Cách xây dựng catalogue sản phẩm xuất khẩu mà người mua thực sự dùng được
Cập nhật
Nhà nhập khẩu khi so sánh các nhà cung cấp không xem cho vui. Họ kiểm tra xem sản phẩm của bạn có phù hợp với thị trường, khách hàng và hệ thống logistics của họ không. Một catalogue xuất khẩu tốt trả lời những câu hỏi đó trước khi họ phải hỏi.
Catalogue xuất khẩu dùng để làm gì
Catalogue bán lẻ giới thiệu sản phẩm đến người sẽ sử dụng nó. Catalogue xuất khẩu giúp người mua chuyên nghiệp quyết định có nên nhập khẩu hay không: sản phẩm có đáp ứng thông số của họ không, được đóng gói và vận chuyển ra sao, chi phí khi về đến kho là bao nhiêu, và bạn có đáng tin cậy để giao hàng không. Điều đó thay đổi nội dung cần có. Ảnh minh họa cảm xúc và khẩu hiệu ít quan trọng hơn; con số quan trọng hơn.
Các thông tin người mua kiểm tra trước
| Thông tin | Vì sao người mua cần | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tên sản phẩm và phân loại | Để đối chiếu với thông số của họ | Nhân hạt điều W320 |
| Mã HS | Để tra thuế và quy định nhập khẩu | 0801.32 |
| Xuất xứ | Thuế, ghi nhãn, sở thích của khách hàng | Việt Nam |
| Thông số kỹ thuật | Chất lượng và tuân thủ | Độ ẩm tối đa 5%, tỷ lệ vỡ tối đa 5% |
| Bao bì | Lưu kho và bán lại | Túi hút chân không trong thùng carton |
| Số sản phẩm mỗi thùng, kích thước và trọng lượng thùng | Chi phí vận chuyển và bốc xếp | 22.68 kg tịnh mỗi thùng |
| Xếp container | Chi phí về đến kho trên mỗi sản phẩm | Container khô 40 ft, xếp rời, số thùng |
| MOQ | Có thể đặt đơn thử hay không | Một pallet, hoặc một container 20 ft |
| Giá và Incoterm | So sánh các chào giá trên cùng một cơ sở | USD 7.60/kg FOB TP. Hồ Chí Minh |
| Chứng nhận | Tiếp cận thị trường và yêu cầu của nhà bán lẻ | Hữu cơ, HACCP, Halal, Kosher |
| Hạn sử dụng và bảo quản | Lập kế hoạch và luân chuyển hàng | 12 tháng, nơi khô mát |
| Thời gian giao hàng | Đặt hàng trước | 3 đến 4 tuần kể từ khi xác nhận |
Các ví dụ chỉ mang tính minh họa; hãy dùng thông tin và đơn vị tiêu chuẩn trong ngành hàng của bạn.
Viết thông số kỹ thuật
Thông số kỹ thuật là phần catalogue thường mơ hồ nhất. "Chất lượng cao cấp" không cho người mua biết gì; "Độ ẩm tối đa 6%, aflatoxin trong giới hạn của EU, tạp chất tối đa 0.1%" thì có. Một vài nguyên tắc:
- Dùng ngôn ngữ phân loại của ngành hàng. Số hạt đối với hạt điều, kích cỡ theo ounce đối với hạnh nhân, độ màu ASTA đối với ớt paprika, cỡ sàng đối với cà phê.
- Đưa ra giới hạn, không dùng tính từ. Mức tối đa và tối thiểu mà phòng thí nghiệm có thể kiểm tra.
- Dùng tên chỉ tiêu nhất quán giữa các sản phẩm, để người mua so sánh được: luôn ghi "Độ ẩm", không phải "Độ ẩm" ở sản phẩm này và "Hàm lượng nước" ở sản phẩm khác.
- Tách phần tiêu chuẩn khỏi phần có thể đáp ứng. "Tiêu chuẩn: bao 25 kg. Có thể cung cấp: thùng 10 kg, nhãn riêng."
Giá, Incoterms và thời hạn hiệu lực
Giá không kèm Incoterm và địa điểm thì không thể so sánh. "USD 6.40/kg" có thể là giá xuất xưởng hoặc giá giao đến kho của người mua. Luôn nêu rõ:
- Điều kiện Incoterms và địa điểm chỉ định, ví dụ FOB Oakland hoặc CIF Jebel Ali, cùng phiên bản (Incoterms 2020).
