur voor het laden ISF indienen Veiligheidsgegevens voor zeevracht
3. 3 Binnen 15 dagen na aankomst Aangifte indienen Aangifte en gegevens voor instanties, bij voorkeur vóór aankomst
4. 4 Bij aankomst Controle en vrijgave CBP en andere instanties controleren, inspecteren zo nodig en geven vrij
5. 5 Binnen 10 werkdagen Entry summary en invoerrechten Indeling, waarde, oorsprong, invoerrechten en heffingen
6. 6 Meestal binnen een jaar Liquidatie CBP stelt de aangifte definitief vast

De onderstaande secties volgen die volgorde. Bent u nog aan het bepalen wie wat betaalt onder uw verkoopvoorwaarden, lees dan eerst EXW, FOB, DAP of DDP: Incoterms voor export naar de VS, want de Incoterm bepaalt vaak wie als importeur optreedt.

Stap 1: bepaal wie de importer of record is

De importer of record (IOR) is de partij die juridisch verantwoordelijk is voor de aangifte: juiste indeling, waarde en oorsprong, betaling van invoerrechten en heffingen, en naleving van de regels van andere instanties. Elke formele of informele aangifte noemt er één. Dat kan de Amerikaanse koper zijn, de buitenlandse verkoper of een andere partij die daarvoor in aanmerking komt, maar het moet vaststaan voordat de goederen vertrekken.

Niet-ingezeten importer of record

Een buitenlands bedrijf zonder Amerikaanse vestiging kan meestal zelf als importer of record optreden. Volgens 19 CFR 141.18 mag een niet-ingezeten vennootschap, zoals een Nederlandse bv of Belgische nv, alleen goederen invoeren als zij:

• een ingezeten vertegenwoordiger heeft in de staat waar de haven van binnenkomst ligt, die bevoegd is juridische stukken tegen de vennootschap in ontvangst te nemen, en
• een douaneborgstelling stelt met een ingezeten borg, als zekerheid voor de betaling van eventuele hogere en aanvullende invoerrechten.

Importeursnummer en CBP Form 5106

De importer of record heeft ook een importeursnummer nodig in de systemen van CBP. Een Amerikaans bedrijf gebruikt normaal zijn employer identification number van de IRS. Een buitenlands bedrijf zonder zo'n nummer kan een door CBP toegekend nummer aanvragen met CBP Form 5106, het Create/Update Importer Identity Form, waarop naam, adressen en andere identiteitsgegevens van het bedrijf staan. Het formulier wordt meestal via de douane-expediteur ingediend, maar de importeur is verantwoordelijk voor de juistheid van de inhoud. Uw Nederlandse EORI-nummer of KVK-nummer, of uw Belgische ondernemingsnummer, vervangt dit Amerikaanse importeursnummer niet.

Sinds 18 september 2026 maakt CBP een importeursnummer ongeldig als de gegevens op Form 5106 onjuist of onvolledig blijken, en met een ongeldig nummer kunnen geen goederen worden ingevoerd. Het adres moet de werkelijke fysieke locatie van het bedrijf zijn, niet dat van een geregistreerde vertegenwoordiger, douane-expediteur, expediteur, postbus of zakelijk servicecentrum, en de volmacht van de douane-expediteur moet rechtstreeks met de importer of record zijn getekend (mededeling van CBP, 19 augustus 2026).

Er komen meer wijzigingen voor buitenlandse importeurs. Presidentieel besluit 14411 van 3 juni 2026 draagt CBP op buitenlandse importers of record uit te sluiten van informele aangiften, te voorkomen dat ze bij formele aangiften steunen op een doorlopende borgstelling, en CTPAT-validatie (waar ze daarvoor in aanmerking komen) of een in CTPAT gevalideerde douane-expediteur te eisen. Deze wijzigingen zijn opgedragen maar nog niet van kracht (stand oktober 2026), dus controleer de actuele regels vóór uw eerste zending.

