Een exportproductcatalogus opbouwen waar inkopers echt mee kunnen werken
Bijgewerkt
Een importeur die leveranciers vergelijkt, zit niet te bladeren. Hij controleert of uw product past bij zijn markt, zijn klanten en zijn logistiek. Een goede exportcatalogus beantwoordt die vragen voordat ze worden gesteld.
Waar een exportcatalogus voor dient
Een retailcatalogus verkoopt een product aan de persoon die het gaat gebruiken. Een exportcatalogus helpt een professionele inkoper beslissen of hij het importeert: of het aan zijn specificatie voldoet, hoe het is verpakt en verzonden, wat het ter plaatse kost en of hij erop kan vertrouwen dat u levert. Dat bepaalt wat erin staat. Sfeerfoto's en slogans tellen minder; cijfers tellen meer.
De velden die inkopers het eerst bekijken
| Veld | Waarom inkopers het nodig hebben | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Productnaam en kwaliteitsklasse | Om het met hun specificatie te vergelijken | Cashewnoten W320 |
| HS-code | Om invoerrechten en importregels te controleren | 0801.32 |
| Herkomst | Invoerrechten, etikettering, voorkeur van klanten | Vietnam |
| Specificaties | Kwaliteit en naleving | Vocht max. 5%, breuk max. 5% |
| Verpakking | Opslag en doorverkoop | Vacuümzakken in dozen |
| Eenheden per doos, doosmaat en gewichten | Vracht- en handlingkosten | 22.68 kg netto per doos |
| Containerbelading | Kosten per eenheid ter plaatse | 40 ft dry, losgestapeld op de vloer, aantal dozen |
| MOQ | Of een proeforder mogelijk is | Eén pallet, of één 20 ft-container |
| Prijs en Incoterm | Aanbiedingen op dezelfde basis vergelijken | USD 7.60/kg FOB Ho Chi Minh City |
| Certificaten | Markttoegang en eisen van retailers | Biologisch, HACCP, Halal, Kosher |
| Houdbaarheid en opslag | Planning en rotatie | 12 maanden, koel en droog |
| Levertijd | Vooruit bestellen | 3 tot 4 weken na bevestiging |
De voorbeelden zijn illustraties; gebruik de gegevens en eenheden die in uw branche gangbaar zijn.
Specificaties schrijven
Bij specificaties zijn catalogi het vaakst vaag. "Premium kwaliteit" zegt een inkoper niets; "Vocht max. 6%, aflatoxine binnen de EU-limieten, vreemde bestanddelen max. 0.1%" wel. Een paar principes:
- Gebruik de kwaliteitstaal van uw branche. Kernaantallen voor cashewnoten, maat per ounce voor amandelen, ASTA-kleur voor paprika, zeefmaat voor koffie.
- Geef grenswaarden, geen bijvoeglijke naamwoorden. Maxima en minima die een laboratorium kan controleren.
- Houd benamingen gelijk over alle producten, zodat inkopers kunnen vergelijken: altijd "Vocht", niet bij het ene product "Vochtigheid" en bij het andere "Watergehalte".
- Scheid wat standaard is van wat mogelijk is. "Standaard: zakken van 25 kg. Mogelijk: dozen van 10 kg, private label."
Prijzen, Incoterms en geldigheid
Een prijs zonder Incoterm en plaats is niet te vergelijken. "USD 6.40/kg" kan af fabriek betekenen of geleverd in het magazijn van de inkoper. Vermeld altijd:
- De Incoterms-regel en de genoemde plaats, bijvoorbeeld FOB Oakland of CIF Jebel Ali, en de editie (Incoterms 2020).
- De valuta.
- Hoe lang de prijs geldig is, vooral bij grondstoffen waarvan de prijs beweegt.
- Eventuele staffelprijzen per volume.
Veranderen prijzen te vaak om ze af te drukken, schrijf dan "prijs op aanvraag" en geef per aanvraag een prijs. Inkopers begrijpen dat; ze vinden het niet prettig om de prijzen van vorig seizoen aan te treffen in een pdf die nog steeds rondgaat.
Foto's
- Laat het product zien zoals het wordt verzonden: de noot, de zak, de doos, de pallet.
- Gebruik een effen achtergrond en goed licht, zodat kleur en maat eerlijk te beoordelen zijn.
- Voeg een close-up toe bij producten waar de kwaliteitsklasse zichtbaar is: maat, kleur, breuk.
- Gebruik waar mogelijk uw eigen foto's. Bij stockfoto's vragen inkopers zich af wat ze echt zullen ontvangen.
Pdf of online catalogus?
| Pdf-catalogus | Online catalogus of productblad | |
|---|---|---|
| Bijwerken | Elke keer een nieuw bestand; oude exemplaren blijven rondgaan | Eén keer bijwerken; de link toont altijd de actuele versie |
| Versturen | Bijlage, vaak groot | Een link of QR-code |
| Lezen op een telefoon | Knijpen en zoomen | Ontworpen voor het scherm |
| Weten of het gelezen is | Nee | Meestal wel, via het aantal weergaven |
| Offline en afdrukken | Ja | Het best als er ook een pdf van te maken is |
De meeste exporteurs hebben beide nodig: een link om te versturen en een pdf voor inkopers die een bestand willen voor hun administratie of hun eigen klanten.
Actueel houden
- Houd per product één hoofdrecord bij en bouw elke catalogus, prijslijst en offerte daaruit op.
- Maak aparte versies voor verschillende markten of seizoenen in plaats van één catalogus voor iedereen.
- Zet op elke versie een uitgifte- of geldigheidsdatum.
- Houd de vervaldatums van certificaten in de gaten en vervang certificaten voordat ze verlopen.
- Gebruik voor prijslijsten die u niet doorgestuurd wilt zien een vervaldatum of een pincode, als uw tool dat toelaat.
Checklist
- Elk product heeft een naam met kwaliteitsklasse of variëteit, een HS-code en een herkomst.
- Specificaties gebruiken meetbare grenswaarden en consequente benamingen.
- Verpakking, doosgewichten en MOQ zijn vermeld.
- Prijzen, als ze getoond worden, hebben een Incoterm, plaats, valuta en geldigheid.
- Certificaten zijn bijgevoegd en geldig.
- Foto's tonen het echte product en de echte verpakking.
- Uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens staan op elke pagina.
- Het leest goed op een telefoon.
Zo doet u het in Abanro
Abanro legt elk product één keer vast: HS-code, herkomst, gewichten, verpakking, eenheden per doos, doosmaat, MOQ, specificaties, certificaten met vervaldatums, foto's, prijs en standaard-Incoterm, en hoe u het in een container laadt. Met die producten bouwt u Productbladen voor een seizoen of markt: deel ze via een link, QR-code of pdf, stel prijzen in voor dat blad of toon "prijs op aanvraag", voeg een pincode of vervaldatum toe en zie hoe vaak inkopers ze hebben bekeken. Dezelfde productgegevens gaan rechtstreeks naar offertes, facturen en paklijsten.