So erstellen Sie einen Exportkatalog, mit dem Einkäufer wirklich arbeiten können
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Ein Importeur, der Lieferanten vergleicht, stöbert nicht. Er prüft, ob Ihr Produkt zu seinem Markt, seinen Kunden und seiner Logistik passt. Ein guter Exportkatalog beantwortet diese Fragen, bevor sie gestellt werden.
Wozu ein Exportkatalog dient
Ein Katalog für den Einzelhandel verkauft ein Produkt an die Person, die es nutzt. Ein Exportkatalog hilft einem professionellen Einkäufer zu entscheiden, ob er es importiert: ob es seiner Spezifikation entspricht, wie es verpackt und versendet wird, was es bis zur Ankunft kostet und ob man Ihnen die Lieferung zutrauen kann. Das verändert den Inhalt. Stimmungsfotos und Slogans zählen weniger, Zahlen mehr.
Die Angaben, die Einkäufer zuerst prüfen
| Angabe | Warum Einkäufer sie brauchen | Beispiel |
|---|---|---|
| Produktname und Güteklasse | Abgleich mit ihrer Spezifikation | Cashewkerne W320 |
| HS-Code | Prüfung von Zöllen und Einfuhrregeln | 0801.32 |
| Herkunft | Zölle, Kennzeichnung, Kundenpräferenz | Vietnam |
| Spezifikationen | Qualität und Konformität | Feuchtigkeit max. 5 %, Bruch max. 5 % |
| Verpackung | Lagerung und Weiterverkauf | Vakuumbeutel in Kartons |
| Einheiten pro Karton, Kartongröße und Gewichte | Fracht- und Handlingkosten | 22,68 kg netto pro Karton |
| Containerbeladung | Einstandskosten pro Einheit | 40-Fuß-Standardcontainer, lose verladen, Anzahl Kartons |
| Mindestbestellmenge (MOQ) | Ob eine Probebestellung möglich ist | Eine Palette oder ein 20-Fuß-Container |
| Preis und Incoterm | Vergleich von Angeboten auf derselben Grundlage | USD 7.60/kg FOB Ho Chi Minh City |
| Zertifikate | Marktzugang und Anforderungen des Handels | Bio, HACCP, Halal, Koscher |
| Haltbarkeit und Lagerung | Planung und Warenrotation | 12 Monate, kühl und trocken |
| Lieferzeit | Vorausbestellung | 3 bis 4 Wochen ab Bestätigung |
Die Beispiele dienen nur der Veranschaulichung. Verwenden Sie die Angaben und Einheiten, die in Ihrer Branche üblich sind.
Spezifikationen schreiben
Bei den Spezifikationen sind Kataloge am häufigsten vage. „Premiumqualität“ sagt einem Einkäufer nichts, „Feuchtigkeit max. 6 %, Aflatoxin innerhalb der EU-Grenzwerte, Fremdbestandteile max. 0,1 %“ schon. Einige Grundsätze:
- Verwenden Sie die Klassifizierungssprache Ihrer Branche. Kernzahl bei Cashews, Größe pro Unze bei Mandeln, ASTA-Farbwert bei Paprika, Siebgröße bei Kaffee.
- Nennen Sie Grenzwerte, keine Adjektive. Höchst- und Mindestwerte, die ein Labor prüfen kann.
- Verwenden Sie bei allen Produkten dieselben Bezeichnungen, damit Einkäufer vergleichen können: immer „Feuchtigkeit“, nicht bei einem Produkt „Feuchte“ und beim anderen „Wassergehalt“.
- Trennen Sie Standard und Möglichkeiten. „Standard: 25-kg-Säcke. Möglich: 10-kg-Kartons, Eigenmarke (Private Label).“
Preise, Incoterms und Gültigkeit
Ein Preis ohne Incoterm und Ort lässt sich nicht vergleichen. „USD 6.40/kg“ kann ab Werk oder geliefert ins Lager des Einkäufers bedeuten. Nennen Sie immer:
- Die Incoterms-Klausel mit benanntem Ort, zum Beispiel FOB Oakland oder CIF Jebel Ali, und die Fassung (Incoterms 2020).