Verkoopt u DDP aan een Amerikaanse klant, dan bent u meestal de importeur. Verkoopt u FOB of EXW, dan is dat meestal de koper. Verkopen op Amazon zonder Amerikaans bedrijf is een veelvoorkomend geval waarin de buitenlandse verkoper zelf een importeur moet regelen; onze gids over verkopen op Amazon VS zonder Amerikaans bedrijf beschrijft die route. Abanro kan in daarvoor in aanmerking komende gevallen optreden als importer of record, wat we bij de offerte bevestigen.

Stap 2: regel een douaneborgstelling

Een douaneborgstelling (customs bond) is een garantie van een borgmaatschappij aan CBP dat de importeur invoerrechten, belastingen en heffingen betaalt en zijn andere verplichtingen nakomt. Goederen onder een formele aangifte worden zonder borgstelling niet vrijgegeven. Er zijn twee soorten:

• Borgstelling voor één aangifte (single transaction bond): dekt één aangifte. Het bedrag is over het algemeen de aangegeven waarde plus invoerrechten, belastingen en heffingen, en hoger voor goederen die door andere instanties worden gereguleerd.
• Doorlopende borgstelling (continuous bond): dekt een jaar lang alle aangiften in elke haven. Geschikt voor importeurs met meerdere zendingen per jaar.

Voor een niet-ingezeten importeur moet de borg een ingezeten Amerikaanse vennootschap zijn. Hoe het bedrag van een borgstelling wordt berekend en wat elke optie kost, leest u in onze gids over de kosten van importeren in de VS.

Stap 3: dien de ISF (10+2) in voor zeezendingen

Voor lading die per schip aankomt, moet de Importer Security Filing, bekend als ISF of 10+2, uiterlijk 24 uur voordat de lading in de buitenlandse haven aan boord gaat bij CBP binnen zijn. Voor een container uit Rotterdam of Antwerpen betekent dat: vóór het laden daar. De ISF geldt voor niet-bulklading van elke omvang, ook LCL. Ze geldt niet voor luchtvracht.

Volgens de ISF-richtlijnen van CBP bevat het deel van de importeur:

• nummer van de importer of record en nummer van de geadresseerde
• namen en adressen van verkoper en koper (eigenaar)
• ship-to party
• naam en adres van de fabrikant of leverancier
• land van oorsprong
• HTS-nummer van het product (minstens zes cijfers)
• stuflocatie van de container en consolidator (stuffer)

De vervoerder dient de andere twee elementen in (het stuwplan van het schip en de statusberichten van de containers). Een te late, ontbrekende of onjuiste ISF kan leiden tot liquidated damages van $5,000 per overtreding, meer inspecties en vertraging. De praktische les: verzamel de gegevens over leverancier, stuflocatie en HTS-code bij de boeking, niet pas als het schip vertrekt. Hoe boekingen voor FCL en LCL verschillen, leest u in FCL of LCL naar de VS.

Stap 4: aankomst, aangifte (CBP 3461) en entry summary (CBP 7501)

De inklaring kent twee aangiften die vaak door elkaar worden gehaald. Volgens 19 CFR Part 142:

• Aangifte (CBP Form 3461 of het elektronische equivalent): het verzoek om vrijgave. Die moet binnen 15 kalenderdagen na het lossen van de goederen zijn ingediend en wordt normaal vóór aankomst ingediend, zodat CBP en andere instanties hem vroeg kunnen beoordelen. Hij wordt onderbouwd met de handelsfactuur, waar nodig een paklijst en de documenten die andere instanties eisen.
• Entry summary (CBP Form 7501 of het elektronische equivalent): de volledige aangifte van indeling, waarde, oorsprong, tarieven, invoerrechten en heffingen. Die moet, met de geschatte invoerrechten, binnen 10 werkdagen na de aangifte zijn ingediend. Douane-expediteurs dienen hem vaak samen met de aangifte in.