- Đơn vị tiền tệ.
- Thời hạn hiệu lực của giá, đặc biệt với các mặt hàng biến động.
- Các mức giá theo khối lượng, nếu có.
Nếu giá thay đổi quá thường xuyên để in ra, hãy ghi "giá theo yêu cầu" và báo giá theo từng yêu cầu. Người mua hiểu điều này; điều họ không thích là thấy giá mùa trước trong một file PDF vẫn đang được lan truyền.
Hình ảnh
- Chụp sản phẩm đúng như khi xuất hàng: nhân hạt, túi, thùng carton, pallet.
- Dùng nền đơn giản và ánh sáng tốt để màu sắc và kích cỡ được đánh giá đúng.
- Thêm ảnh cận cảnh với những sản phẩm có thể nhìn thấy phân loại: kích cỡ, màu sắc, hạt vỡ.
- Dùng ảnh tự chụp khi có thể. Ảnh mạng khiến người mua băn khoăn không biết thực tế họ sẽ nhận được gì.
Catalogue PDF hay catalogue online?
| Catalogue PDF | Catalogue online hoặc phiếu sản phẩm | |
|---|---|---|
| Cập nhật | Mỗi lần một file mới; các bản cũ vẫn tiếp tục lan truyền | Cập nhật một lần; đường link luôn hiển thị phiên bản mới nhất |
| Gửi đi | Tệp đính kèm, thường dung lượng lớn | Một đường link hoặc mã QR |
| Đọc trên điện thoại | Phải phóng to thu nhỏ | Thiết kế cho màn hình |
| Biết đã được đọc | Không | Thường có, qua số lượt xem |
| Xem offline và in | Có | Tốt nhất khi có thể xuất ra PDF |
Phần lớn nhà xuất khẩu cần cả hai: một đường link để gửi và một file PDF cho người mua muốn lưu hồ sơ hoặc gửi cho khách hàng của họ.
Luôn cập nhật
- Giữ một bản ghi gốc cho mỗi sản phẩm và tạo mọi catalogue, bảng giá và báo giá từ bản ghi đó.
- Làm các phiên bản riêng cho từng thị trường hoặc mùa vụ thay vì một catalogue chung cho tất cả.
- Ghi ngày phát hành hoặc ngày hiệu lực trên mọi phiên bản.
- Theo dõi ngày hết hạn của chứng nhận và thay chứng nhận mới trước khi hết hạn.
- Với bảng giá bạn không muốn bị chuyển tiếp, hãy dùng ngày hết hạn hoặc mã PIN nếu công cụ của bạn hỗ trợ.
Danh sách kiểm tra
- Mỗi sản phẩm có tên kèm phân loại hoặc giống, mã HS và xuất xứ.
- Thông số kỹ thuật dùng giới hạn đo được và tên chỉ tiêu nhất quán.
- Có ghi quy cách đóng gói, trọng lượng thùng và MOQ.
- Giá, nếu có, kèm Incoterm, địa điểm, đơn vị tiền tệ và thời hạn hiệu lực.
- Chứng nhận được đính kèm và còn hiệu lực.
- Hình ảnh thể hiện đúng sản phẩm và bao bì thật.
- Tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ có trên mọi trang.
- Dễ đọc trên điện thoại.
Thực hiện trong Abanro
Abanro lưu mỗi sản phẩm một lần: mã HS, xuất xứ, trọng lượng, quy cách đóng gói, số sản phẩm mỗi thùng, kích thước thùng, MOQ, thông số kỹ thuật, chứng nhận kèm ngày hết hạn, hình ảnh, giá và Incoterm mặc định, cùng cách bạn xếp hàng vào container. Từ các sản phẩm đó, bạn tạo Phiếu sản phẩm cho một mùa vụ hoặc thị trường: chia sẻ qua đường link, mã QR hoặc PDF, đặt giá riêng cho từng phiếu hoặc hiển thị "giá theo yêu cầu", thêm mã PIN hoặc ngày hết hạn, và xem người mua đã xem bao nhiêu lần. Cùng dữ liệu sản phẩm đó được dùng cho báo giá, hóa đơn và phiếu đóng gói.