- Die Währung.
- Wie lange der Preis gilt, besonders bei Rohstoffen mit schwankenden Preisen.
- Etwaige Mengenstaffeln.
Wenn sich Preise zu oft ändern, um sie zu drucken, schreiben Sie „Preis auf Anfrage“ und erstellen Sie pro Anfrage ein Angebot. Einkäufer verstehen das. Was sie nicht mögen, sind Preise der letzten Saison in einem PDF, das noch im Umlauf ist.
Fotos
- Zeigen Sie das Produkt so, wie es versendet wird: den Kern, den Beutel, den Karton, die Palette.
- Verwenden Sie neutrale Hintergründe und gutes Licht, damit Farbe und Größe fair beurteilt werden.
- Fügen Sie eine Nahaufnahme hinzu, wenn die Güteklasse sichtbar ist: Größe, Farbe, Bruchstücke.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit eigene Fotos. Bei Stockfotos fragen sich Einkäufer, was sie tatsächlich erhalten.
PDF oder Online-Katalog?
| PDF-Katalog | Online-Katalog oder Produktblatt | |
|---|---|---|
| Aktualisierung | Jedes Mal eine neue Datei, alte Kopien bleiben im Umlauf | Einmal aktualisieren, der Link zeigt immer die aktuelle Version |
| Versand | Anhang, oft groß | Ein Link oder QR-Code |
| Lesen auf dem Smartphone | Zoomen mit zwei Fingern | Für den Bildschirm gestaltet |
| Wissen, ob er gelesen wurde | Nein | Meist, über Aufrufzahlen |
| Offline und Druck | Ja | Am besten, wenn er auch ein PDF exportieren kann |
Die meisten Exporteure brauchen beides: einen Link zum Versenden und ein PDF für Einkäufer, die eine Datei für ihre Unterlagen oder ihre eigenen Kunden wollen.
Aktuell halten
- Führen Sie einen Stammdatensatz pro Produkt und erstellen Sie daraus jeden Katalog, jede Preisliste und jedes Angebot.
- Erstellen Sie eigene Versionen für verschiedene Märkte oder Saisons statt eines Katalogs für alle.
- Versehen Sie jede Version mit einem Ausgabe- oder Gültigkeitsdatum.
- Behalten Sie die Ablaufdaten von Zertifikaten im Blick und ersetzen Sie sie, bevor sie ablaufen.
- Für Preislisten, die nicht weitergeleitet werden sollen, nutzen Sie Ablaufdaten oder eine PIN, sofern Ihr Tool das erlaubt.
Checkliste
- Jedes Produkt hat einen Namen mit Güteklasse oder Sorte, HS-Code und Herkunft.
- Spezifikationen nennen messbare Grenzwerte und einheitliche Bezeichnungen.
- Verpackung, Kartongewichte und Mindestbestellmenge sind angegeben.
- Preise haben, falls angegeben, Incoterm, Ort, Währung und Gültigkeit.
- Zertifikate sind beigefügt und gültig.
- Fotos zeigen das echte Produkt und die echte Verpackung.
- Firmenname, Adresse und Kontaktdaten stehen auf jeder Seite.
- Er lässt sich gut auf dem Smartphone lesen.
So geht es in Abanro
Abanro speichert jedes Produkt einmal: HS-Code, Herkunft, Gewichte, Verpackung, Einheiten pro Karton, Kartongröße, Mindestbestellmenge, Spezifikationen, Zertifikate mit Ablaufdatum, Fotos, Preis und Standard-Incoterm sowie die Beladung im Container. Aus diesen Produkten erstellen Sie Produktblätter für eine Saison oder einen Markt: Teilen Sie sie per Link, QR-Code oder PDF, legen Sie Preise für das jeweilige Blatt fest oder zeigen Sie „Preis auf Anfrage“, fügen Sie eine PIN oder ein Ablaufdatum hinzu und sehen Sie, wie oft Einkäufer sie aufgerufen haben. Dieselben Produktdaten fließen in Angebote, Rechnungen und Packlisten.