Wordt de aangifte niet binnen 15 dagen ingediend, dan kunnen de goederen naar een general order-magazijn worden gebracht, waar opslagkosten oplopen. Ook opslag op de terminal en containerkosten gaan lopen zodra de vrije tijd voorbij is, en daarom is een trage aangifte duur. Onze gids over drayage, demurrage en detention in Los Angeles en Long Beach legt die kosten uit.

Informele of formele aangifte

Commerciële zendingen met een waarde van $2,500 of minder kunnen over het algemeen een informele aangifte gebruiken. Boven $2,500 is over het algemeen een formele aangifte met douaneborgstelling vereist. CBP kan voor elke zending een formele aangifte eisen, sommige goederen hebben er al bij lagere waarden een nodig, en de eisen van andere instanties gelden in beide gevallen. Presidentieel besluit 14411 draagt CBP ook op buitenlandse importers of record uit te sluiten van informele aangiften; dat is opgedragen maar nog niet van kracht (stand oktober 2026), dus controleer de actuele regels. Een informele aangifte is eenvoudiger, maar betekent niet dat er geen invoerrechten verschuldigd zijn.

Sinds 29 augustus 2025 is de de-minimisvrijstelling van invoerrechten voor zendingen van $800 of minder voor alle landen opgeschort. CBP heeft de opschorting vanaf 24 juni 2026 voor onbepaalde tijd verlengd, en de wet beëindigt de vrijstelling op 1 juli 2027. Commerciële zendingen met lage waarde gaan nu via een informele of formele aangifte en betalen de geldende invoerrechten.

Stap 5: indeling, waarde en land van oorsprong

Deze drie gegevens bepalen hoeveel invoerrechten u betaalt en of er aanvullende heffingen gelden. Ze zijn ook de plek waar CBP de meeste fouten vindt.

HTS-indeling

Elk product wordt ingedeeld in het Harmonized Tariff Schedule of the United States (HTS). De eerste zes cijfers volgen het internationale Geharmoniseerd Systeem dat ook de goederencode op uw uitvoeraangifte gebruikt; de VS voegen cijfers toe tot tien. De indeling hangt af van wat het product is, waarvan het gemaakt is en waarvoor het gebruikt wordt, niet van hoe u het noemt. Een vage omschrijving zoals “accessoires” of “monsters” roept vragen op. Zorg voor een duidelijke omschrijving, de materiaalsamenstelling en foto's of een specificatieblad bij de aangifte.

Douanewaarde

Invoerrechten worden berekend over de douanewaarde, in de meeste gevallen de transactiewaarde: de prijs die voor de goederen werkelijk is betaald of moet worden betaald, met bepaalde bijtellingen zoals sommige verpakkingskosten, commissies en assists (mallen, gereedschap of materialen die u kosteloos aan de fabrikant heeft geleverd). Hoe vracht, verzekering en andere kosten worden behandeld, hangt af van hoe ze vermeld staan, en daarom moet de factuur ze specificeren. Goederen te laag waarderen om invoerrechten te besparen is een overtreding, geen besparing.

Land van oorsprong en markering

Het land van oorsprong is het land waar de goederen zijn gemaakt of voor het laatst een substantiële verwerking hebben ondergaan, en dat is niet altijd het land van verzending. Het bepaalt het tarief, of een handelsakkoord van toepassing is en welke aanvullende heffingen gelden. RVO wijst erop dat het land van oorsprong, en dus niet het land van export, de hoogte van het Amerikaanse importtarief bepaalt. Dat is belangrijk in een markt met zoveel wederuitvoer via Rotterdam en Antwerpen: goederen die in Azië zijn gemaakt en vanuit een Nederlands of Belgisch magazijn worden verscheept, krijgen het tarief van het land van oorsprong, niet de behandeling van EU-goederen.

Volgens 19 CFR Part 134 moeten ingevoerde artikelen over het algemeen leesbaar, goed zichtbaar en duurzaam gemarkeerd zijn met de Engelse naam van het land van oorsprong, zodat de uiteindelijke koper in de VS die kan zien: dus “Netherlands” of “Belgium”, niet “Nederland” of “België”. Goederen die niet goed gemarkeerd zijn, kunnen worden vastgehouden tot ze gemarkeerd zijn, en voor niet-gemarkeerde goederen kan een extra markeringsrecht van 10% worden geheven.

Stap 6: andere overheidsinstanties (FDA, USDA, CPSC, FCC, EPA)

CBP handhaaft aan de grens de regels van veel andere instanties. Valt een product onder een van die instanties, dan moet de aangifte de gegevens voor die instantie bevatten, en kan de instantie de goederen vasthouden tot ze tevreden is. De meest voorkomende voor consumentenproducten en levensmiddelen:

Andere instanties gaan over alcohol (de TTB, relevant voor Belgisch bier en jenever), tabak, wilde dieren, vuurwapens en de veiligheid van motorvoertuigen. Controleer welke instanties van toepassing zijn voordat uw product vertrekt, want de tijd om een productielocatie te registreren of een certificaat te halen is vóór vertrek, niet terwijl een container in de haven wacht. Voor levensmiddelen staat de volledige FDA-volgorde in levensmiddelen importeren in de VS.

Twee voorbeelden uit de Benelux. De FDA publiceert per land welke bedrijven op een importwaarschuwing (import alert) staan; op de lijst voor Nederland staan onder meer bedrijven bij waarschuwingen voor kaas en niet-vermelde allergenen, en op de lijsten voor beide landen bedrijven bij een waarschuwing voor niet-vermelde kleurstoffen. Het gaat om vermeldingen van afzonderlijke bedrijven of producten, geen verbod op alle producten uit een land, maar het laat zien waar de FDA op let. En voor bloembollen en vaste planten bestaat een preclearanceprogramma van USDA APHIS dat na de Tweede Wereldoorlog is opgezet, met een APHIS-medewerker in Nederland die samenwerkt met de Nederlandse nationale plantenbeschermingsorganisatie (NPPO), zoals USDA in 2018 beschreef.

Stap 7: inspecties, blokkades en vrijgave

CBP beoordeelt de aangifte aan de hand van risicoprofielen. De meeste zendingen worden zonder fysieke inspectie vrijgegeven, maar elke zending kan worden geselecteerd. Gangbare uitkomsten:

• Vrijgave: CBP en eventuele andere instanties geven de goederen vrij, en de vervoerder of terminal kan ze leveren zodra de vrachtkosten betaald zijn.
• Niet-intrusieve inspectie: de container wordt gescand, meestal met röntgen- of gammastraling, en vrijgegeven als er niets wordt gevonden.
• Fysieke inspectie: de container gaat naar een inspectiestation en sommige of alle dozen worden geopend. CBP controleert of goederen, aantallen, waarde, oorsprong en markering overeenkomen met de papieren.
• Blokkade door een instantie: de FDA, USDA of een andere instantie vraagt om documenten, onderzoekt of bemonstert de goederen. De FDA kan goederen vasthouden en uiteindelijk de toelating weigeren.

Inspectiekosten, zoals het verplaatsen van de container, arbeid in het inspectiestation en extra opslag, worden over het algemeen aan de importeur gefactureerd, samen met eventuele demurrage die intussen oploopt. De beste bescherming zijn juiste papieren en een correcte markering. Is een zending al vastgehouden of geweigerd, dan helpt Zendingsherstel de volgende stappen te bepalen.

Na de vrijgave gaan de goederen van de terminal naar hun volgende bestemming, vaak een magazijn in de VS voor ontvangst en inspectie voordat ze doorgaan naar Amazon, retailers of klanten. Abanro regelt de inklaring in de VS als onderdeel van uw zending, samen met ophalen en internationale verzending en levering aan onze locatie in Orange County, zodat één team de goederen volgt van vrijgave tot ontvangst.

Stap 8: betaling van invoerrechten, liquidatie en actuele aanvullende heffingen

Geschatte invoerrechten en heffingen worden met de entry summary betaald. Naast invoerrechten betalen de meeste formele aangiften de merchandise processing fee, en zeezendingen ook de harbor maintenance fee. Beide worden, met de bedragen voor het Amerikaanse begrotingsjaar 2027, uitgelegd in de kosten van importeren in de VS.

Liquidatie

Liquidatie is de definitieve berekening door CBP van de invoerrechten die op een aangifte verschuldigd zijn. Volgens 19 U.S.C. 1504 geldt een aangifte die niet binnen een jaar na de aangifte is geliquideerd als geliquideerd zoals aangegeven, tenzij CBP de termijn verlengt (tot in totaal vier jaar). Bij de liquidatie kan CBP het betaalde bedrag bevestigen, meer invoerrechten vragen of het verschil terugbetalen. Een importeur die het er niet mee eens is, kan binnen 180 dagen na de liquidatie protest indienen. Bewaar tot de liquidatie uw administratie en houd er rekening mee dat CBP nog vragen over de aangifte kan stellen.

Aanvullende heffingen, stand oktober 2026

Bovenop het gewone HTS-tarief betalen sommige goederen aanvullende heffingen. Stand oktober 2026:

• De brede heffingen die in 2025 op grond van de International Emergency Economic Powers Act (IEEPA) werden opgelegd, worden niet meer geïnd sinds het Hooggerechtshof op 20 februari 2026 oordeelde dat IEEPA geen heffingen toestaat. Terugbetalingen van al betaalde IEEPA-heffingen worden via CBP afgehandeld.
• Een tijdelijke toeslag van 10% op grond van Section 122 van de Trade Act of 1974 gold van 24 februari tot 24 juli 2026.
• Sinds 24 juli 2026 gelden nieuwe Section 301-heffingen voor de meeste goederen uit ongeveer 60 economieën, van 10 of 12.5% afhankelijk van het land, deels inclusief het gewone tarief en met productvrijstellingen (USTR-mededeling, 28 juli 2026). Voor goederen van oorsprong uit de EU, dus ook uit Nederland en België, vult de Section 301-heffing het gewone tarief aan tot in totaal 10%; is het gewone tarief al 10% of hoger, dan is de Section 301-heffing nul. Goederen onder Section 232-heffingen vallen buiten deze maatregel.
• De Section 301-heffingen uit 2018 op veel Chinese goederen blijven van kracht, net als de Section 232-heffingen op productgroepen zoals staal, aluminium, koper, auto's en onderdelen, en hout en timmerhout.

Deze maatregelen veranderen vaak en kunnen per product en oorsprong anders uitwerken. Controleer de HTS en de actuele richtlijnen van CBP voor uw HTS-code en land van oorsprong voordat u een zending prijst. RVO houdt een Nederlandstalig overzicht met veelgestelde vragen bij.

Checklist documenten voor de inklaring in de VS

Zorg dat deze documenten klaar zijn voordat de goederen vertrekken, en dat ze met elkaar overeenkomen:

• Handelsfactuur in het Engels (of met een nauwkeurige Engelse vertaling), die voldoet aan 19 CFR 141.86: haven van binnenkomst; wanneer, waar en door wie de goederen zijn verkocht of verzonden, en aan wie; een gedetailleerde omschrijving van elk artikel met kwaliteit of soort en merken en nummers; aantallen; aankoopprijs per artikel en valuta; gespecificeerde kosten zoals vracht, verzekering, commissies, containers en verpakking; eventuele kortingen; land van oorsprong; en eventuele assists die niet in de prijs zijn opgenomen.
• Paklijst: per doos, met inhoud, aantallen, netto- en brutogewicht en afmetingen, overeenkomend met de factuur en de doosmarkeringen.
• Bill of lading of air waybill: afgegeven door de vervoerder of expediteur, met verlader, geadresseerde en notify party, en hetzelfde aantal dozen en gewicht als de paklijst.
• Gegevens van de importeur: importer of record, importeursnummer, borgstelling en, voor een niet-ingezeten importeur, de ingezeten vertegenwoordiger.
• ISF-gegevens voor zeezendingen, verstuurd bij de boeking.
• Documenten voor instanties waar van toepassing: FDA-registratie en bevestiging van de Prior Notice, vergunningen en certificaten, conformiteitscertificaten, testrapporten.
• Productgegevens voor de indeling: materiaalsamenstelling, functie, foto's of specificatiebladen, en de HTS-code als u die al kent.
• Onderbouwing van de oorsprong: certificaten of verklaringen van leveranciers als u een voorkeursbehandeling onder een handelsakkoord claimt of de oorsprong moet aantonen. Een niet-preferentieel certificaat van oorsprong vraagt u in Nederland aan bij de KVK en in Vlaanderen online via DigiChambers. Een EUR.1 helpt niet voor de VS, omdat er geen handelsakkoord tussen de EU en de VS is.
• Uitvoerdocumenten bij vertrek: de uitvoeraangifte bij de Douane of de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, met uw EORI-nummer. Die hoort bij de uitklaring en vervangt geen Amerikaans document, maar zorg dat omschrijving, waarde en aantallen overeenkomen met de Amerikaanse factuur.

Met deze documenten op orde is de inklaring zelf routine. Wat er inbegrepen is als Abanro de inklaring voor uw zending regelt, ziet u op onze pagina over inklaring in de VS. Bestaat uw eerste zending uit maar een paar dozen, dan legt hoe u een kleine zending naar de VS verstuurt uit hoe koerier, luchtvracht en LCL het proces veranderen.

Deze gids is algemene informatie, geen juridisch of douaneadvies. Aangifteregels, tarieven en eisen van instanties veranderen, dus controleer ze voor uw product en zending voordat u verzendt.

Bronnen en verder lezen

1. 19 CFR 141.18: aangifte door niet-ingezeten vennootschappen, Amerikaanse federale regelgeving, CFR (Legal Information Institute)
2. Juistheid van importer of record-gegevens bij CBP (91 FR 53627, 19 augustus 2026), Amerikaanse douane- en grensbewakingsdienst (CBP), Federal Register
3. Presidentieel besluit 14411 over strengere douanehandhaving (91 FR 35125, 10 juni 2026), Federal Register
4. Veelgestelde vragen over de Importer Security Filing (ISF), Amerikaanse douane- en grensbewakingsdienst (CBP)
5. 19 CFR Part 142: het aangifteproces, eCFR (Amerikaanse federale regelgeving)
6. Harmonized Tariff Schedule of the United States (zoeken), Amerikaanse internationale handelscommissie (USITC)
7. 19 CFR 141.86: inhoud van facturen en algemene vereisten, eCFR (Amerikaanse federale regelgeving)
8. 19 CFR Part 134: markering van het land van oorsprong, eCFR (Amerikaanse federale regelgeving)
9. 19 U.S.C. 1504: termijn voor de liquidatie, Amerikaanse federale wetgeving, USC (Legal Information Institute)
10. Maatregelen in de Section 301-onderzoeken naar diverse economieën (91 FR 47318, 28 juli 2026), Handelsvertegenwoordiger van de VS (USTR), Federal Register
11. Veelgestelde vragen over de Amerikaanse invoerrechten (oorsprong, vrijstellingen, Section 232), Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
12. Certificaat van oorsprong (CvO) of EUR.1-document aanvragen, Ondernemersplein (KVK en overheid)
13. Importwaarschuwingen per land: Nederland, Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA)
14. Importwaarschuwingen per land: België, Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA)
15. It's a small world after all: het preclearanceprogramma voor Nederlandse bloembollen, Amerikaans ministerie van Landbouw (USDA)

Bronnen gecontroleerd op 20 oktober 2026